Automação Financeira: ganhe eficiência e reduza custos!

Início Blog O Poder da Automação Financeira: elimine processos manuais, reduza erros e ganhe eficiência

As rotinas financeiras em uma empresa exigem precisão, agilidade e muito cuidado. E não é por menos, afinal estamos falando da administração do dinheiro do negócio.

Todos esses cuidados com o setor financeiro podem acabar se tornando um obstáculo para o crescimento empresarial: processos manuais consomem um tempo valioso e sempre existe o risco de erros e imprecisões, que podem gerar um efeito de bola de neve, isto é, pequenas imprecisões têm efeitos catastróficos no caixa da empresa ao longo do tempo.

Felizmente, esse tipo de administração está cada vez mais ultrapassado. Isso porque já é possível que muitas atividades de gestão financeira sejam feitas sem a intervenção humana, em um processo chamado de automação financeira.

Mas, afinal, o que é exatamente essa automação e como ela funciona na prática? É o que veremos a seguir.

O que é e para que serve a automação financeira?

Podemos afirmar sem exageros que a automação financeira é a nova fronteira na conquista da eficiência empresarial. Ela surge como uma solução inteligente para simplificar e potencializar a gestão de empresas que querem máxima eficiência e redução de custos.

Como o próprio nome indica, automatizar o financeiro de uma empresa envolve configurar tarefas recorrentes para que elas sejam feitas de maneira automática, sem a necessidade de intervenção de uma pessoa. Alguns exemplos são:

Conciliação bancária automatizada de recebimentos e pagamentos;
Conformidade fiscal automatizada;
Integração bancária;
Gestão de cobranças recorrentes;
Emissão automática de documentos fiscais, como NFS-e;
Emissão de faturas;
Entre outros.

Esses processos, quando automatizados, liberam seu time para o que realmente importa: analisar resultados, identificar oportunidades e tomar decisões que impulsionam o negócio.

Essa é apenas a primeira camada de benefícios. Quando aplicada de forma estratégica, a automação financeira entrega vantagens concretas que elevam a competitividade da empresa.

Vantagens da Automação Financeira

Agora que você conhece para que serve a automação financeira, não fica difícil de imaginar as vantagens que ela é capaz de entregar a nível operacional e estratégico para sua empresa:

Automação de processos-chave: tarefas como emissão de faturas recorrentes, conciliação bancária de pagamentos e recebimentos, registro de despesas e receitas são automatizadas por meio de software específicos, como o TotalERP, o que permite eliminar a intervenção manual e ajuda a reduzir erros;
Monitoramento em tempo real: a automação financeira entrega dados financeiros em tempo real, o que permite acompanhar de perto o desempenho financeiro da empresa, além de permitir uma tomada de decisão baseada em informações atualizadas e relevantes.
Definição de regras e fluxos: sistemas de automação possibilitam a configuração de regras e fluxos de trabalho personalizados, adaptados às necessidades específicas da empresa. Por exemplo, nos processos de automação do TotalERP para gestão de cobranças recorrentes, você define primeiramente a ordem que faz sentido para o seu negócio: emitir NFS-e antes da cobrança ou emitir cobrança antes da NFS-e.
Segurança fiscal: com sistemas especializados, você garante a conformidade da sua empresa à legislação vigente, mesmo quando há alterações. Isso protege o negócio de multas e penalidades.
Ganhos expressivos de produtividade: com a automação das tarefas repetitivas, sua equipe financeira é liberada para focar no que a tecnologia não substitui: a análise estratégica. Em vez de apenas fechar planilhas, os colaboradores podem interpretar os dados para gerar insights acionáveis, como, por exemplo, identificar o momento ideal para investir, prever períodos de aperto no fluxo de caixa para agir preventivamente ou detectar oportunidades de redução de custos que passavam despercebidas. É a diferença entre apenas registrar o passado e, de fato, usar a informação para tomar decisões que moldam o futuro do negócio.

E o melhor? Uma ferramenta de automação financeira está mais próxima e acessível do que você imagina. O TotalERP é capaz de automatizar diversas tarefas do setor financeiro em empresas de vários segmentos e portes.

O conceito é simples: você programa uma vez as tarefas recorrentes, e o sistema as executa automaticamente, eliminando a necessidade de intervenção manual a cada ciclo.

E para colocar esse conceito em prática de forma integrada, soluções como o TotalERP CASH, que veremos a seguir, são fundamentais.

Automação de Processos Financeiros com o TotalERP CASH

O TotalERP CASH é uma das primeiras soluções do Brasil a integrar o sistema de gestão ao sistema Open Banking, o que proporciona uma comunicação eficiente entre a conta digital PJ e o ERP.

Por ser uma conta digital para pessoas jurídicas, é possível realizar as mesmas transações bancárias feitas rotineiramente por meio do internet banking de instituições financeiras convencionais.

