Home Office: 8 Dicas para Trabalhar em Casa

Veja aqui dicas para trabalhar em casa e manter o foco e a produtividade.

O Home Office ou trabalho remoto é uma prática que se popularizou bastante no Brasil e no mundo, principalmente como consequência da pandemia de Covid-19 que chegou ao país no começo de 2020.

Porém, a prática não é tão moderna assim. Graças a empresas como Yahoo e IBM, que adotaram este modelo no início dos anos 2000, este formato de trabalho virou sinônimo de empresas de tecnologia e setores como agências de publicidade e representantes comerciais. 

Mas o trabalho remoto não ficou restrito apenas a estes segmentos. Com alguns ajustes, outros profissionais mais tradicionais adotaram o Home Office  – como administradores, contadores, psicólogos e até médicos..

Pensando em ajudar quem vai começar com o teletrabalho, criamos um guia com tudo o que você precisa saber para trabalhar em casa. Confira, a seguir, as principais dicas para realizar um serviço de qualidade e produtivo, mesmo longe da empresa:

1 – Antes de começar, documente

Pode parecer burocracia, mas ter tudo regularizado entre empregador e empregado é um passo necessário para segurança jurídica de ambos. É preciso estar claro se o Home Office será híbrido (parte na empresa e parte em casa) ou totalmente remoto, quais benefícios serão mantidos, assinar o termo sobre sigilo de informações, etc. 

Se estiver trabalhando com carteira assinada,  é importante verificar os procedimentos para bater o seu ponto. Algumas utilizam as velhas planilhas, mas outras preferem ferramentas online e automatizadas.

Assim, com tudo devidamente explicado e documentado, dúvidas e inseguranças são minimizadas e problemas futuros serão evitados. 

Checklist: 

1. Documente as regras do Home Office;
2. Defina como o ponto será registrado;

2 – Veja se você tem tudo o que precisa

É importante certificar-se, antes de efetivamente começar a trabalhar em casa,  se a estrutura da qual dispõe é similar a do seu escritório.

Conexão com internet e rede telefônica são fundamentais, mas confira também se você possui os acessos e permissões necessários para sites, programas online, documentos, softwares e outras ferramentas indispensáveis para que o seu trabalho flua com produtividade. 

Seus equipamentos eletrônicos, como notebooks e celulares, precisam ser capazes de realizar as mesmas tarefas que os equipamentos do escritório. É comum, por exemplo, que notebooks de desenvolvedores ou de editores de vídeos sejam mais potentes que os domiciliares. Por isso, confira se será preciso emprestar algo e documentar quais foram esses itens (ver passo 1), o estado e a previsão de entrega.

Checklist: 

1. Verifique se sua casa oferece a mesma estrutura que o seu local de trabalho;
2. Se precisar emprestar algo, registre;

3 – Prefira um lugar produtivo

Quando recebemos alguma visita, é comum falarmos para ela se sentir em casa. Isto porque estar em casa é igual a conforto e comodidade. Porém, caso esteja fazendo Home Office, estas coisas não podem ser sinônimos.

Sua casa está cheia de armadilhas aconchegantes esperando um descuido para te deixar mais preguiçoso e sonolento. Por isso, nada de usar o notebook na cama ou se jogar no sofá para fazer o trabalho.

Prefira o escritório da sua casa, aquele quarto que é usado para outras coisas (depósito, sala de bagunça das crianças, etc), a sala de jantar ou a escrivaninha do quarto. Tudo para evitar aquela soneca no meio do expediente e perda de produtividade.

Checklist: 

1.  Não trabalhe em lugares de descanso, como camas e sofás;

4 – Sua atitude conta muito

Ter a mentalidade certa também é essencial para que você consiga trabalhar de maneira produtiva e confortável. É preciso avisar sua mente e seu corpo que é hora de trabalhar, não de descansar.

