Como escolher um sistema de Ponto de Vendas (PDV) para minha empresa?

Escolher um ponto de vendas (PDV) é uma decisão que deve levar em consideração vários aspectos relevantes. Afinal de contas, ele será responsável por manter o controle de duas áreas essenciais para qualquer empresa: as vendas e finanças.

Em primeiro lugar, cabe uma pergunta bastante importante, isto é, você sabe o que é o que faz um ponto de vendas?

Também chamado de Frente de Caixa, o PDV é o local onde os clientes fecham suas compras e fazem o pagamento da mercadoria. Não estamos nos referindo apenas da parte física, como os caixas que estão em todos os estabelecimentos. Ao falar em ponto de vendas, temos que ter em mente que ele pode ser subdividido em dois itens distintos, mas que trabalham em sintonia: o software e o hardware.

O hardware engloba a parte física, envolvendo equipamentos como monitores, caixa de dinheiro, impressoras e leitores ópticos que registram os códigos de barras dos produtos. Já o software envolve o programa de computador que registra os produtos, contabiliza a compra e emite a nota fiscal para o consumidor, entre outras funções. 

Dependendo do tipo do seu negócio, algumas partes dos equipamentos podem ser dispensáveis. Por exemplo, muitas empresas trabalham com um sistema de códigos numéricos que não faz necessária a utilização de um leitor de código de barras. Porém, para atender as exigências legais e manter um maior controle sobre a empresa, um sistema de frente de caixa é indispensável.

Um PDV eficiente deve ser capaz de agilizar o atendimento, registrar as transações, emitir notas fiscais, controlar o estoque, gerar relatórios e muito mais.

Mas como escolher o melhor PDV para a sua empresa? Existem diversos tipos e modelos no mercado, cada um com suas vantagens e desvantagens. Neste artigo, vamos explicar os principais critérios que você deve considerar na hora de decidir qual PDV usar na sua empresa. Confira!

Escolhendo um PDV para sua empresa

1 Considere o tipo do seu negócio ao escolher um sistema para frente de caixa

O primeiro passo para escolher um PDV é definir o tipo de negócio que você possui. Você tem uma loja física, online ou híbrida? Você vende produtos ou serviços? Atende consumidores finais ou empresas? Essas questões vão influenciar na escolha do PDV mais adequado para a sua realidade.

Por exemplo, se você tem uma loja física, é importante que o PDV tenha uma interface amigável, que facilite a operação dos vendedores e caixas. Se você tem uma loja online, é essencial que o PDV esteja integrado com a plataforma de e-commerce, para evitar erros e duplicidades. Se você vende serviços, é fundamental que o PDV permita emitir ordens de serviço e recibos.

Assim, antes de iniciar as pesquisas por um sistema, procure listar as necessidades do seu negócio para depois poder decidir se o PDV é capaz de entregar o que você necessita.

2 Considere as funcionalidades do Ponto de Vendas 

O segundo passo para escolher um PDV é verificar as funcionalidades que ele oferece. Um bom PDV deve ser capaz de realizar as principais tarefas relacionadas ao processo de vendas, como:

• Registrar as vendas com rapidez e segurança;
• Emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e) e cupons fiscais;
• Auxiliar no controle do estoque e no fluxo de caixa;
• Oferecer informações que possibilitem a criação de relatórios gerenciais e financeiros;
• Possuir integração com outros sistemas, como um sistema ERP. Isso é tão vantajoso que vamos abordar em um tópico separado mais a frente.
• Oferecer suporte técnico de qualidade e atualizações constantes.

Procure solicitar um teste do sistema ou uma demonstração gratuita. Assim você consegue ver de perto as funcionalidades do sistema e decidir se elas atendem as necessidades do seu negócio. 

3 Avalie o custo-benefício

O terceiro passo para escolher um PDV é avaliar o custo-benefício que ele oferece. O preço do PDV pode variar conforme o tipo, o modelo, as funcionalidades e o número de licenças que você precisa (cada caixa físico do seu estabelecimento precisa de um sistema). Por isso, é importante comparar as opções disponíveis no mercado e verificar qual delas atende melhor às suas necessidades e ao seu orçamento.