Gere cobranças com link híbrido para que seu cliente possa escolher pagar por meio de boleto ou Pix.
Envie pagamentos diretamente do sistema para sua conta digital, evitando retrabalho.
Conciliação bancária automatizada.
Acompanhe as movimentações financeiras dentro do TotalERP.
Transfira os saldos da sua conta do TotalERP CASH para outros bancos por meio de TED ou Pix.

Além disso, ao permitir que os dados bancários sejam centralizados em uma única plataforma, você organiza melhor o fluxo de contas a pagar e receber da sua empresa, tornando-o mais gerenciável, principalmente em empresas que lidam com um grande volume de informações.

E um dos maiores ganhos operacionais dessa integração é a revolução em um processo tradicionalmente manual e pouco eficiente: a conciliação bancária.

Confira também: As vantagens de utilizar um ERP com Integração Bancária

Conciliação Bancária automatizada para um processo mais rápido e sem erros

Não é novidade que um dos maiores desafios na gestão financeira empresarial é a conciliação bancária, um processo tradicionalmente manual que consome horas valiosas da equipe financeira e está sujeito a erros humanos.

Quando feita de forma convencional, essa tarefa exige que colaboradores analisem linha por linha os extratos bancários, um trabalho que muitas vezes resulta em divergências difíceis de identificar e corrigir.

Ao conectar-se diretamente com uma conta digital PJ, o sistema de gestão integrado realiza automaticamente a conciliação das movimentações em tempo real, eliminando a necessidade de processos manuais.

Dessa forma, é possível conquistar uma precisão muito maior nos dados financeiros, acabando de vez com os erros de lançamento e as discrepâncias entre os registros contábeis e bancários.

Mas a eficiência não para no controle do que já entrou no caixa. Para garantir um fluxo de receita saudável e previsível, a gestão de faturas recorrentes é outra área que a automação transforma completamente.

Confira também: Como aumentar a eficiência da conciliação bancária na sua empresa?

Automatizando o Controle de Faturas Recorrentes com o TotalERP

A automação financeira aplicada à gestão de cobranças recorrentes elimina tarefas manuais e burocráticas, representando uma evolução estratégica crucial para empresas que buscam eficiência e escalabilidade.

Um sistema de gestão com a funcionalidade de cobrança recorrente faz justamente isso: ele controla desde a emissão até a baixa após o pagamento do cliente para todas as suas faturas periódicas, otimizando o controle de pagamentos e a gestão dos contratos. Essa integração elimina os riscos de esquecimentos, erros de digitação e atrasos que são comuns nos processos manuais.

A solução arquitetada pelo TotalERP é focada no que realmente importa: automatizar o faturamento de serviços de maneira eficiente e racional.

Diferente de um CRM (focado em vendas) ou um CLM (focado em cláusulas complexas), nossa ferramenta é um gerenciador eficiente do ciclo financeiro dos seus contratos de serviço.

Cadastro Estruturado: você cadastra os serviços, as formas de pagamento e as regras do contrato, como vigência e opções de faturamento automático.
Configuração Fiscal Inteligente: cada contrato tem sua pré-configuração específica para a NFS-e de acordo com o estado, garantindo que toda fatura gerada esteja 100% de acordo com as obrigações fiscais do serviço prestado.
Controle sobre o Processo: Você define a ordem que faz sentido para o seu negócio:
- Emitir NFS-e antes da cobrança.
- Emitir cobrança antes da NFS-e.
Flexibilidade para Imprevistos: Precisa ajustar uma fatura específica? É possível editar faturas individuais geradas, aplicando descontos no serviço ou incluindo valores variáveis diretamente naquela parcela, sem alterar o contrato original.

Quais são os impactos práticos dessa automação?

Precisão e Pontualidade: as faturas são geradas e enviadas automaticamente na data programada, garantindo que nenhuma receita seja perdida por falha operacional.
Controle de Vigência Proativo: é possível acompanhar de perto contratos próximos ao vencimento, permitindo que sua equipe comercial gerencie renovações com antecedência e evite a interrupção de serviços.
Integração Fiscal Automatizada: a emissão de NFS-e pode ser vinculada ao ciclo de faturamento, assegurando a conformidade fiscal sem esforço manual.
Visão Unificada da Saúde Financeira: Todos os dados de receita recorrente ficam centralizados, proporcionando relatórios precisos sobre inadimplência, projeção de caixa e performance de cada contrato.

A automação financeira transforma a gestão de contratos de uma obrigação administrativa em uma vantagem competitiva sólida. Com isso, sua equipe financeira é liberada de tarefas operacionais repetitivas e pode focar em atividades que realmente geram valor, como análise estratégica de resultados, gestão de relacionamento com clientes-chave e planejamento para o crescimento do negócio.