Implantação de um ERP: tudo o que você precisa saber

A implantação de um sistema de ERP é algo que deve ser feito levando em consideração um grande número de variáveis que podem impactar diretamente no sucesso do seu negócio.

O problema é que, normalmente, muitos empresários não têm conhecimento aprofundado sobre sistemas de gestão, o que é algo normal, principalmente no caso de empresas novas ou que não se submeteram ainda a um processo de digitalização.

O que fazer para não errar (e ter muita dor de cabeça depois) no momento de escolher um ERP? E a implantação do sistema funciona como? Para responder essas e outras dúvidas, criamos um conteúdo muito útil para te auxiliar no momento de escolher o melhor ERP para alavancar a gestão do seu negócio. 

Boa leitura!

O que é um ERP?

ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resources Planning. Em português, o termo é normalmente traduzido como sistema de gestão empresarial, sistema de gestão integrado ou planejamento de recursos empresariais.

De maneira simples, um ERP é um programa de computador (software) que auxilia na organização dos fluxos de informação empresarial, além de contar com inúmeros recursos que ajudam na profissionalização da administração da empresa. 

Confira algumas funções desses sistemas:

• Emissão de documentos fiscais variados como NF-e, NFC-e/Ponto de Vendas, NFS-e;
• Gestão financeira completa;
• Gestão de estoque;
• Gestão de compras;
• Inventário;
• Gestão de vendas e Ordem de Serviço;
• Integração com e-commerce;
• Controle de entrega;
• Controle de produção (CP).

Conseguir fazer tudo isso de maneira integrada e ainda manter o controle do processo são grandes diferenciais para empresas que escolhem investir em um sistema de gestão empresarial.

Mas as vantagens não param por aí. A seguir, vamos abordar as principais delas

Vantagens de um Sistema de Gestão Empresarial

As vantagens de um ERP são variadas. E elas não são exclusivas para grandes empresas. Ao contrário, PMEs também podem se beneficiar – e muito – da utilização de um sistema de gestão.

Confira algumas das principais vantagens que um ERP será capaz de fornecer ao seu negócio:

• Mais segurança para os dados da sua empresa;
• Redução de custos operacionais;
• Redução de custo por meio de automação de tarefas corriqueiras e ganhos de eficiência;
• Relatórios atualizados em tempo real que deixam você ver a real situação do negócio e permitem uma tomada de decisão mais assertiva;
• Centralização dos principais dados da empresa em um único lugar;
• Serviço ao consumidor otimizado. Um sistema de gestão online possibilita acesso simples aos dados dos clientes, melhora o tempo de resposta e ajuda na fidelização por meio de um fluxo estruturado e eficiente de comunicação;
• Não fique sem venda por falta de planejamento. Tenha um rastreamento mais adequado de seus produtos por meio do controle de estoque e inventário;
• Escalabilidade. Os planos de um ERP são bastante diversificados para atender as empresas dos mais variados portes e segmentos. Assim, é sempre possível realizar um upgrade para um plano que atenda melhor às necessidades do negócio.
• Em alguns casos, também é possível customizar seu plano. Assim, você compra apenas as funcionalidades que realmente têm importância para o seu negócio.

Como visto, um ERP é a ferramenta necessária para proporcionar uma vantagem competitiva para seu negócio, fazendo com que ele tenha ferramentas para se destacar cada vez mais no mercado. 

Implantação de um ERP

Primeiramente, cabe responder a uma pergunta muito importante: o que queremos dizer quando falamos da implementação de um sistema de gestão empresarial?

A implementação se trata de um processo que tem como objetivo deixar a empresa preparada para utilizar o sistema de gestão. Isso pode implicar, por exemplo, na migração de dados para o sistema, no ajuste de questões burocráticas (como a inserção de um Certificado Digital na plataforma), entre outros fatores.

