Pensando em fazer o download de um emissor gratuito? Parece ser muito vantajoso emitir NF-e, CT-e ou MDF-e sem gastar nada, mas é bom que você conheça algumas consequências antes de baixar e instalar o programa.
Não é segredo algum que a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (ou apenas NF-e) é uma obrigação. Ela, assim como NFC-e, CT-e e MDF-e, são documentos importantes para a fiscalização. Eles ajudam sua empresa a atestar que comprou ou vendeu algum produto, contratou algum serviço ou movimentou a mercadoria para outro lugar.
Essa fiscalização acontece para evitar crimes como sonegação. Mas, além disso, eles também dão segurança para investidores, fornecedores e clientes. Um consumidor, por exemplo, pode exigir a restituição do dinheiro que pagou em um produto caso este venha com defeito. Porém, só pode fazer isto caso apresente a Nota Fiscal do produto.
Por ser uma obrigação, muitas empresas optam por solucioná-las a nível básico. Ou seja, fazer a emissão em qualquer emissor e, de preferência, pagando pouco. Por isso, muitos optam pelas soluções gratuitas.
O uso desses emissores é compreensível em alguns casos. Eles atendem a negócios que estão iniciando as atividades e que ainda não conseguem investir em uma solução paga. Também servem para empresas que tentam escapar dos desafios empresariais, como crises e faltas de clientes. Contudo, conforme o crescimento ou a melhoria do cenário político, econômico ou social, continuar com esse tipo de emissor pode colocar a operação de qualquer negócio em risco.
Isso porque, como diz o ditado popular, “não existe almoço grátis”. Ou seja, existe um preço a ser pago, mesmo que não seja monetário. Por isso, é preciso estar atento às consequências das coisas gratuitas.
Separamos 5 motivos para não ter um emissores gratuitos – ou pelo menos para que você fique ciente dos riscos.
Motivo 1 – Quer suporte? Boa sorte!
A emissão de um documento fiscal não é coisa simples. Com seus diversos campos de preenchimento e regras de tributação, é normal que surjam dúvidas ou que erros sejam cometidos. Porém, solucionar seu problema é uma missão que exige paciência, conhecimento técnico ou vontade de resolver a questão de forma autônoma e autodidata.
Isto porque muitas vezes não há um treinamento da primeira emissão, suporte quando você precisa nos momentos de dúvida ou acompanhamento e resposta rápida sobre o erro que você pediu ajuda. O que existe na maioria dos casos são:
- Tutoriais online de outras pessoas ensinando a corrigir o erro, o que nem sempre é didático, fácil de encontrar ou fala especificamente do seu problema;
- Documentos técnicos sobre os erros. Porém, eles são feitos por técnicos do sistema de emissão e voltados para técnicos de sistema. Ou seja, difíceis de serem compreendidos;
- e e-mails para entrar em contato diretamente com a SEFAZ. Uma vez que cada SEFAZ atende a todos os usuários do estado, você vai gastar algum tempo esperando a solução.
Por isso, contar com o suporte de um emissor gratuito é “cada um por si” – o que é terrível para sua empresa. Já imaginou ficar sem quem possa resolver o seu problema em um momento de apuro?
Motivo 2 – Pouca segurança de armazenamento ou backup
Todos os seus documentos emitidos devem ser arquivados com segurança. Isso porque, em caso de auditoria, você deve ser capaz de comprovar seus gastos com os documentos fiscais.
Contudo, esse também é um risco do emissor gratuito. Por conta da grande quantidade de usuários, esses emissores não conseguiriam armazenar todos os XMLs de maneira segura. O próprio portal da SEFAZ afirma que você deve fazer o backup dos seus dados caso gere NF-e pelo emissor disponibilizado por eles, por exemplo. Ou seja, caso queira manter seus dados seguros, passa a ser da sua responsabilidade o armazenamento deles.
Motivo 3 – Sem atualizações periódicas
De tempos em tempos, os governos fazem alterações nos documentos fiscais. Elas são feitas para atender novas demandas tecnológicas, sociais e fiscais, além de dar mais segurança para empresas e clientes.
Essas atualizações afetam layouts ou validações e exigem que os emissores se adequem. E é na adequação que moram dois problemas:
O primeiro problema vem caso as mudanças aconteçam por determinação federal. Nesse caso, o desafio do emissor gratuito é grande. Fazer uma atualização a nível nacional é complicado, pois exige cuidado e controle da equipe do emissor para que nada aconteça de errado.
Além das mudanças feitas para atender às obrigações federais, o problema dois está relacionado com os estados. Cada Unidade Federativa também têm legislações independentes e pedem atualizações para que os documentos atendam às suas necessidades. Com isso, os emissores gratuitos têm que se modificar para atender a todos. Isso pode desencadear diversos problemas, uma vez que os ajustes feitos para atender uma UF pode desconfigurar para outra.