Não adianta usar o escritório de casa, mas ficar de pijama ou sentar na sala e deixar a TV ligada no seu programa favorito. Ter sua atenção dividida faz com que erros ocorram mais frequentemente, pois você acaba deixando passar muitos detalhes. O melhor é focar nas tarefas e evitar esses e outros distratores. 

Para evitar isso, aja como se estivesse indo trabalhar presencialmente. Se vista de maneira adequada, tenha uma rotina, evite distrações e faça pausas curtas para descanso.

Checklist: 

1. Nada de pijamas. Vista-se adequadamente;
2. Evite distrações;

5 – Estabeleça (e siga) uma rotina

Só porque você trabalha em casa não significa que pode dormir até mais tarde, muito menos trabalhar até altas horas. Conseguir um equilíbrio entre vida pessoal e profissional, trabalhando em home office, pode ser desafiador.. A solução para isso é estabelecer uma rotina bem estruturada para que você consiga organizar melhor as horas do seu dia e cumprir as demandas que aparecem no trabalho e na vida.

Outra dica importante relativa ao Home Office é fazer todas as tarefas do lar que podem te distrair antes. Assim, você evita fugir de uma tarefa do trabalho para dar atenção à casa. Por isso, lave a roupa, assista (um pouco de) TV ou vá ao supermercado antes do seu expediente começar.

Sobre as tarefas relacionadas a empresa, busque começar por aquelas que são chatas ou difíceis logo no período da manhã. Isto porque no começo do dia nossa concentração e energia estão nos níveis mais altos, então essas tarefas serão menos tediosas de serem cumpridas e a probabilidade de procrastiná-las cai bastante.

Checklist: 

1. Crie uma rotina como a do trabalho com começo, hora do almoço, pausas e fim;
2. Se possível, adiante as tarefas de casa para não fazê-las durante o trabalho;
3. Aproveite sua maior energia para fazer atividades mais desafiadoras durante a manhã;

6 –  É hora de usar as ferramentas online

Agora é hora de usar ferramentas de mensagem, videoconferência, gestão, guarda de arquivos, organização, entre outras. Veja aqui algumas dicas:

Para comunicação:

WhatsApp: tanto na versão usual quanto na Business, o WhatsApp permite que mensagens sejam trocadas rapidamente entre indivíduos, em grupos ou em listas de transmissões.

Telegram: apesar das similaridades com seu concorrente, o Telegram também possui alguns diferenciais úteis se comparado ao WhatsApp. Dentre elas se destacam a capacidade de grupos com até 200.000 pessoas; o código aberto e as APIs.

Skype: velho conhecido dos internautas, o Skype permite vídeo chamadas individuais ou em grupos. Além disso, ele grava as videoconferências e faz ligações para números de telefone (desde que possua crédito).

Google Meet: é a versão do Google para o Skype. A versão paga da ferramenta permite chamadas de vídeo com duração de até 24 horas, transmissões ao vivo, gravação e vários outros recursos  

Microsoft Teams: esta é para quem usa o Pacote Office 365. Este hub permite que você e seu grupo definam o que precisam usar e adicionem os aplicativos necessários para um trabalho produtivo – isso inclui chamadas de vídeo, mensageria, lousas para desenhar, gráficos e muito mais.

Slack: assim como seu concorrente acima, o Slack também é conhecido por ser um hub de trabalho. Permite a integração de uma gama variada de aplicativos, dentre eles os do Google, Salesforce, Microsoft e até mesmo  Spotify.

Rocket.Chat: a startup brasileira de mensageria Rocket.Chat vem enfrentando os dois gigantes acima e já conta com clientes como Caixa, Intel e Samsung. Ele faz troca de mensagens, conferência em vídeo, compartilhamento de tela e diversas outras funções. Apresenta um plano gratuito para até 50 usuários.

Para rotina e gestão:

WeTransfer: aquele arquivo ficou muito grande e não vai por e-mail? Quando isso acontece, basta fazer o upload via WeTransfer e gerar um link para download. No plano gratuito, o  arquivo fica disponível por  até 7 dias para que seu destinatário possa baixá-lo.