Além do preço inicial do PDV, você também deve considerar os custos adicionais que ele pode gerar, como:

• Taxas de instalação, manutenção e atualização. Em muitos casos, as atualizações são gratuitas, mas é sempre importante ficar atento às condições previstas no contrato.
• Equipamentos necessários para o funcionamento do PDV, como computadores, impressoras, leitores de código de barras etc. Aqui você também deve ficar muito atento, pois deve existir compatibilidade entre o software do PDV e o equipamento físico. Caso contrário, pode ser que oportunidades com excelente custo-benefício não sejam aproveitadas por questões técnicas.
• Treinamento dos funcionários para usar o PDV. Você encontrará sistemas que são muito fáceis e intuitivos de serem utilizados e outros mais complexos. Essa facilidade para navegar é chamada de usabilidade. Para evitar treinamentos que consomem muito tempo e dinheiro, um PDV com fácil usabilidade é preferível. 
• Suporte técnico em caso de problemas ou dúvidas. Lembre-se de checar sites especializados como o Reclame Aqui, pois muitos comentários de clientes insatisfeitos indicam que o atendimento da empresa que você pode estar planejando contratar é ineficiente e vai te deixar na mão quando precisar. 

Na página do Reclame Aqui do TotalERP, que está no ar há mais de 5 anos, não há nenhuma reclamação. Isso é porque levamos a satisfação de nossos clientes muito a sério, o que faz com que eles não precisem da ajuda de terceiros para resolver qualquer problema que seja de nossa responsabilidade.

4 As vendas não podem parar

Imagine o seguinte cenário: você acabou de finalizar uma venda muito acima do ticket médio da sua empresa. Porém, no momento de gerar a nota fiscal, sua conexão com a internet cai. Seu sistema não consegue mais se comunicar com a Receita Federal. E agora?

Imprevistos e problemas como esses sempre vão acontecer, infelizmente. Mas você tem o poder de se planejar com antecedência para que eles não sejam disruptivos, afetando de maneira negativa os resultados da empresa.

Por isso, um sistema de ponto de vendas instalado localmente oferece uma vantagem importante: ele funciona mesmo sem conexão com a internet. Assim, é possível finalizar a venda para o cliente sem depender da qualidade da rede. Posteriormente, com a conexão restabelecida, a transação pode ser concluída e o processo de emissão dos documentos fiscais efetivado.

Uma vantagem ainda maior ocorre se o PDV for instalado localmente e possui integração com outros recursos na nuvem, como um sistema para controle de estoque e financeiro. 

Os dados de um sistema na nuvem ficam armazenados remotamente e contam com a criptografia de dados, uma tática que dificulta que pessoas mal-intencionadas consigam acessar livremente as informações, conferindo uma camada adicional de segurança.

Portanto, um sistema de ponto de vendas instalado localmente e integrado com a nuvem combina a praticidade com a proteção dos dados.

Integração PDV e ERP: quais as vantagens?

Se você tem um negócio que envolve vendas de produtos ou serviços, sabe como é importante ter um controle eficiente do estoque, do fluxo de caixa e das suas operações fiscais. Mas como fazer isso de forma prática e segura, sem perder tempo e dinheiro com processos manuais e burocráticos?

A resposta é simples: utilizando uma integração entre PDV e sistema ERP, também conhecido como sistema de gestão empresarial. Essa integração permite que você gerencie todas as informações do seu negócio em uma única plataforma, automatizando as rotinas administrativas, financeiras e comerciais, e garantindo mais agilidade, precisão e segurança para o seu empreendimento.

Mas quais são as vantagens de utilizar uma integração entre PDV e sistema ERP?  A seguir, vamos explorar as principais:

