Boas práticas de cobrança: Como manter a sua inadimplência baixa?

Você conhece boas práticas para lidar com a inadimplência na sua empresa? 

Nossos colaboradores, Pedro e Amarolino, os principais responsáveis pelo setor financeiro do TotalERP e contaram todos os segredos e métodos que eles utilizam para evitar e lidar com a inadimplência. Vamos conferir?

• O que são boas práticas de cobrança e por que são importantes?

         Existem várias práticas e métodos de cobrança, entre elas, apostar em uma qualificação de inadimplentes, isto é, separar em grupos os inadimplentes baseados no tempo de atraso. Podemos chamar isso de Régua de Inadimplência, onde por exemplo, a “Régua 1-5” são clientes que estão entre 1 a 5 dias em atraso, e a “Régua 6-30” são clientes que estão entre 6 a um mês em atraso. A forma de abordar os clientes será diferente em relação às duas réguas. Cada empresa tem a sua faixa que acende o alerta, a dica é otimizar o processo para que a cobrança consiga ter o máximo de sucesso na recuperação dos valores em atraso. É muito importante agir rápido, quanto mais tempo o cliente fica inadimplente, mais difícil é de recuperar.

• Como identificar e prevenir a inadimplência?

Para identificar a inadimplência, o ideal é saber o que deve ser recebido, ou seja, sempre ficar de olho no fluxo de caixa acompanhando o que foi recebido de fato em comparação com o que deveria ser recebido em cada dia. Para prevenir a inadimplência é necessário identificar os perfis de clientes que sempre atrasam o pagamento e criar mecanismos para alertá-los do vencimento próximo, assim, o cliente fica ciente do seu compromisso com a conta. Devemos sempre conferir se o cadastro está atualizado e o cliente está recebendo os boletos. 

• Quais são as melhores estratégias para lidar com clientes inadimplentes?

   Manter contato diário com o cliente utilizando todos os meios de comunicação. É importante separar os clientes por faixas de atrasos e realizar mais ações para aqueles que estão muito atrasados, oferecendo oportunidades de negociação para facilitar o pagamento do cliente. É preciso criar tratativas para cada perfil de cliente, visto que cada caso é um caso. Existem clientes que atrasam por dificuldades financeiras, outros por não ter recebido a cobrança e até mesmo aquelas que não ligam para o compromisso e então, cada perfil deve receber seu devido tratamento. 

• Como acompanhar e medir o sucesso das suas ações de cobrança?

         Criar índices e verificar diariamente vencimentos e recebimentos. Assim, é possível mensurar a porcentagem recuperada e que se mantém inadimplente.  Além disso, cada empresa deve ter sua régua, para ao longo das semanas e meses analisarem o que está ficando cada vez mais atrasado e quais decisões devem ser tomadas com base no que é permitido pela legislação.

• Como manter um relacionamento positivo com os clientes durante o processo de cobrança?

        Deve existir um padrão de abordagem, lembrar sempre que o cliente inadimplente não é nosso adversário e que deve está passando por um período difícil e precisa de nossa ajuda. O cliente precisa ter um contato positivo com a empresa para que saia dos inadimplentes e volte para a parceria.  Um atendimento cordial e educado sempre é bem vindo, o cliente inadimplente vai se lembrar de quando recebeu alguma cobrança indelicada.  

• Qual a importância da tecnologia e da automação na cobrança eficiente?

A tecnologia e a automação permitem que seja possível gerenciar um maior número de clientes devedores em um curto período de tempo. Também ajudam a reduzir erros humanos no processo de cobrança, o que pode melhorar a precisão das informações de cobrança e reduzir a possibilidade de cobranças indevidas. A automação permite que as empresas identifiquem rapidamente clientes inadimplentes e tomem medidas imediatas para recuperar as dívidas.

Com nosso sistema TotalERP é possível programar envios de e-mails alertando o vencimento próximo, para caso o cliente que não tenha recebido ou esquecido de lançar em seu fluxo de caixa possa se programar. O sistema também permite identificar de forma rápida e fácil quais recebimentos não se concretizaram e apresenta os índices de inadimplência de acordo com o período. Caso o cliente não realize o pagamento no dia do vencimento, conseguimos enviar emails com textos personalizados para cada grupo de cliente, de acordo com o tempo que a cobrança está vencida. São recursos que facilitam muito o dia-a-dia do setor financeiro.

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