De maneira geral, a implantação de um sistema ERP compreende 3 passos principais:

1. Migração de dados para o sistema, tais como listas de clientes, produtos, serviços e fornecedores.
2. Configuração das funcionalidades do sistema que serão utilizadas pela empresa. Isso inclui tarefas como configurações para emissão de documentos fiscais; cadastros básicos como formas de pagamento, contas bancárias, classificação de produtos, entre outros; definição de tabela comercial e comissão para os vendedores e vários outros itens.
3. Treinamento interno para que os colaboradores possam se familiarizar com as funcionalidades do sistema. 

Desse modo, você pode ver que a implantação do ERP tem como objetivo assegurar que todas as variáveis necessárias para o bom aproveitamento do sistema estejam corretamente configuradas, além de, em um momento posterior, treinar os usuários para que eles saibam como utilizar o software nas rotinas do dia a dia.

Também cabe destacar que, muitas vezes, as empresas precisarão adaptar seus processos internos para poder utilizar o sistema com a máxima eficiência. Isso pode parecer custoso, principalmente no início. Porém, o  importante é focar no ganho de produtividade e segurança nos processos que virão com o tempo, além de evitar retrabalho e proporcionar um ganho de eficiência. 

No TotalERP, você conta com o apoio de nossos especialistas durante todas as etapas da implantação. Nosso objetivo é fazer com que o processo seja o mais simples e eficaz possível para que sua empresa consiga desfrutar das vantagens únicas de um ERP o quanto antes. 

Infelizmente, nem todas as empresas de sistema de gestão no mercado possuem a conduta que temos em deixar todo o processo transparente e possuir uma comunicação clara e eficaz com o cliente. 

O resultado? Isso você confere a seguir.

Suporte e profissionalismo é tudo

Observe os seguintes comentários. Todos foram adaptados da página do Reclame Aqui de empresas de ERP. Eles ilustram alguns problemas que, lamentavelmente, são muito frequentes em negócios desse segmento.

• “Alguns recursos do sistema não funcionam direito. Entrei em contato várias vezes com a empresa, mas não estou tendo retorno. Na central, me falaram que não poderiam passar a ligação diretamente para o atendente e que ele me retornaria, mas isso não aconteceu”. 
• “Estou revoltada. A empresa está me fazendo de boba. Tentei contato pelo WhatsApp, pelo chat e por e-mail. Quero excluir minha conta, conforme está nos termos de direito do usuário da empresa, mas está impossível”.
• “Já faz mais de 4 horas que eu estou tentando emitir Notas Fiscais. A qualidade do ERP caiu muito ultimamente. Os bugs são frequentes e há grande instabilidade. Estamos com mais de 200 pedidos para despachar hoje e ainda não conseguimos faturar nenhum!!! Lamentável esse desrespeito com o empresário”.
• “Bloquearam meu sistema! Ao entrar em contato, me disseram que é em razão de uma fatura que não havia sido paga. Detalhe: o boleto vence hoje”.
• “Mais uma vez o sistema parou de funcionar na segunda-feira. Os pedidos do final de semana estão todos acumulados!”
• “O pior suporte que já vi na minha vida. Não acredito que vou ter que ter o trabalho de cancelar e buscar uma empresa séria”. 

Como você pode ter concluído, empresas de ERP não são todas iguais. Por isso, o momento de escolher um fornecedor de sistema de gestão é crucial para o sucesso (ou o fracasso) que você terá no futuro.

Para que você não cometa o mesmo erro que os clientes desafortunados dos ERPs acima caíram, a seguir abordamos algumas dicas de como escolher a melhor empresa de sistema de gestão para o seu negócio.

Antes da Implantação do ERP: momentos decisivos

Antes mesmo de escolher o fornecedor para a implantação de ERP, é importante que você olhe para dentro de sua própria empresa e tenha as necessidades do seu negócio bem definidas.