• Redução de custos operacionais: ao integrar o PDV ao sistema ERP, você elimina a necessidade de usar softwares diferentes para cada função, reduzindo os gastos com licenças, manutenção e suporte. Além disso, você também economiza tempo e recursos humanos, pois não precisa mais digitar os dados manualmente ou fazer a conferência dos registros entre os sistemas.
• Otimização do controle de estoque: com a integração entre PDV e sistema ERP, você tem uma visão completa e atualizada do seu estoque, podendo acompanhar as entradas e saídas de mercadorias em tempo real, verificar a disponibilidade dos produtos, fazer o controle de validade, lote e rastreabilidade, e evitar rupturas ou excessos de estoque. Todas essas informações são essenciais para uma tomada de decisão eficiente.
• Melhoria da gestão financeira: a integração entre PDV e sistema ERP proporciona um controle mais efetivo do fluxo de caixa da sua empresa, podendo registrar as vendas, recebimentos, pagamentos, impostos e demais movimentações financeiras de forma automática e integrada. Assim, você evita erros, fraudes, inadimplências e multas fiscais, e ainda pode gerar relatórios gerenciais que auxiliam na tomada de decisões.
• Aumento da satisfação dos clientes: com a integração entre PDV e sistema ERP, você oferece um atendimento mais rápido, eficiente e personalizado para os seus clientes, pois pode emitir notas fiscais eletrônicas, cupons fiscais ou NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica) em poucos segundos, além de consultar o histórico de compras, preferências e dados cadastrais dos clientes. Dessa forma, você fideliza os seus clientes e aumenta as chances de vendas futuras.
• Acesso a relatórios e indicadores de várias áreas da empresa: com a integração entre PDV e sistema ERP, você pode acompanhar o desempenho do seu negócio por meio de relatórios personalizados e indicadores que mostram ou dão pistas de informações como: faturamento, lucratividade, ticket médio, margem de contribuição, custo fixo médio, ponto de equilíbrio, giro de estoque, curva ABC de produtos e clientes, análise SWOT etc. Esses dados são essenciais para você avaliar os pontos fortes e fracos do seu negócio, identificar oportunidades e ameaças do mercado, definir metas e estratégias para melhorar os seus resultados.

Como você pode ver, utilizar uma integração entre PDV e sistema ERP é uma ótima forma de otimizar a gestão do seu negócio, reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar o relacionamento com os seus clientes. Mas para isso, é preciso escolher uma solução confiável, segura e adequada às suas necessidades.

TotalERP + Solux: Excelência em PDV e Hardware

Em 2023, nós consolidamos uma parceria com a Solux, empresa internacional especializada em soluções em automação comercial, ou seja, equipamentos tecnológicos (hardware), para empresas dos mais diversos segmentos, como lojas em geral. 

A Solux conta com mais de 17 anos de mercado e oferece uma carteira completa de equipamentos para ponto de vendas (PDV), o que inclui computadores, impressoras, leitores e periféricos, como as gavetas de dinheiro. 

O TotalERP projetou e aperfeiçoou o sistema de PDV para os equipamentos da Solux, trazendo inclusive uma versão com tela touch screen para melhor usabilidade e praticidade.

Para saber outras opções de equipamentos homologados para trabalhar com o sistema TotalERP, entre em contato por meio do botão do WhatsApp para conversar com um de nossos consultores e conferir mais informações.

Conclusão: escolhendo um ponto de vendas que irá impulsionar o seu negócio para ir mais longe

Escolher um sistema de frente de caixa para a sua empresa é uma decisão importante, que pode impactar diretamente no seu faturamento, na sua gestão e na sua satisfação dos clientes. Por isso, é preciso analisar com cuidado os critérios que mencionamos ao longo deste artigo.

Para ajudar, vamos sintetizar as principais informações que você deve ter em mente quando estiver considerando qual PDV implementar na sua empresa:

1. Funcionalidades: verifique se o PDV tem todas as funcionalidades que você precisa e se elas são fáceis de usar.
2. Segurança: o sistema deve garantir a segurança dos dados dos clientes e da empresa, evitando fraudes, roubos e vazamentos. Um sistema em nuvem é ideal para proporcionar mais segurança.
3. Suporte: o PDV deve oferecer um suporte técnico eficiente e ágil, que possa resolver eventuais problemas e dúvidas que surjam no dia a dia. Verifique se a empresa que fornece o sistema tem um canal de atendimento disponível em horário comercial e se ele é rápido e cordial.
4. Custo-benefício: O sistema de ponto de vendas deve ter um preço justo e compatível com o valor que ele entrega para a sua empresa. Certifique-se de que o PDV tem um plano adequado ao seu porte e segmento de atuação, e se ele não cobra taxas extras ou escondidas.
5. Avaliações: O sistema de frente de caixa deve ter uma boa reputação no mercado e uma alta satisfação dos clientes. 

Se você está em busca de um PDV completo que atende a todos os pontos acima, conheça o TotalPDV. É um sistema online (em nuvem) de fácil usabilidade e excelente custo-benefício.