Organizar o financeiro de uma empresa é um desafio que exige organização, planejamento e ferramentas eficientes. Com tantas responsabilidades, como controle de contas a pagar e a receber, conciliação bancária e relatórios fiscais, é fácil se perder em meio às demandas do dia a dia.
No entanto, uma gestão financeira bem estruturada não só garante a saúde do negócio, como também abre portas para decisões estratégicas mais assertivas. Neste artigo, vamos explorar dicas práticas para organizar o setor financeiro da sua empresa, começando pela criação de uma agenda mensal que simplifica e otimiza as tarefas do departamento. Boa leitura!
1 – Para começar a organizar o financeiro, crie uma agenda mensal com as tarefas
Uma das primeiras etapas para organizar o setor financeiro é estabelecer uma agenda ou cronograma mensal com todas as atividades essenciais. Essa prática não só ajuda a manter o controle sobre as obrigações, mas também evita surpresas desagradáveis, como pagamentos em atraso ou esquecimento de impostos.
Para isso, você pode começar organizando as informações de pagamento, listando todas as contas a pagar e a receber, separando-as por datas de vencimento e prioridades. Utilizar um sistema de gestão (ERP) pode ser um grande diferencial nesse processo, pois centraliza as informações e facilita o acompanhamento em tempo real. Com tudo organizado em um único lugar, fica mais fácil visualizar o fluxo de caixa e tomar decisões mais assertivas.
Outro ponto crucial é o agendamento com recorrência dos pagamentos. Para evitar esquecimentos, programe pagamentos recorrentes, como folha de pagamento, aluguel e fornecedores fixos. Muitos ERPs permitem automatizar esse processo, garantindo que as transações sejam realizadas no prazo e sem erros. A automação não só reduz a carga de trabalho da equipe, como também minimiza riscos de multas ou juros por atrasos.
Além dos pagamentos, a agenda deve incluir outras atividades pertinentes, como emissão de notas fiscais, conciliação bancária, fechamento do caixa e geração de relatórios financeiros.
Para que você e sua equipe não se perca com tantas atividades, uma dica útil é reservar dias específicos para cada tarefa, criando um fluxo de trabalho contínuo e eficiente. Por exemplo, defina um dia da semana para a conciliação bancária e outro para a análise de relatórios. Essa divisão ajuda a equipe a se manter focada e produtiva, sem sobrecarregar o dia a dia com múltiplas demandas ao mesmo tempo.
Ao adotar uma agenda mensal bem planejada, você não só otimiza o tempo da equipe, como também garante que todas as obrigações financeiras sejam cumpridas com precisão. Essa organização é fundamental para manter a saúde financeira da empresa e evitar problemas que possam impactar o crescimento do negócio.
Leia também: Como aumentar a eficiência da conciliação bancária na sua empresa?
2 – Controle o fluxo de caixa diário
O controle do fluxo de caixa é um dos pilares essenciais para a saúde financeira de qualquer empresa. Ele permite acompanhar, em tempo real, todas as entradas e saídas de recursos, garantindo que a organização tenha liquidez para cumprir suas obrigações e investir em oportunidades de crescimento.
Um fluxo de caixa bem gerenciado evita surpresas desagradáveis, como falta de capital para pagar fornecedores ou funcionários, e proporciona uma visão clara da situação financeira do negócio.
Para começar, é fundamental registrar todas as movimentações financeiras diariamente. Isso inclui recebimentos de clientes, pagamentos a fornecedores, despesas operacionais e quaisquer outras transações que impactem o caixa. Utilizar um sistema de gestão pode simplificar esse processo, pois, como vimos, ele automatiza a captura de dados e centraliza as informações em um único lugar.
Além do registro diário, é importante categorizar as entradas e saídas de recursos. Separe as receitas por fontes, como vendas à vista, parceladas ou recebimentos de clientes recorrentes, e classifique as despesas em categorias como folha de pagamento, impostos, fornecedores e custos operacionais. Isso ajuda na análise do fluxo de caixa, permitindo identificar padrões, como períodos de alta ou baixa movimentação, e tomar decisões mais informadas.
Outra prática recomendada é projetar o fluxo de caixa para os próximos dias, semanas ou meses. Com base nas informações históricas e nas previsões de recebimentos e pagamentos, você pode antecipar possíveis cenários, como falta de liquidez ou sobras de caixa.
