Centro de Custos por Departamento e Projeto: o que é, diferenças e vantagens

Um dos grandes desafios das empresas é manter o controle financeiro eficiente. Saber para onde o dinheiro está indo e como ele está sendo utilizado é um pilar fundamental para a tomada de decisões mais estratégicas. É aí que entra o centro de custos, uma ferramenta essencial para a gestão financeira e contábil.  

Neste artigo, você vai entender o que é um centro de custos e quais os principais tipos, conferir exemplos práticos e descobrir as vantagens de implementar esse conceito na sua empresa. Além disso, vamos mostrar como um sistema de gestão ERP ajuda a simplificar esse controle, trazendo mais precisão e eficiência para o seu negócio.  

O que é um Centro de Custos?

Um  centro de custos  é uma unidade ou departamento dentro de uma empresa que gera despesas ou custos. Ele é usado para agrupar gastos relacionados a uma área específica ou de diferentes projetos em andamento, facilitando o monitoramento e a alocação de recursos.  

Diferente de um centro de lucro (que gera receita), o centro de custos tem como principal função organizar e controlar os gastos. Isso permite que os gestores identifiquem onde o dinheiro está sendo aplicado e, se necessário, realizem ajustes para otimizar os recursos.  

Vamos a um exemplo prático. Imagine uma empresa com vários departamentos: marketing, produção, RH, TI e vendas. Cada um desses setores tem gastos específicos, como salários, materiais, softwares ou campanhas publicitárias.  

Ao criar centros de custos para cada área, a empresa consegue:  

• Rastrear  quanto cada departamento está gastando.  
• Comparar  os custos com o orçamento previsto.  
• Identificar possíveis desperdícios ou oportunidades de redução de gastos.  

Essa divisão ajuda a manter as finanças organizadas e facilita a tomada de decisões estratégicas.  

Para entender melhor, vamos conferir alguns exemplos de como os centros de custos podem ser aplicados em diferentes tipos de empresas:  

1. Indústria   

Em uma fábrica, os centros de custos podem ser divididos por etapas da produção, como:  

• Matéria-prima  (compra de insumos)  
• Mão de obra  (salários dos operários).
• Manutenção de máquinas  (gastos com reparos e peças).

Isso permite avaliar se algum setor está consumindo mais recursos do que o planejado.  

2. Varejo   

Uma loja pode separar seus custos por:  

• Estoque  (compra de produtos)  
• Logística  (frete e transporte)  
• Marketing  (anúncios e promoções)  

Desse modo, é possível verificar, por exemplo, se as campanhas publicitárias estão trazendo retorno suficiente para justificar o investimento.  

Mas, como veremos adiante, o centro de custos também pode ser definido por projeto, ao invés dos departamentos ou setores da empresa. 

Quais as vantagens de usar Centros de Custos?

Implementar centros de custos traz diversos benefícios para a gestão financeira. Veja os principais:  

1. Maior Controle Financeiro   

Ao separar os gastos por departamento ou projeto, fica mais fácil identificar onde o dinheiro está sendo aplicado. Isso evita surpresas no final do mês e ajuda a manter as contas muito bem equilibradas.

 2. Tomada de Decisão Mais Eficiente   

Com dados organizados, você pode analisar quais áreas estão dentro do orçamento e quais precisam de ajustes. Se o setor de TI está gastando muito com licenças de software, por exemplo, é possível buscar alternativas mais econômicas. Ou, no caso do varejo, uma opção seria buscar outros fornecedores que ajudem a deixar o centro de custos do estoque mais atrativo.

3. Redução de Desperdícios   

Quando os custos são monitorados de perto, fica mais fácil detectar gastos desnecessários. Isso pode levar a uma otimização de recursos e a um aumento da eficiência operacional como um todo.  

4. Melhor Alocação de Recursos   

Sabendo exatamente quanto cada setor consome, a empresa pode distribuir o orçamento de forma estratégica, priorizando áreas que trazem mais retorno.  

