A gestão de uma empresa, como todo empresário sabe, não é uma tarefa simples. São inúmeras as rotinas que precisam de atenção para que os fluxos de trabalho ocorram da melhor maneira possível. Isso sem contar a burocracia das demandas legais, as quais acabam, muitas vezes, consumindo um tempo valioso que poderia ser utilizado de forma mais estratégica.
Desse modo, surge uma dúvida bastante comum: qual a melhor forma de realizar a gestão empresarial?
Os dois meios mais comuns para fazer isso são, de um lado, as tão conhecidas planilhas. Por outro, muitas empresas optam por um sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP.
A escolha de um método ou outro leva em consideração, muitas vezes, uma análise mais imediata de custo-benefício. As planilhas são facilmente encontradas de maneira gratuita. Já os melhores ERPs do mercado são pagos, o que implica em um investimento por parte da empresa para fazer seu uso.
Mas será que as planilhas são de fato a melhor maneira de organizar os dados e as informações do seu negócio? Isso você vai descobrir na sequência.
Boa leitura!
Planilhas para gestão da empresa
Vamos esclarecer algo bastante importante já de início. As planilhas são uma excelente forma de organizar dados e informações. Porém, elas têm suas limitações.
Por exemplo, uma quantidade muito grande de dados deixa a planilha sobrecarregada de informações, o que torna difícil realizar uma análise mais detalhada.
Além disso, para explorar os recursos mais avançados oferecidos por arquivos desse tipo, é necessário conhecimento e estudo prévio, o que se torna impraticável para muitos empreendedores que precisam lidar com uma variedade de demandas ao mesmo tempo.
Outro ponto crucial é a possibilidade de utilização simultânea entre colaboradores. O Excel, que é o programa mais conhecido para criação de planilhas, só pode ser utilizado por um usuário de cada vez caso o arquivo esteja salvo localmente no desktop (a menos que você tenha conhecimento do recurso de coautoria). Esse problema pode ser contornado por meio do uso de serviços em nuvem, como é o caso do Google Sheet e do OneDrive.
O que é um ERP?
ERP é a sigla em inglês para “Enterprise Resources Planning”, termo que é comumente traduzido como “Sistema de Gestão Empresarial”. Os ERPs são softwares (programas de computador) utilizados por empresas para gerenciar e organizar as principais atividade cotidianas relacionadas à administração de um negócio, tais como:
- Emissão de documentos fiscais;
- Controle de estoque;
- Gestão de vendas;
- Gestão administrativa;
- Gestão de produção.
E quais são os principais benefícios de um ERP?
- Um ERP ajuda a integrar os principais processos necessários para administrar uma empresa;
- O sistema é capaz de fornecer relatórios atualizados em tempo real;
- Sistemas de ERP permitem um maior contato das áreas da empresa, o que facilita a padronização de informações;
- Os ERPs são essenciais para eliminar a redundância (repetição) de dados dentro do empreendimento;
- No geral, todos esses benefícios têm como consequência um ganho na produtividade, gerando economia de horas de trabalho.
Com esse breve panorama, podemos passar à pergunta mais importante.
Planilhas vs. ERP: qual apresenta mais vantagens?
Vamos comparar alguns pontos-chave tanto dos ERPs quanto das planilhas para poder descobrir qual deles possui as melhores vantagens.
Template
Na internet é possível encontrar uma grande variedade de templates prontos para diversos tipos de planilhas para empresas. Por exemplo: planilha para gestão de estoque, planilha para organização das finanças, planilhas para gestão de clientes e fornecedores etc.
Porém, esses modelos são bastante genéricos e, na maioria das vezes, precisam de alterações para que possam se adaptar à realidade de determinado negócio.
Por isso, muitas empresas optam por criar templates exclusivos que atendam as demandas internas. Isso tem como empecilho o grande tempo gasto para a formatação dos arquivos. Já pensou em criar 15 planilhas do zero para organizar os processos da empresa?
Já o ERP apresenta uma grande vantagem nesse sentido. Tudo o que você precisa preencher já está presente nos campos de cadastro. E, além disso, basta preencher uma vez para que a maior parte das informações fiquem salvas e possam ser replicadas instantaneamente em outros locais.