Google Keep: post-its são coisas do passado. Com o Google Keep você faz anotações, to-do-lists e muito mais. E o melhor – pode levar para todo lugar e não corre o risco de perder porque ele descolou.

TotalERP: precisa fazer o controle financeiro, de estoque, de vendas e de documentos fiscais? É possível conseguir fazer tudo isso de casa com o Sistema de Gestão TotalERP. Diferente de sistemas instalados, você pode controlar sua empresa de qualquer lugar, porque o TotalERP é um sistema na nuvem. Além disso, você pode configurar níveis de acesso e horários para permitir que outros funcionários acessem determinadas funções ou módulos do sistema.

Miro: brainstormings, fluxos de trabalho, wireframes, sprints e muitas outras formas de trabalhar em times e incentivar a criatividade e organização. Assim, sua gestão de projetos fica muito mais fácil e divertida.

Com todas essas ferramentas, seja qual for a sua profissão, departamento ou segmento da empresa, fica muito mais fácil organizar seu trabalho e aumentar sua produtividade no  Home Office.

Checklist: 

1. Existem diversas ferramentas para comunicação. Escolha a que melhor se adapta a você e à empresa em que trabalha;
2. Ferramentas que auxiliem a sua rotina são fundamentais para o teletrabalho;
3. Organização é fundamental.

7 – Comunicação é a base de tudo

Em uma rotina de trabalho remoto, a ferramenta mais indispensável é a comunicação – seja com quem você convive ou com quem está trabalhando longe de você.

Começando pela sua casa, é importante pedir a colaboração de todos. Estar em casa em home office não é sinônimo de estar disponível o tempo todo. Desse modo, alinhe as expectativas com quem você mora para que não ocorram problemas como interrupções constantes.

Contudo, não se esqueça que seu trabalho chega ao fim e que sua família também necessita de você – afinal de contas, manter a sua saúde mental também é importante.

Já em relação aos seus colegas de trabalho, cuide da sua comunicação escrita online. Às vezes, achamos que estamos sendo claros, mas a informação completa só está em nossa mente e não colocamos tudo isso na mensagem. 

Além disso, pode ser  difícil entender o tom que uma pessoa deseja expressar em uma mensagem de chat – o que transforma uma simples comunicação em uma grosseria, dependendo do texto e de quem lê. Por isso, pense em formas claras de escrever uma  frase, use emojis caso o contexto permita ou, se preferir, mande um áudio – tudo para evitar problemas desnecessários.

Outra questão é que, mesmo remotamente, a cordialidade e o companheirismo devem continuar. Cumprimente, seja educado e respeitoso… a maneira como você trata seu colega de trabalho não precisa mudar só porque vocês não estão próximos. 

Checklist: 

1. Peça a colaboração de quem mora com você;
2. Ao final do seu expediente, recarregue as energias com familiares e amigos;
3. Seja claro em suas mensagens e evite problemas com comunicação.

8 – Crie metas e relatórios

É fácil se desfocar das tarefas quando se tem tantas coisas para se fazer em casa. Por isso, defina metas do que você pretende fazer durante o dia ou durante a semana. Com esse tipo de direcionamento fica mais fácil saber o que tem que ser feito e qual é o seu progresso no andamento das tarefas.

Também é difícil lembrar de tudo o que você fez durante o Home Office. Por isso, vá registrando seu desempenho durante os dias para conseguir ter uma visão do seu desempenho ao longo do tempo.

Checklist: 

1. Estabelecer metas ajuda a dar um direcionamento;
2. Relatórios  ajudam a acompanhar o que foi feito;

Conclusão

O Home Office pode parecer muito legal, mas também tem seus desafios. Seja concentração, adaptação, ambiente quieto ou qualquer que seja o motivo, ele exige tanto quanto quem trabalha em escritório.

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