O empreendedor tem que estar atento a parte estratégica da empresa, mas também com algumas informações operacionais.
Hoje vamos falar sobre o setor financeiro, sua importância, controles e informações geradas. Tudo o que é abordado aqui se aplica a micro, pequenas e médias empresas, de atividades diversas, do segmento industrial, comercial e prestação de serviços.
A área financeira exige controles precisos, rápidos e seguros. Mas, todas as informações que o setor financeiro utiliza, são geradas por outras áreas da empresa.
A emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de venda pelo setor de faturamento, por exemplo, gera informações ao contas a receber, o que proporciona ao empresário controlarmos seus créditos e acompanhar o pagamento, ou não, por parte de seus clientes.
Com o recebimento do crédito, encerra-se o ciclo daquela venda. Caso o cliente não tenha pago, teremos a informação no dia seguinte, e podemos atuar imediatamente junto ao cliente, para que esta pendência seja quitada.
O setor de compras adquire um produto ou serviço e gera uma nota fiscal que, ao ser registrada no contas a pagar, nos informa o valor, a data de vencimento e para quem temos que pagá-la.
Quando falamos em “contas a receber e contas a pagar”, pensamos sempre nos colaboradores que “cuidam” destes créditos e compromissos da empresa. Mas esses controles só serão possíveis com a utilização de um sistema de gestão empresarial.
Vamos saber por quê?
Um sistema de gestão integrado nos garante confiabilidade nas informações, disponibilizam diversos dados que são importantes na gestão financeira, trazendo segurança para o seu negócio. Uma facilidade encontrada nestes softwares é o acesso on-line. Ou seja, mesmo fora da empresa, você pode acessar, acompanhar ou decidir sobre as finanças.
Mas o mais fantástico de você ter um sistema de gestão empresarial é que ele lhe ajuda a se antecipar a possíveis problemas de caixa.
Como isso?
Através do Fluxo de Caixa, que traz de forma resumida os valores que a empresa tem a receber e a pagar, diariamente.
Este é um relatório muito importante, pois na sua análise percebemos, por exemplo, ao longo dos próximos 30 dias (ou mais) quando teremos mais entradas de recursos do que saídas, uma situação de tranquilidade. Agora, quando as saídas de recursos são maiores do que as entradas, teremos uma dificuldade.
Mas, pelo menos, teremos tempo para buscar maneiras de minimizar este desencaixe. Uma saída é negociar com fornecedores um novo prazo para pagamento, o que pode gerar um equilíbrio nessa balança de entradas e saídas de recursos, sem quaisquer necessidades de recorrer a empréstimos bancários ou descontos de duplicatas.
Só conseguimos isso quando temos um “contas a receber e um contas a pagar” integrados, e gerando informações para o fluxo de caixa em tempo real.
É por isso que os empresários devem utilizar seu tempo para atividades “mais nobres” no negócio. Logicamente, todas as atividades são importantes, mas ele não pode se deixar envolver por situações que sua equipe pode fazer. Como, por exemplo, ficar perdendo tempo preenchendo várias planilhas, corrigindo erros ou demorando horas para conseguir tirar alguma informação financeira da sua empresa.
Claro que só ter profissionais ao seu lado não é suficiente. Precisamos ter um software de gestão empresarial, moderno, de fácil acesso e utilização, que nos de relatórios de fácil compreensão, e que eu, Edmilson, digo: objetivo. Somente com as informações que precisamos.
Me permitam aqui contar um caso.
Em um trabalho que fiz, identifiquei que a área financeira de uma empresa pagou um fornecedor duas vezes. E o pior, isso era de conhecimento da área, e ainda assim, mensalmente compravam do mesmo fornecedor, não utilizando este crédito. Quando percebi, falamos com o fornecedor, que “prontamente” reconheceu o pagamento em duplicidade e disponibilizou o crédito. Este valor à época era de R$ 80.000,00.
Esta empresa tinha software de gestão empresarial, que por estar precariamente estruturado, ou parametrizado, não conseguiu impedir este pagamento em duplicidade.
Eu quero sugerir a você, empresário, que se dê o direito de ter mais tranquilidade e tempo para pensar nas estratégias do seu negócio, nas correções de rumo que o negócio precisa, avaliando novos produtos, seu mercado, seus concorrentes.
Quero sugerir a vocês, o software da TotalERP, pois é grande a satisfação dos meus clientes com ele, seja pelo custo, facilidade de implantação e migração, e aquilo que normalmente mais as empresas reclamam: o suporte técnico. A satisfação dos milhares de clientes com a TotalERP confere ainda mais peso para a minha indicação.
Empresário, seu tempo custa muito a sua empresa, utilize-o para atividades que tragam resultado ao seu negócio!
Lembrem-se: se não mudarmos a forma de fazer as coisas, o resultado já conhecemos, os mesmos que temos hoje.
Um abraço!
Autor: Edmilson Couto Kijak
Especializado em Gestão Empresarial, Controladoria e Finanças. Atualmente trabalha como Diretor da ProExata Gestão Consultoria Empresarial (há 10 anos), atendendo empresas de pequeno e médio porte de vários segmentos.
Data de publicação: 17/02/2022
