A auditoria de documentos fiscais é essencial para qualquer empresa que deseja um melhor controle da área fiscal, prevenindo erros e buscando oportunidades de benefícios. Com isso, o financeiro da empresa conquista uma assertividade e segurança maiores, o que ajuda a evitar os tão temidos problemas e multas com o fisco.
Ao falar em auditoria de documentos fiscais, não podemos deixar de destacar a emissão de notas fiscais.
A NF-e é o documento fiscal que registra a transferência de um bem, propriedade ou atividade comercial de uma empresa a uma pessoa física ou outra empresa. Em razão disso, a emissão e o recebimentos das notas fiscais é uma atividade bastante corriqueira no interior das empresas.
Porém, muitas vezes, esse fato não recebe a atenção devida. Você sabia, por exemplo, que é possível que seu negócio esteja pagando um valor mais alto de tributos do que realmente deveria pagar? Ou que seus fornecedores podem estar emitindo NF-es com valores de tributos errados?
Essa é uma situação que deixará qualquer empresário de cabelos em pé, não é mesmo? Afinal de contas, para uma empresa sobreviver é necessário sempre buscar maneiras de aumentar os lucros e diminuir as despesas. Pagar mais tributos do que o necessário é trilhar o caminho inverso do aumento de lucros da segurança tributária.
Felizmente, existem alguns caminhos que você pode tomar para contornar essa situação e ter a certeza de estar administrando o seu negócio da melhor maneira possível, além de encontrar oportunidades de benefício fiscal e pagar menos impostos. Como? Nós te explicamos tudo a seguir!
Encontrando oportunidades de benefício fiscal na NF-e
As oportunidades de benefícios fiscais na nota fiscal podem ser encontradas, principalmente, de duas maneiras: de forma manual ou de maneira totalmente automatizada.
Abaixo, você poderá conferir como fazer das duas formas e poderá tirar suas conclusões sobre qual maneira apresenta o melhor custo-benefício para a gestão do seu negócio.
Fique atento à legislação
Nossa legislação tributária é bastante extensa e pode sofrer alterações a qualquer momento, fazendo necessário acompanhar de perto qualquer modificação que possa trazer impactos para o negócio.
Mas é claro que não é seu papel, como empresário, possuir um conhecimento aprofundado sobre esse assunto. Porém, uma noção geral lhe permitirá conhecer mais de perto o labirinto das regras tributárias da NF-e, além de oferecer ferramentas para identificar possíveis erros e oportunidades nessa parte do financeiro da empresa.
Quando dizemos que você não precisa possuir um grande conhecimento sobre essa parte da legislação, o motivo para isso é que o seu negócio possui alguém que deve ser um perito no assunto: seu contador.
Converse com o seu contador
Possuir uma comunicação clara com o contador é essencial para uma melhor administração empresarial. Ele é o profissional que deve estar preparado para entender e lhe explicar os intricados labirintos da legislação fiscal do segmento em que você atua.
Cabe destacar que tudo o que um contador pode fazer é orientar sobre as melhores práticas para obter benefícios fiscais com a emissão das NF-es. Caberá a você, então, implementar as recomendações repassadas.
Em geral o contador vai saber ajudar o cliente, mas quando entra em leis e questões muito específicas, precisa de ajuda de um advogado tributarista, que é a pessoa mais bem preparada para lidar com essas questões.
Atenção redobrada no momento de preencher os dados da NF-e
Essa é uma dica bastante básica, mas de extrema importância. A emissão da NF-e envolve o preenchimento de vários campos de informações, como alíquotas e parametrização de impostos.
Não é nenhuma novidade que erros humanos podem ocorrer durante o preenchimento dos dados da nota fiscal. Por isso, cabe sempre orientar o profissional responsável por executar essa tarefa para que ele seja o mais cuidadoso possível.
Outra ideia que ajuda a reduzir esse tipo de erro é criar um roteiro de revisão dos dados inseridos nos campos. Um exemplo seria o seguinte:
- Confirmar a finalidade da nota fiscal;
- Tipo de documento correto (entrada ou saída);
- Verificar se as datas estão corretas (data de entrada/saída e data de emissão);
- Verificar se todos os tributos estão com alíquota de acordo com a legislação vigente;
- Conferir os dados de transporte, caso seja necessário;
- Emita uma pré-visualização do documento fiscal e cheque as informações em uma última revisão geral.
