Em um mundo cada vez mais conectado, a segurança e a autenticidade das transações online tornaram-se prioridades inegociáveis para qualquer empresário. É nesse contexto que os certificados digitais surgem como ferramentas que melhoram processos e garantem a validade jurídica de suas operações.
Para te ajudar a compreender melhor o assunto, preparamos este guia abordando tipos de certificados digitais e como você pode usá-los para facilitar e otimizar a gestão da sua empresa.
Certificados Digitais: o que são e para que servem?
O certificado digital é um documento eletrônico que garante a validade jurídica e autenticidade das operações realizadas no ambiente virtual.
Para o empreendedor, isso tem uma grande relevância, pois ter um certificado digital válido é um dos primeiros passos para que você consiga emitir os documentos fiscais do seu negócio
E quem precisa de certificação digital?
Basicamente todas as pessoas (físicas ou jurídicas) que desejam realizar atividades na internet de maneira segura e autenticada.
Usar certificados digitais é uma maneira moderna de assinar documentos sem necessidade de se deslocar, o que garante muita praticidade e economia de tempo. Ademais, reduz diversos custos desnecessários, como impressão, armazenamento de papel, transporte e mão de obra. Isso ajuda a melhorar a eficiência operacional de empresas de todos os portes e segmentos.
Entretanto, apesar de ser opcional em alguns casos , as empresas que emitem notas fiscais eletrônicas e as que estão inscritas no regime tributário do lucro presumido ou real obrigatoriamente necessitam ter seu Certificado Digital para atender a legislação vigente.
Outra funcionalidade dos certificados digitais é que eles permitem a brasileiros que moram no exterior realizar diversas transações oficiais sem ter que viajar de volta ao país, tais como: emissão de procuração; casamento ou divórcio; assinatura de contratos; compra e venda de imóveis e de veículos, dentre outras.
Vale ressaltar que é importante manter seu certificado digital em um local seguro e evitar compartilhar com terceiros, pois uma pessoa mal intencionada pode se passar por você.
Mas casos de fraude desse tipo são raros, pois todo certificado digital vem acompanhado de um par de chaves criptografadas, sendo uma de uso público, ou seja, pode ser divulgada, e outra de uso privado, que deve ser mantida em segredo.Essas duas chaves funcionam como uma espécie de chave e fechadura: os arquivos criados com a chave pública só podem ser decifrados por meio da chave privada.Esses atributos garantem tranquilidade e segurança para o documento.
Quais os tipos de certificado que existem?
O Certificado Digital fornece amplas funcionalidades tanto para pessoas físicas (e-CPF) como jurídicas (e-CNPJ), e há certificados específicos para cada público.
É importante destacar que há dois tipos de certificados digitais mais conhecidos no mercado, os modelos A1 e A3. Confira a diferença entre eles:
Certificado Digital A1
O certificado digital modelo A1 é armazenado diretamente no computador, ou seja, não há necessidade de nenhum dispositivo físico como token, por exemplo, para utilizá-lo. Ele é armazenado diretamente no computador, sendo possível copiá-lo para outros computadores. Sua validade é de 1 ano.
Certificado Digital A3
O certificado digital modelo A3 é armazenado em um meio físico, ou seja, ele fica armazenado em um token ou cartão, e nesse caso é necessário conectá-lo ao computador para poder usar. Sua validade pode variar entre 1 e 5 anos.
E como faço para emitir um Certificado?
É muito mais simples do que parece. O primeiro passo é escolher uma autoridade certificadora, que representa um “cartório” digital. Há várias delas no mercado, e todas dependem da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), uma cadeia hierárquica que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão.
Após escolher e receber a confirmação de pagamento, será agendada a validação que, dependendo do caso, deve ser feita presencialmente ou por videoconferência.
A videoconferência é extremamente prática, pois com ela você consegue receber seu certificado digital em apenas 15 minutos.
Essa etapa de validação é obrigatória para a emissão do certificado. Nesse estágio, você apresentará a documentação exigida e será feita a coleta e registro dos dados biométricos, como foto e impressões digitais (caso seja presencial e necessário para a emissão).
Com o certificado em mãos vamos para a etapa final, isto é, a instalação do certificado. Tanto para o certificado digital A1 quanto para o A3, a instalação é muito simples e tem poucos passos. Além disso, você certamente encontrará tutoriais que irão lhe ajudar a instalar o certificado digital na plataforma que deseja, como no caso de um sistema de gestão.
E pronto! Agora que você já sabe a importância, como emitir, utilizar e os principais certificados aceitos no mercado, não perca a chance de colocar essa tecnologia na sua empresa.
Se precisar, você consegue emitir seu Certificado Digital com o TotalERP. Para saber mais, clique no ícone do WhatsApp para conversar com nossos consultores ou inicie uma conversa pelo chat aqui em nosso site.
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