Assim, é relevante ter a resposta para algumas perguntas:

• Quais as necessidades do seu negócio? De maneira geral, os planos de ERPs são adaptáveis para atender o tamanho e o momento da sua empresa. Assim, é importante conhecer bem quais são as funcionalidades essenciais para o seu negócio. Um escopo bem definido é essencial para que o negócio aproveite as vantagens do sistema da maneira mais eficiente possível
• Existem barreiras para a adoção de um ERP, como, por exemplo, resistência por parte dos colaboradores ou um formato de trabalho já muito cristalizado que dificultaria a implantação? Nesses casos, é importante buscar soluções para esses problemas antes de implantar o sistema, assim o processo se torna mais célere e otimizado.

Após descobrir quais as necessidades da empresa, chega o momento de escolher um fornecedor. Esse processo pode ser bastante trabalhoso, por isso deixamos a seguir algumas dicas para você não errar nesse momento crucial. Confira:

• A empresa fornece as soluções que o seu negócio precisa? Isso significa que você deve buscar um sistema que tenha aderência aos processos internos, isto é, que seja capaz de lidar com as demandas do dia a dia.
• Qual a avaliação em sites especializados em reclamações? Como mostramos acima, existem muitos clientes insatisfeitos com os serviços prestados pelo seu ERP.
• Para o caso de e-commerces, o sistema oferece integração com a plataforma que sua loja utiliza?
• O suporte é rápido e humanizado?
• Os dados da sua empresa ficam bem protegidos?
• Qual o espaço de armazenamento de dados? Bastante cuidado com esse detalhe, pois algumas empresas têm planos extremamente baratos, mas acabam cobrando pelo armazenamento de dados. É o barato que sai caro, principalmente se sua empresa irá emitir um grande volume de documentos fiscais.
• Em relação aos usuários do sistema, busque se certificar de quantos estão incluídos no plano. Também é importante conseguir gerenciar as áreas de acesso dos usuários para que seus funcionários tenham acesso somente às informações que lhe dizem respeito.
• O ERP possui painéis intuitivos de indicadores que auxiliam na tomada de decisões estratégicas?
• O sistema possui integração com o contador? Aqui no TotalERP nós temos o Painel do Contador, que permite acesso a todos os documentos fiscais e financeiros de maneira compatível com os principais sistemas contábeis do mercado. Assim, seu contador acompanha de perto as movimentações fiscais e financeiras da empresa e pode identificar erros mais facilmente.
• É possível testar o sistema gratuitamente durante um período de tempo? Isso é muito importante para ter a segurança de que o sistema atenderá as necessidades do negócio e de que não há problemas na usabilidade.

Com todas as questões levantadas acima bem respondidas, você pode então tomar uma decisão.

TotalERP, a escolha certa para o seu negócio ir mais longe

Como você deve ter concluído, o processo de escolha e implantação de um ERP possui inúmeras variáveis importantes que devem ser levadas em consideração para que tudo dê certo.

Com um grande número de fornecedores no mercado, é perfeitamente normal ter dúvidas nesse momento. Mas é aqui que o TotalERP pode te ajudar.

Somos uma empresa com mais de 13 anos de experiência no mercado de softwares de gestão para pequenas e médias empresas. Todo esse tempo nos permitiu conduzir todo o processo de implantação com o profissionalismo e a atenção que sua empresa merece.

Além disso, temos muito orgulho do nosso serviço de atendimento aos clientes. Nossos especialistas são treinados com o único objetivo de ajudar sua empresa a utilizar o sistema de maneira rápida e eficaz e retirar suas dúvidas o mais rápido possível. Nossa empresa está há 4 anos no Reclame Aqui e até o momento não tivemos nenhuma reclamação de nossos serviços. 

Isso não é mera coincidência. Trabalhamos constantemente para aperfeiçoar nossos serviços e processos internos para proporcionar a melhor experiência para o usuário. 

Quer saber mais sobre como ajudamos empresas de diversos segmentos a aumentarem sua vantagem competitiva no mercado? Clique no ícone do WhatsApp que aparece no canto superior da tela. Você pode conversar com um especialista, testar o sistema de graça ou agendar uma demonstração.

>> Confira também: Você acha que os sistemas de gestão empresarial são muito caros?