5. Facilidade na Prestação de Contas   

Se a empresa precisa prestar contas a investidores ou sócios, ter os custos bem organizados agiliza o processo e transmite mais transparência e organização da gestão empresarial..  

Centro de Custos por Projeto: O Que É e Como Aplicar

Em empresas que trabalham com múltiplos projetos simultâneos, como construtoras, escritórios de arquitetura ou consultorias, organizar os custos por projeto (em vez de apenas por departamento) é essencial para um controle financeiro preciso.

Um centro de custos por projeto é uma estrutura que agrupa todas as despesas relacionadas a um projeto específico, permitindo que a empresa:

• Acompanhe os gastos de cada obra ou serviço separadamente.
• Compare o orçamento planejado com os custos reais.
• Identifique desvios financeiros e tome ações para diminuir os potenciais efeitos negativos.
• Acompanhe os custos de cada etapa do projeto.

Diferente do modelo tradicional (que organiza custos por departamento), essa abordagem evita a mistura de despesas entre projetos, garantindo maior transparência e controle.

Centro de custos por departamento empresarial vs. centro de custos por projeto –  principais diferenças:

Como exemplo, uma empresa do ramo da construção civil pode dividir os centros de custos de acordo com os projetos em andamento:

• Projeto de construção A. 
• Projeto de construção B.
• Projeto de construção C.

Já no caso de uma transportadora, o centro de custos pode ser utilizado para separar os custos de cada um dos caminhões, permitindo saber quais são os mais rentáveis.

Aqui, entram os custos relacionados a manutenção, documentação legal, reparos, mão de obra, combustível e outras despesas de cada veículo.

Dentre as vantagens do Centro de Custos por projeto, destacam-se:

• Evita mistura de despesas: é possível saber exatamente quanto cada obra está gastando.
• Facilita o controle orçamentário: permite facilmente comparar os custos reais com os custos planejados.
• Melhora a precificação de futuros projetos tomando como base dados históricos de projetos passados.
• Otimiza a compra de insumos ao permitir negociar em larga escala para vários projetos.
• Atende a exigências legais, principalmente em obras públicas, onde a prestação de contas é rigorosa.

Leiam também: Sistema de gestão para empresas da Construção Civil: tudo o que você precisa saber

Como um Sistema ERP ajuda no Controle de Centros de Custos?   

Fazer esse controle manualmente, com planilhas, pode ser trabalhoso e sujeito a muitos erros e imprecisões. É aí que um sistema de gestão como o TotalERP se torna um grande aliado.  

Com um software de gestão integrada, sua empresa consegue:  

• Automatizar a categorização de gastos, vinculando cada despesa ao centro de custos correto.  
• Gerar relatórios detalhados, mostrando a evolução dos custos ao longo do período analisado.  
• Integrar com outros setores, como fluxo de caixa, garantindo que todas as informações estejam centralizadas.  
• Monitorar de antemão e evitar possíveis estouros de orçamento e gastos excessivos que prejudiquem o caixa.  
• Ter mais organização e tomar decisões estratégicas para ajudar a saúde financeira do negócio.

Com essas funcionalidades, qualquer empresa ganha mais precisão e agilidade  na gestão financeira, permitindo que os empresários foquem em estratégias de crescimento em vez de perder tempo com controles manuais.  

Leia também: Como um sistema de gestão proporciona uma gestão lean do negócio?

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O  centro de custos  é uma ferramenta poderosa para qualquer empresa que busca  organização financeira e eficiência operacional . Ao dividir os gastos por departamentos, projetos ou atividades, fica mais fácil identificar onde o dinheiro está sendo aplicado e tomar decisões mais embasadas.  

E para tornar esse controle ainda mais eficiente, o TotalERP  é a solução certa para atender às suas necessidades. Ele não só automatiza processos como também fornece informações valiosas para uma gestão mais inteligente dos recursos.

Com processos automatizados, informações centralizadas e relatórios precisos, sua empresa ganha mais eficiência e competitividade, garantindo uma gestão financeira sólida e preparada para os desafios do mercado.

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