Tecnologia eficaz e acessível: os 3 pilares para escolher o sistema de gestão perfeito
Não é segredo nenhum que cuidar de uma empresa exige muito de empresários, funcionários e contadores. Porém, para evitar que todo esse empenho vá por água abaixo, não basta apenas ser dedicado. Também é preciso trabalhar com inteligência. Afinal de contas, não adianta comprar um produto que não vende muito ou querer investir, mas não ter dinheiro em caixa, por exemplo.
Para saber como e onde direcionar os esforços, muitos empresários contratam sistemas de gestão que coletam dados e ajudam a entender o desempenho da empresa nas vendas, gestão financeira, estoque e em outras áreas.
Mas, antes de contratar qualquer sistema disponível por aí, é preciso tomar cuidado. A escolha de um sistema de gestão envolve vários detalhes e escolher o errado pode ser muito prejudicial para o seu negócio.
Por isso, nós separamos 3 pilares fundamentais que vão te ajudar a guiar a sua escolha de sistema de gestão. Acompanhe abaixo:
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1 – Entenda suas necessidades
Antes de contratar, é preciso que você e sua equipe entendam o que o sistema de gestão precisa fazer na sua empresa.
Por isso, para evitar decepção após a contratação, reúna os responsáveis de cada setor, analise os processos internos e liste as ações que dependeriam do sistema, como emissão de notas fiscais ou gestão de estoque, por exemplo. Só assim, você e seus colegas de trabalho irão entender o que o sistema deve fazer pelo departamento de vendas, financeiro, estoque e outras áreas importantes.
É muito útil também colocar essas demandas em uma ordem de prioritária. Afinal de contas, você pode até ter interesse em controlar a folha ponto na sua empresa, mas talvez isso não seja tão importante quanto uma gestão financeira eficaz.
2 – O seu orçamento
Pode parecer que esta resposta está na ponta da língua, mas ela também pede por uma reflexão. Isso porque ao se deixar levar apenas pelo preço, muitos se esquecem das funcionalidades que foram listadas anteriormente.
Por isso, é comum que ao se encantar por um preço muito baixo, muitos empresários contratem sistemas que não atendem as necessidades de todas as áreas da empresa, fazendo com que os funcionários usem planilhas ou outros softwares para completar o que apenas um sistema eficaz poderia fazer.
O oposto também acontece. Ao achar que preço alto é sinônimo de qualidade, gestores acabam comprando de sistemas de gestão complexos e com funcionalidades que não serão usadas pelos funcionários.
Por isso, preze sempre por custo-benefício.
3 – A tecnologia do sistema
Além dos dois tópicos anteriores, também é preciso levar em consideração a parte tecnológica do seu sistema.
Estrutura de servidores, rapidez, segurança e mobilidade são pontos importantes para saber se o seu sistema vai funcionar todo o dia ou se vai travar com frequência.
Hoje, sistema em nuvem é o mais moderno que existe no mercado. Isto porque, diferente dos sistemas instalados, ele é totalmente acessado pela internet, o que permite que você use seu sistema de qualquer lugar e a qualquer hora, além de fazer atualização automática, suporte remoto e backups diários.
Por isso, pense bem antes de contratar um sistema em que a desenvolvedora do sistema pede para que você troque de computadores, atualize as licenças de sistemas operacionais (Windows, Linux, etc) ou invista em servidores internos. Sua empresa corre risco de usar um sistema instalado.
Controle de Estoque
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Qual sistema me ajuda com os 3 pilares ao mesmo tempo?
Existem diversas opções no mercado que te ajudam com um ou dois dos pilares. Mas, se sua empresa quer fazer uma boa gestão, com o melhor custo-benefício e tecnologia de qualidade, faça um teste grátis no TotalERP.
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