Veja aqui dicas para trabalhar em casa e manter o foco e a produtividade.
Não importa se sua empresa é moderna e quer implantar uma metodologia diferente de jornada de trabalho ou se é um negócio tradicional que foi forçado a aderir esta prática, o fato é que o Home Office é uma realidade para diversos profissionais.
A prática não é tão moderna assim. Graças a empresas como Yahoo e IBM que adotaram este modelo no início dos anos 2000, este formato de trabalho virou sinônimo de empresas de tecnologia e setores como agências de publicidade e representantes comerciais. Porém, com alguns ajustes, outros profissionais mais tradicionais podem fazer uso do Home Office – como administradores, contadores, psicólogos e até mesmo funcionários da área de saúde.
Pensando em ajudar quem vai começar com o teletrabalho e não está acostumado, fizemos um guia sobre o que é necessário para trabalhar em casa. Veja agora as principais dicas para realizar um serviço de qualidade e produtivo,
mesmo longe da empresa:
1 – Antes de começar, documente
Pode parecer burocracia, mas ter tudo regularizado entre empregador e empregado é um passo necessário para segurança jurídica de ambos. É preciso estar claro se o Home Office será híbrido (parte na empresa e parte em casa) ou totalmente remoto, quais benefícios serão mantidos, assinar o termo sobre sigilo de informações, etc.
Outra coisa importante é o seu ponto. Verifique como o controle será feito na sua empresa. Algumas utilizam as velhas planilhas para fazer isso, mas outras usam ferramentas online e automatizadas.
Assim, com tudo devidamente explicado e documentado, dúvidas e inseguranças são minimizadas e problemas futuros são evitados.
Checklist:
a) Documente as regras do Home Office;
b) Defina como o ponto será registrado;
2 – Veja se você tem tudo o que precisa
Se você estiver indo trabalhar em Home Office por conta da pandemia relacionada ao COVID-19, antes de se despedir de todos e ir para o seu isolamento, certifique-se de a estrutura que a sua casa oferece é similar a do seu escritório.
Conexão com internet e rede telefônica são fundamentais, mas veja também se você tem acesso às sites, programas online, documentos e outras coisas indispensáveis para que o seu trabalho flua com produtividade.
Ferramentas e objetos como notebooks e celulares também precisam ser capazes de realizar as mesmas tarefas que os equipamentos do escritório. É comum, por exemplo, que notebooks de desenvolvedores ou de editores de vídeos sejam mais potentes que os domiciliares. Por isso, confira se será preciso emprestar algo e documente (lembra do passo 1?) o que foi pego, o estado e a previsão de entrega.
Checklist:
c) Verifique se sua casa oferece a mesma estrutura que o seu local de trabalho;
d) Se precisar emprestar algo, registre;
3 – Prefira um lugar produtivo, não confortável
Quando recebemos alguma visita, é comum falarmos para ela se sentir em casa. Isto porque estar em casa é igual a conforto e comodidade. Porém, caso esteja fazendo Home Office, estas coisas não podem ser sinônimos.
Sua casa está cheia de armadilhas aconchegantes, quentinhas e fofinhas, só esperando um descuido seu para te deixar mais preguiçoso e sonolento. Por isso, nada de usar o notebook na cama ou se jogar no sofá para fazer o trabalho.
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Prefira o escritório da sua casa, aquele quarto que é usado para outras coisas (depósito, sala de bagunça das crianças, etc), a sala de jantar ou a escrivaninha do quarto. Tudo para evitar a aquela soneca no meio do expediente.
Checklist:
e) Não trabalhe em lugares de descanso, como camas e sofás;
4 – Sua atitude conta muito
Não basta apenas estar em um lugar menos confortável. É preciso avisar sua mente e seu corpo que é hora de trabalhar, não de descansar.
Não adianta usar o escritório de casa, mas ficar de pijama ou sentar na sala de jantar e deixar a TV ligada no seu programa favorito. Essas são coisas que seu subconsciente sabe que vão te distrair ou te deixar preguiçoso.