Se possível, uma dupla revisão (feita por outra pessoa) ajuda consideravelmente a reduzir qualquer erro nas informações. Porém, isso tem o lado negativo de deixar todo o processo de emissão das notas fiscais extremamente moroso.
Auditoria Fiscal da NF-e: mais simples do que você imagina
Agora vamos ser sinceros. Ter uma base da legislação fiscal vigente, contar com o trabalho de um excelente contador e revisar os dados da NF-e no momento do preenchimento são soluções muito boas, porém limitadas em sua natureza.
Isso porque, em primeiro lugar, erros humanos acontecem e, muitas vezes, passam despercebidos; em segundo lugar, porque as rotinas de uma empresa, que exigem agilidade e celeridade na execução das tarefas, impedem que haja um foco mais imediato nos trâmites e informações legais para emissão de documentos fiscais.
Como mencionamos, atualmente é possível fazer uma auditoria fiscal da NF-e de maneira simples, prática e com um diagnóstico que sai na hora!
Uma das alternativas para isso é por meio de um Auditor Fiscal da NF-e. Basicamente, trata-se de uma ferramenta online integrada ao ambiente que você utiliza para emitir as notas fiscais, geralmente um ERP.
O Auditor Fiscal da NF-e do TotalERP verifica as diversas regras tributárias de todos os itens inseridos na nota fiscal antes de enviá-la para a autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Com o TotalERP, você pode realizar a auditoria de diversos tipos de notas fiscais. Confira:
- Venda de Mercadorias (estadual, interestadual ou vendas futuras);
- Importação de produtos para dar entrada em produtos importados;
- Exportação de produtos no caso de empresas que não possuem CNPJ no Brasil;
- Devolução de mercadorias;
- Simples remessa;
- Consignação mercantil, em que um estabelecimento (consignante) envia mercadorias a outro (consignatário);
- Nota Fiscal Complementar para inserção de informações complementares em notas que já estão autorizadas;
- Nota de Ajuste de itens da nota que precisam ser corrigidos;
- Carta de Correção de notas emitidas com necessidade de ajuste;
- Remessa para Industrialização
Ao verificar os dados inseridos em um dos modelos de NF-e acima, o sistema retorna três respostas possíveis:
- Oportunidade de benefício fiscal: alerta para oportunidade tributária/fiscal não explorada pelo emitente, a qual deve ser analisada para real aplicação.
- Advertência de inconsistências: alerta de possíveis inconsistências no cadastro de produtos, parametrização de impostos ou divergência no cruzamento de dados na base de auditoria.
- Verificação de erros: o sistema informa ao emitente situações em desacordo com a legislação ou com o layout do arquivo da Receita Federal.
Inteligência e segurança tributária na emissão da NF-e são essenciais para a saúde fiscal do seu negócio. E essas são as principais razões que fazem a inteligência do Auditor Fiscal da NF-e do TotalERP essencial para você: mais certeza de que sua empresa está fazendo o que é certo e menos dores de cabeça corrigindo erros facilmente evitáveis. Confira outras vantagens:
- Sistema intuitivo que facilita o entendimento de todas ocorrências;
- Evita retificações contábeis, minimizando a exposição fiscal.
- Mais economia, pois evita o pagamento de impostos indevidos por erros nas emissões, o que traz mais economia e segurança;
- É muito mais simples e eficaz do que realizar todo o processo de conferência de forma manual;
- Embasamento legal das inconsistências, mostrando tanto a ementa quanto a lei respectiva;
- Minimiza a chance do recebimento de auto de infração eletrônica por pagamento incorreto de impostos;
- Atualização conforme a legislação mais recente.
Auditoria Fiscal na prática: descobrindo oportunidades de benefício fiscal
O Auditor Fiscal do TotalERP é uma ferramenta online desenvolvida para ajudar o empreendedor na análise e prevenção de erros, além de emitir alertas de advertência ou oportunidades de benefício durante a emissão de notas fiscais.
Para ajudar a ficar mais claro seu funcionamento, trazemos um exemplo real de um caso que ocorreu com um cliente do TotalERP.
Ao preencher a alíquota do ICMS no sistema para gerar a nota, o valor colocado estava mais alto do que deveria ser, o que implica no pagamento adicional de impostos em razão de um erro humano.
Cabe destacar que esse tipo de erro não é identificado pela Receita Federal. O contrário (preencher uma alíquota menor do que aquela que deve ser paga), é facilmente identificado pelo Fisco. O resultado? Mais dor de cabeça para o empresário.
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