É por isso que muitos emissores gratuitos fornecidos por algumas SEFAZ foram descontinuados. Isso já aconteceu antes com emissor de NF-e de São Paulo, o de CT-e do Mato Grosso do Sul e o de MDF-e de São Paulo.
Muitas empresas privadas também disponibilizam emissores gratuitos. Entretanto, o desafio é o mesmo. Além disso, essas empresas muitas vezes não atendem as exigências da SEFAZ na versão gratuita.
Motivo 4- Só funciona como emissor
Para emitir uma simples nota fiscal, você precisa usar como base informações vindas de outras áreas, como impostos e preço. Por exemplo:
Ao cadastrar um produto para o seu estoque, você deve informar questões referentes a NCM, ICMS e outros. Também define o preço de venda na mesma área. Ao realizar uma venda, seu funcionário deu um desconto no valor do produto. Por fim, seu caixa fechou o pedido. Caso você use um sistema gratuito, terá que digitar as informações de impostos, preço inicial e o desconto novamente na sua NF-e, além de gerar uma Conta a Receber no seu sistema financeiro depois.
Isto é perda de tempo. Enquanto os emissores gratuitos são isolados do resto, é comum que emissores pagos sejam vinculados a sistemas de outros departamentos para puxar as informações dos outros setores de forma rápida.
E não é apenas para NF-e que isto acontece. As integrações para CT-e, para MDF-e ou com outras funcionalidades (como para um sistema de Entrega, com uma sistema de Averbação Eletrônica Automática, etc) também não são uma realidade.
Motivo 5 – Não tem como usar em outros computadores
Essa é outra das desvantagens do emissor gratuito. Ele limita o usuário. Quando você baixa em seu computador o emissor gratuito (seja de NF-e, CT-e ou MDF-e), você só pode usar ele naquela máquina. Se quiser usar em outros PCs ou notebooks, terá que baixar nesses dispositivos sem que tenha acesso aos dados do outro.
As ameaças de confiar as informações da sua empresa em um único aparelho são grandes: problemas com conexão, acidentes com o hardware ou ataque de vírus são coisas que podem comprometer toda sua operação. E, fora o problema entre computadores, os emissores também não são otimizados para tablets ou celulares.
Por que essas coisas não mudam?
Todos esses motivos têm uma coisa em comum: manter um emissor de forma gratuita é muito caro para os cofres (sejam eles públicos ou privados). Por isso, ter uma equipe de suporte, um banco de dados para fazer backup de dados do usuário, atualizar o emissor, fazer integrações ou transformar o sistema para uma versão compatível com celulares não é um investimento. É mais um gasto para quem já se dispôs a gerar os documentos fiscais sem receber nada.
Os intuitos desses emissores não são manter a empresa emitindo gratuitamente. A SEFAZ (e agora o SEBRAE) pretendem ajudar os empresários temporariamente. Já os emissores gratuitos disponibilizados por empresas privadas usam eles como isca de novos clientes.
Conclusão
Fora os motivos já citados para usar um emissor que gere NF-e, CT-e ou MDF-e gratuitamente, fazer a contratação de um sistema pago não é um gasto, mas sim um investimento. Por isso, pense bem antes de fazer um comparativo entre os emissores pagos disponíveis no mercado.
O TotalERP, por exemplo, é um sistema online que, além de gerar esses documentos fiscais, faz a gestão de outras áreas da sua empresa. Para que você possa comparar, listamos abaixo as vantagens do TotalERP, que vão de encontro com as desvantagens dos outros emissores.
Suporte
Aqui, desde a sua primeira emissão até questões de urgência, você tem diversas maneiras de encontrar ajuda. Seja usando a Central de Ajuda, perguntando para nossa atendente virtual Sophia ou ligando para nossa equipe de Suporte, você nunca ficará desamparado.
Segurança e Armazenamento
Usando o TotalERP, você pode desfrutar da tecnologia em nuvem para armazenar seus XMLs de documentos emitidos. Assim sua empresa pode usá-los quando precisar.
Atualizações
Quem tem TotalERP não se incomoda com esse tipo de problema. Antes que o prazo de alterações legais chegue, nós atualizamos nosso sistema para permitir que nossos clientes se adaptem à nova regulação e tirem suas dúvidas.
Integrações
Um dos benefícios do nosso sistema é a união entre os módulos. Por exemplo: caso você tenha o módulo de Controle Financeiro e o módulo emissor de Nota Fiscal, é possível faturar uma Conta a Receber diretamente do seu módulo de NF-e. Isso é usar a inteligência e a tecnologia para facilitar a rotina da sua empresa.
Mobilidade
O Sistema de Gestão para Empresas TotalERP é em nuvem. Essa tecnologia permite aproveitar da liberdade que notebooks, celulares e tablets dão, além de ter a certeza de que você não perderá nada caso algum imprevisto aconteça.
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