Por fim, não se esqueça de revisar e ajustar o fluxo de caixa regularmente. O mercado é dinâmico, e imprevistos podem surgir a qualquer momento. Ao manter o controle diário e atualizado, você garante que a empresa esteja sempre preparada para enfrentar desafios e aproveitar oportunidades.
Leia também: A importância das decisões financeiras
3 – Manter controle da inadimplência
A inadimplência é um desafio comum para muitas empresas, mas com um controle eficiente, é possível minimizar seus impactos e garantir um fluxo de caixa saudável. Manter o monitoramento rigoroso dos recebíveis atrasados e adotar práticas preventivas são passos essenciais para reduzir perdas e manter a saúde financeira do negócio. Uma das estratégias mais eficazes para isso é a criação e cadastro de réguas de inadimplência, que ajudam a organizar e padronizar as ações de cobrança.
A regra de inadimplência é uma ferramenta que define as etapas a serem seguidas conforme o tempo de atraso no pagamento. Por exemplo, nos primeiros dias de atraso, pode-se enviar um lembrete amigável por e-mail. Após 15 dias, uma ligação de cobrança pode ser realizada, e após 30 dias, o caso pode ser encaminhado para um setor especializado ou até mesmo para a área jurídica. O importante é que cada etapa seja claramente definida e automatizada, sempre que possível, para garantir agilidade e consistência no processo.
Para implementar essa estratégia, o primeiro passo é cadastrar as réguas de inadimplência em um sistema de gestão com essa funcionalidade. Essa ferramenta permite configurar prazos, ações e responsáveis para cada etapa, além de enviar alertas automáticos quando um cliente ultrapassa o prazo de pagamento.
Além disso, é fundamental manter um histórico atualizado dos clientes inadimplentes. Isso inclui informações como o valor devido, o tempo de atraso e as ações já realizadas para a cobrança. Um ERP pode centralizar esses dados, facilitando a análise de padrões e a identificação de clientes recorrentes no atraso de pagamentos.
Outra prática importante é a comunicação clara e transparente com os clientes. Antes mesmo de um pagamento se tornar inadimplente, é possível enviar lembretes de vencimento, oferecer opções de renegociação ou facilitar o pagamento por meio de plataformas digitais. Essas ações não só reduzem a inadimplência, como também fortalecem o relacionamento com o cliente, demonstrando flexibilidade e profissionalismo.
Manter o controle da inadimplência não se resume apenas a cobrar valores atrasados, mas também a prevenir que novos casos aconteçam. Com réguas de inadimplência bem estruturadas e o apoio de um sistema de gestão eficiente, sua empresa pode transformar esse desafio em uma oportunidade para otimizar processos e garantir a sustentabilidade financeira do negócio.
Exemplo de régua de inadimplência criada com o sistema de gestão TotalERP.
Leia também: Inadimplência – conheça estratégias para reduzi-la e controlá-la
4 – DRE Gerencial
A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) é um dos relatórios mais importantes para a gestão financeira de uma empresa, pois oferece uma visão clara do desempenho do negócio em um determinado período. Enquanto a DRE tradicional é voltada para obrigações fiscais, a DRE gerencial tem um foco estratégico, ajudando os gestores a entenderem onde a empresa está ganhando ou perdendo dinheiro. Para extrair o máximo valor desse relatório, é essencial analisá-lo com base em dois parâmetros: o histórico de desempenho e a divisão por centros de custos.
O histórico de desempenho permite analisar a evolução financeira da empresa ao longo do tempo. Ao comparar períodos anteriores, é possível identificar tendências, como crescimento ou queda nas receitas, aumento de despesas ou mudanças na margem de lucro. Essa análise é fundamental para entender se as estratégias adotadas estão gerando os resultados esperados e para ajustar o planejamento financeiro conforme necessário. Por exemplo, se as despesas operacionais têm crescido consistentemente, pode ser hora de revisar processos ou negociar melhores condições com fornecedores.
Já a divisão por centros de custos oferece uma visão detalhada de como cada área ou departamento da empresa está impactando o resultado final. Ao segmentar as receitas e despesas por setores ou projetos, os gestores conseguem identificar quais áreas estão contribuindo para o lucro e quais estão gerando custos excessivos.
As vantagens de uma análise por centro de custos são bastante úteis para empresas com operações mais complexas, pois ele fornece dados que permitem tomar decisões mais precisas, como realocar recursos, investir em áreas estratégicas ou cortar gastos desnecessários.
