Nota Fiscal de Devolução: tudo o que você precisa saber
Na indústria ou no varejo, as trocas e devoluções são muito comuns e acontecem pelas mais diversas razões, desde defeitos ou avarias na matéria-prima, problemas com transporte ou insatisfação por parte do consumidor. O processo de devolução é assegurado por lei, mas precisa seguir os trâmites corretos para anular a ação anterior de compra e venda, sendo necessária a emissão de uma nota fiscal de devolução.
Neste artigo, você confere tudo que precisa saber para entender e dominar a emissão de uma nota fiscal de devolução, por onde começar e como fazer. Acompanhe conosco!
O que é uma nota de devolução?
A Nota Fiscal de Devolução é uma exigência necessária para assegurar a anulação do processo de compra e venda quando o produto não é entregue, possui alguma avaria ou é recusado pelo comprador. Esse processo precisa ser feito quando uma nota fiscal eletrônica não pode ser cancelada e, ainda sim, precisa discriminar os impostos retidos, garantindo que a mercadoria em questão retornará ao estoque da empresa. Normalmente, não existe um prazo máximo para emissão da nota de devolução, mas é preciso se atentar ao tempo de garantia dos produtos para que não ultrapasse.
Quando é usada uma nota fiscal de devolução?
Uma empresa tem a obrigação de emitir uma nota fiscal de devolução em duas situações:
- Quando o cliente final devolve um produto para o varejista, fazendo assim uma devolução de venda.
- Quando um fornecedor envia alguma matéria-prima a uma pessoa jurídica, que chega danificada e requer uma devolução de compra.
Vale ressaltar que independente do motivo ou tipo de devolução, ao fazer a emissão do documento fiscal, o conteúdo da nota deve ser igual a nota fiscal de venda, porém, com o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações das entradas e saídas de mercadorias) diferente.
O que eu preciso de informação para fazer uma nota de devolução?
Agora que você já entendeu o que é nota fiscal de devolução, vamos aprofundar quais informações são necessárias para fazer o processo.
Primeiramente, você precisará ter em mãos algumas informações como:
- Os dados da empresa;
- A nota fiscal eletrônica ou cupom fiscal eletrônico de compra ou venda;
- O cadastro do cliente ou fornecedor em questão;
- A definição de qual CFOP de devolução será utilizado.
Tendo estes dados, você agora precisa do apoio de um sistema de gestão empresarial com emissor de NF-e.
Por onde eu começo para fazer uma nota de devolução?
Identificada a necessidade de devolução de uma mercadoria, ao receber o produto de retorno, e tendo as informações do checklist acima, o primeiro passo é emitir uma nota de entrada, para sinalizar que determinado produto voltou para o estoque, cruzando com o documento de saída. Esse processo é feito pelo emitente da nota fiscal eletrônica.
O documento comprobatório a ser arquivado junto com a nota de entrada é o DANFE da NF-e original, o qual deve ser assinado pelo destinatário no ato de recusa da mercadoria. Feita esta etapa, agora você deve emitir a nota de devolução de fato.
Como fazer uma nota fiscal de devolução?
Seguindo nosso passo a passo, agora chegou o momento prático de emitir sua NF-e de devolução.
Para emitir o documento fiscal, você deve acessar seu sistema emissor de NF-e e realizar os seguintes passos:
- Identificar qual o tipo de documento a ser emitido (nota de devolução de compra ou venda);
- Selecionar a finalidade de devolução;
- Opte pela opção de nota de saída ou de entrada (se for a devolução de algo que você comprou, é uma nota de saída; caso seja uma devolução de algo que alguém comprou de você, é uma nota de entrada)
- Informar os dados do fornecedor ou do cliente e de quem recebeu a mercadoria;
- Identificar o documento informando o número da chave de acesso da nota fiscal;
- Detalhar as informações de produto;
- Preencher os dados referente a transporte, se for o caso;
- Preencher os campos relacionados à tributação. Importante lembrar que nos casos de devolução parcial, é necessário calcular os impostos proporcionais em relação às quantidades;
- Observe e selecione qual o CFOP compatível com o detalhamento da NF-e de origem;
- Se necessário detalhar mais alguma informação, use o campo de informações adicionais;
- Salve o documento;
- Transmita sua nota de devolução pelo sistema e só conclua o trâmite após a validação positiva.
Para manter o equilíbrio de estoque e também garantir que a empresa cumpra todas as exigências legais e fiscais, é altamente recomendado que a empresa conte com o apoio de um bom sistema emissor de NF-e.
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