Por isso, aja como se estivesse indo para o trabalho. Se vista de maneira adequada, evite distrações, faça as mesmas pausas e continue a sua rotina.
Checklist:
f) Nada de pijamas. Se vista adequadamente;
g) Evite distrações;
5 – Estabeleça (e siga) uma rotina
Estar em casa não pode te fazer querer dormir até mais tarde e também não pode te fazer querer resolver todos os problemas do trabalho em um único dia. Por isso, crie uma rotina com começo, horário de almoço, pausas e fim.
Outra dica importante relativa ao Home Office é fazer todas as tarefas do lar que podem te distrair antes. Assim você evita de querer fugir de uma tarefa do trabalho e trocar por uma de casa. Por isso, lave a roupa, assista (um pouco de) TV ou vá ao supermercado antes do seu expediente começar.
Já sobre as tarefas relacionadas a empresa, comece por aquelas que são chatas ou difíceis logo no período da manhã. Isto porque no começo do dia nossa concentração e energia estão nos níveis mais altos, então essas tarefas serão menos tediosas de serem cumpridas.
Checklist:
h) Crie uma rotina como a do trabalho: começo, hora do almoço, pausas e fim;
i) Se possível, adiante as tarefas de casa para não fazê-las durante o trabalho;
j) Aproveite sua maior energia para fazer atividades durante a manhã;
6 – É hora de usar as ferramentas online
Agora é hora de usar ferramentas de mensagem, videoconferência, gestão, guarda de arquivos, organização, entre outras. Veja aqui algumas dicas:
Para comunicação:
WhatsApp: tanto na versão usual quanto na Business, o WhatsApp permite que mensagens sejam trocadas rapidamente entre indivíduos, em grupos ou em listas de transmissões.
Telegram: apesar das similaridades com seu concorrente, o Telegram também possui alguns diferenciais úteis se comparado ao WhatsApp. Dentre elas se destacam: a capacidade de grupos com até 200.000 pessoas; o código aberto e as APIs; e, além ser acessado via desktop, smartphones e tablets, ele também possui a versão browser.
Skype: velho conhecido dos internautas, o Skype permite conferências audiovisuais individuais ou em grupos. Além disso, ele grava as videoconferências ou também faz ligações para números de telefone (desde que possua crédito).
Hangouts (Chat e Meet): é a versão do Google para o Skype. Pode ser usado como chat no e-mail e na extensão para Chrome. Já na sua versão Hangout Meet você pode fazer chamadas de vídeos para até 25 pessoas ou chamadas de áudio para até 150 participantes.
Microsoft Teams: esta é para quem usa o Pacote Office 365. Este hub permite que você e seu grupo definam o que precisam usar e adicionem os aplicativos necessários para um trabalho produtivo – isso inclui chamadas de vídeo, mensageria, lousas para desenhar, gráficos e muito mais.
Slack: assim como seu concorrente acima, o Slack também é conhecido por ser um hub de trabalho. Permite uma gama de aplicativos, dentre eles os do Google, Salesforce, Microsoft e até mesmo Twitter e Spotify.
Rocket.Chat: a startup brasileira de mensageria Rocket.Chat vem enfrentando os dois gigantes acima e já conta com clientes como Caixa, Intel e Samsung. Ele faz troca de mensagens, conferência em vídeo, compartilhamento de tela e diversas outras funções. Apesar de ser Open Source gratuito, também possui planos pagos.
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Para rotina e gestão:
WeTransfer: aquele arquivo ficou muito grande e não vai por e-mail? Quando isso acontece, bate até um desespero. Mas não precisa ficar sem saber o que fazer. Basta enviar via WeTransfer. O arquivo fica até 7 dias nele e o seu destinatário pode fazer o download com calma – ou você reduzir o tamanho dele sem pressa.