Probabilidade de erros nas informações
A sobrecarga de dados nas planilhas torna bastante difícil encontrar erros de maneira rápida e eficaz. Além disso, os erros humanos são bastante frequentes.
O contrário acontece com um ERP. Ele proporciona uma organização visual simplificada que permite a checagem dos dados de maneira mais simples e intuitiva.
Além disso, o próprio software contém validações que ajudam o usuário a não errar, avisando caso ele digite uma informação que não faça sentido, por exemplo.
O sistema de gestão ainda permite que você cadastre informações em um local e use novamente em outros locais. Sem ter que digitar a mesma coisa várias vezes, a chance de errar é muito menor.
Por exemplo: ao registrar uma venda no sistema, você pode usar as informações da venda para gerar uma nota fiscal, sem ter que digitar quase nada a mais.
Consumo de tempo
Com as informações dos dois campos acima fica bastante claro quem sai vencedor no quesito consumo de tempo.
Planilhas precisam ser criadas, formatadas, atualizadas manualmente etc…
No nosso exemplo anterior, ao emitir a nota fiscal a partir de uma venda, você ganhou o tempo de não ter que digitar tudo de novo. O sistema ainda baixa o estoque do que foi vendido sozinho, então você também economiza o tempo de ter que abrir outra planilha, achar cada produto e atualizar o saldo do estoque. Pense nisso para 100 vendas?
Já os ERPs otimizam a gestão de tempo do empresário e dos colaboradores, o que permite se concentrar em áreas e demandas mais estratégicas que ajudarão a fazer o negócio crescer.
Colaboração
Como falamos anteriormente, as planilhas, muitas vezes, são “estáticas”, ou seja, não permitem a colaboração simultânea de mais de um usuário.
Já um sistema de gestão como o TotalERP permite a criação de mais de um usuário para acessar e editar as informações do sistema de maneira simultânea, além de fornecer mais segurança, já que determinado usuário só tem acesso às informações previamente autorizadas.
Relatórios personalizados
As planilhas permitem a criação de gráficos e tabelas para análise de dados. Mais uma vez, é preciso ter conhecimento para aproveitar as vantagens dessa ferramenta.
Porém, esses gráficos e tabelas são atualizados apenas quando há a entrada manual de novas informações, o que significa que, muitas vezes, eles estão desatualizados já no momento em que são criados.
Já um ERP apresenta vantagens em relação a isso: os dados inseridos no sistema são automaticamente colocados nos relatórios, ou seja, eles estão sempre atualizados com as últimas informações. Já pensou na facilidade para o controle de estoque e para auxiliar nas compras?
Isso permite uma grande vantagem para a empresa em data analytics (análise de dados) e insights, pois garante uma análise detalhada que permite a tomada de decisões assertivas.
> Leia também: A Importância dos Indicadores para o Sucesso do seu Negócio
Como fazer a transição de planilhas para um ERP?
Cabe destacar dois fatos importantes.
Em primeiro lugar, um sistema ERP não tem a pretensão de eliminar todas as planilhas de uma empresa. Como mencionamos, as planilhas tem uma grande vantagem na organização de informações. Um sistema de gestão ajuda a eliminar planilhas supérfluas ou com uma grande quantidade de informações. Além disso, ajuda otimizar o tempo do empreendedor para que possa focar em operações mais estratégicas que ajudarão a fazer o negócio crescer.
Em segundo lugar, uma dúvida muito comum sobre a utilização de ERPs por parte de empreendedores que estão começando um negócio é a seguinte: É melhor usar as planilhas nessa etapa do negócio, já que não envolvem custos adicionais ou um sistema específico para gestão empresarial?
Aqui é preciso salientar que quanto mais cedo um sistema de gestão for implementado na empresa melhor será o controle das informações e dados. Também é importante ressaltar que iniciar uma empresa com um sistema de gestão configurado oferece uma vantagem competitiva, além de proporcionar uma otimização de tempo na implantação do sistema.
Por isso, aproveite para entrar em contato com o TotalERP e descubra todas as opções de planos que temos disponíveis. Com certeza você vai encontrar um que seja perfeito para o momento da sua empresa! Basta clicar no ícone do WhatsApp que aparece na tela para conversar com um especialista.
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