Para implementar uma DRE gerencial eficiente, é recomendável utilizar um sistema de gestão (ERP) que permita a customização do relatório. Com essa ferramenta, você pode configurar a DRE para incluir os dados históricos e a divisão por centros de custos de forma automática, eliminando a necessidade de planilhas manuais e reduzindo o risco de erros.
Além disso, muitos ERPs oferecem funcionalidades de análise em tempo real, permitindo que os gestores acompanhem o desempenho financeiro da empresa de forma dinâmica e proativa.
Outro ponto importante é a periodicidade da análise. Enquanto a DRE tradicional é geralmente fechada ao final de cada mês, a DRE gerencial pode ser atualizada semanalmente ou até diariamente, dependendo das necessidades da empresa. Essa frequência maior permite uma resposta ágil a eventuais problemas, como quedas nas vendas ou aumento inesperado de custos, garantindo que a empresa mantenha o controle sobre sua saúde financeira.
Modelo de relatório de DRE gerencial emitido por meio do sistema de gestão TotalERP.
Leia também: Demonstração de Resultados do Exercício (DRE): o que é e como interpretar?
5 – Utilize um sistema de gestão TotalERP para organizar o financeiro
Como mencionamos ao longo deste texto, um sistema de gestão ajuda a centralizar e integrar todas as informações financeiras, eliminando a necessidade de planilhas manuais e reduzindo erros, retrabalhos e desperdícios de tempo. Com essa ferramenta, você ganha mais controle, visibilidade e eficiência na gestão das finanças da sua empresa. E tudo isso você consegue com a ajuda do TotalERP, o sistema de gestão empresarial mais completo do mercado!
Um dos principais benefícios do TotalERP é a automação de processos financeiros. Desde o registro de contas a pagar e a receber até a conciliação bancária e a emissão de relatórios, o sistema permite que tarefas repetitivas e burocráticas sejam realizadas de forma automática. Isso não só libera a equipe para focar em atividades estratégicas, como também garante que os dados estejam sempre atualizados e precisos.
Por exemplo, ao integrar o TotalERP com sua conta PJ TotalERP CASH, todas as movimentações financeiras são importadas automaticamente, facilitando o controle do fluxo de caixa e a identificação de discrepâncias.
Outra vantagem é a centralização das informações. Em vez de ter dados espalhados em diferentes planilhas ou sistemas, o TotalERP reúne tudo em um único lugar, desde notas fiscais e boletos até relatórios de desempenho e projeções financeiras. Isso facilita o acesso às informações por parte dos gestores, que podem tomar decisões mais rápidas e embasadas.
Além disso, a integração entre os setores financeiro, comercial e de estoque, por exemplo, permite uma visão em 360º do negócio, identificando oportunidades de redução de custos ou melhoria na gestão de recebíveis.
A geração de relatórios personalizados é outro ponto forte de um ERP. Com poucos cliques, é possível criar demonstrativos como DRE, fluxo de caixa, balanços e análise de custos, todos atualizados em tempo real. Esses relatórios não só atendem às obrigações fiscais, como também fornecem insights valiosos para a gestão estratégica.
Além disso, o TotalERP oferece maior segurança e conformidade aos processos financeiros. Com funcionalidades como controle de acesso, auditoria de alterações e backup automático, o sistema garante que os dados estejam protegidos e em conformidade com as normas fiscais e contábeis.
Por fim, a proposta modular do TotalERP permite que ele cresça junto com a empresa. À medida que o negócio se expande, o sistema pode ser adaptado para incluir novas funcionalidades, como controle de estoque compartilhado ou integração com marketplaces. Isso garante que a organização financeira continue eficiente, independentemente do tamanho ou complexidade da operação.
Utilizar o sistema de gestão TotalERP para organizar o financeiro da sua empresa é um investimento que traz retorno em produtividade, controle e tomada de decisões. Com processos automatizados, informações centralizadas e relatórios precisos, sua empresa ganha mais eficiência e competitividade, garantindo uma gestão financeira sólida e preparada para os desafios do mercado.
Quer descobrir como tudo isso funciona na prática? Então basta clicar no ícone do WhatsApp que aparece em sua tela para entrar em contato com um consultor e realizar uma demonstração 100% gratuita. Aproveite essa oportunidade!
Leia também:
>> Tecnologia eficaz e acessível: os 3 pilares para escolher o sistema de gestão perfeito
>> Meios de Pagamento: Facilite os Pagamentos da Sua Empresa