Google Keep: post-its são coisas do passado. Com o Google Keep você faz anotações, to-do-lists e muito mais. E o melhor – pode levar para todo lugar e não corre o risco de perder porque ele descolou.
Total ERP: precisa fazer o controle financeiro, estoque, vendas e de documentos fiscais? Dá pra fazer de casa com o Sistema de Gestão Total ERP. Diferente de sistemas instalados, você pode controlar sua empresa de qualquer lugar. Além disso, você pode configurar níveis de acesso e horários para permitir que outros funcionários acessem determinadas funções ou módulos do sistema.
Miro: brainstormings, fluxos de trabalho, wireframes, sprints e muitas outras formas de trabalhar em times e incentivar a criatividade e organização. Assim, sua gestão de projetos fica muito mais fácil e divertida.
Com essas ferramentas, seja qual for a sua profissão, departamento ou segmento da sua empresa, fica muito mais fácil trabalhar como Home Office.
Checklist:
k) Existem diversas ferramentas para comunicação. Escolha a melhor para a sua empresa;
l) Ferramentas que auxiliem a sua rotina são fundamentais para o teletrabalho;
m) Gestão é fundamental para o seu negócio, mesmo com funcionários distantes;
7 – Comunicação é a base de tudo
Em uma rotina de trabalho remoto, a ferramenta mais indispensável é a comunicação – seja com quem você convive ou com quem está trabalhando longe de você.
Começando pela sua casa, é importante pedir a colaboração de todos. Estar em casa não é sinônimo de estar disponível o tempo todo. Desse modo, avise seus filhos que você não pode brincar com eles ou os seus pais de que você não pode acompanhá-los até o supermercado porque está ocupada (o).
Contudo, não se esqueça que seu trabalho chega ao fim e que sua família também necessita de você – afinal de contas, manter a sua saúde mental também é importante.
Já em relação aos seus colegas de trabalho, cuide com a escrita online. Às vezes achamos que estamos sendo claros, mas a informação completa só está em nossa mente e não colocamos tudo isso na mensagem. Além disso, é difícil entender o tom de uma pessoa – o que transforma uma simples comunicação em uma grosseria, dependendo do texto e de quem lê. Sendo assim, pense em outras formas de escrever a mesma frase, use emojis ou, se preferir, mande um áudio – tudo para evitar problemas desnecessários.
Outra questão é que, mesmo remotamente, a cordialidade e o companheirismo devem continuar. Pergunte sobre a família dos seus colegas, sobre a saúde dela e como ela está se saindo como o Home Office – principalmente nesta época de isolamento por conta do COVID-19.
Checklist:
n) Peça a colaboração de quem mora com você;
o) Ao final do seu expediente, recarregue as energias com familiares e amigos;
p) Seja claro em suas mensagens e evite problemas com comunicação.
8 – Crie metas e relatórios
É fácil se desfocar das tarefas quando se tem tantas coisas para se fazer em casa. Por isso, defina metas do que você pretende fazer durante o dia ou durante a semana. Com esse tipo de direcionamento fica mais fácil saber o que tem que ser feito e se você está mais perto ou longe de fazer uma entrega/cumprir uma tarefa.
Também é difícil depois lembrar do que você fez durante o Home Office. Por isso, vá registrando seu desempenho durante os dias.
Checklist:
q) Metas de ajudam a dar um direcionamento;
r) Relatórios de ajudam a acompanhar o que foi feito;
Conclusão
O Home Office pode parecer muito legal, mas também tem seus desafios. Seja concentração, adaptação, ambiente quieto ou qualquer que seja o motivo, ele exige tanto quanto quem trabalha em escritório.
Em tempos de COVID-19, também é preciso entender que este tipo de teletrabalho é uma ótima opção para poder evitar o aumento do contágio. Porém, medidas como uso de álcool gel e lavar bem as mãos não devem ser esquecidas – seja você trabalhador Home Office ou que ainda tem que estar presencialmente.
