Controlar o dinheiro que entra e sai do caixa da empresa é uma parte fundamental de qualquer negócio. Apesar de todos concordarem com isso, na hora de colocar esse controle na prática, empresários e funcionários acabam se atrapalhando.
Muitas vezes isso acontece porque quem cuida das finanças faz tudo sozinho, controlando os valores do caixa “de cabeça” ou com ajuda de anotações e planilhas nem sempre atualizadas.
Isso acaba abrindo espaço para erros, esquecimentos, retrabalho e diversas outras consequências que podem afetar o caixa do negócio.
Além disso, quem fica responsável por fazer a gestão de receitas e gastos também pode se atrapalhar com os números por não saber fazer o controle de uma maneira organizada.
Em ambos os casos, já existe uma forma eficaz de gerenciar as finanças da sua empresa. Usando um método chamado Fluxo de Caixa.
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O que é o Fluxo de Caixa?
O Fluxo de Caixa é considerado um instrumento de controle financeiro básico.
Ele é uma forma de organizar diariamente as entradas (o dinheiro que entra, ou seja, as suas Contas a Receber) e saídas (o dinheiro que saí, também conhecido como Contas a Pagar) na empresa em um determinado período, normalmente diário e mensal. Essas transações que acontecem no seu caixa são chamadas de “movimentações”.
Além de registrar as movimentações realizadas (ou seja, as que realmente aconteceram), o Fluxo de Caixa deve mostrar as movimentações previstas e a classificação de cada uma delas.
Desse modo, você sabe o que pode acontecer em um futuro próximo e de que tipo de movimentação se trata (como uma conta de água que precisa ser paga na próxima semana, por exemplo).
Outro ponto importante desse modelo de organização financeira é que ele deve apresentar o que sobrou no fim do mês (ou seja, o Saldo).
Receitas (Contas a Receber)
– Gastos (Contas a Pagar)
= Saldo
Veja abaixo um exemplo.
Movimentação Prevista no dia
Recebimentos (+): R$ 100.000,00
Água (-): R$ 200,00
Fornecedor A (-): R$ 20.000,00
Saldo Previsto (+): R$ 79.800,00
Movimentação Realizada no dia
Recebimentos (+): R$ 90.000,00
Água (-): R$ 200,00
Compra Café (-): R$ 30,00
Fornecedor A (-): R$ 20.000,00
Saldo Realizado (+): R$ 69.770,00
O saldo deve constar tanto na organização prevista quanto na realizada, já que só dessa maneira você poderá ver o resultado que era esperado e o que realmente aconteceu ao longo do seu período de controle.
No exemplo acima, para um determinado dia era previsto um recebimento no valor de R$ 100.000,00 e dois pagamentos no valor total de R$ 20.200,00, resultando em um saldo previsto de R$ 79.800,00.
Porém, no dia alguns clientes acabaram não pagand, fazendo com que o valor recebido fosse menor. Além disso, surgiu uma despesa de compra de café que não estava prevista. Com isso o saldo real do dia foi menor, de R$ 69.770,00.
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Qual a principal vantagem em fazer o controle do Fluxo de Caixa?
Ao registrar suas contas e ver o saldo do dia, o Fluxo de Caixa fornece ao responsável pelas finanças da empresa uma forma fácil de visualizar a movimentação de dinheiro.
Isso dá controle, previsibilidade e ajuda ao responsável a tomar decisões de forma rápida. Além disso, um fluxo de caixa bem estruturado permite:
- Verificar a saúde financeira da empresa (se ela terá folga ou aperto de caixa)
- Se preparar para circunstâncias que envolvam uma possível falta ou sobra de recursos;
- Visualizar um planejamento financeiro de médio prazo;
- Saber se assumir novos compromissos de pagamentos é viável ou não;
- Melhor administração do fluxo de caixa, o que evita o endividamento devido à falta de dinheiro para pagamento de custos fixos e operacionais.
Qual a melhor forma de fazer o controle de Fluxo de Caixa?
Como dito anteriormente, as piores opções para fazer o controle financeiro de uma empresa são usando a cabeça ou com um caderno.
Em seguida vêm as planilhas online. Seja no Excel, no Google Sheets ou em outra plataforma, as planilhas exigem conhecimento de formatação, fórmulas e cuidados técnicos para ser útil. Ainda assim, você ainda corre risco de errar ou de esquecer de mantê-la atualizada.
A melhor opção é utilizar um sistema de gestão empresarial online, como o TotalERP. Conosco, você tem rotinas mais automatizadas, usa o sistema de forma intuitiva e evita erros ou perda de tempo.
Além disso, o nosso sistema tem funcionalidades e módulos que automatizam o seu controle de Fluxo de Caixa ou que melhoram as análises que você faria com ele. O DRE Gerencial do TotalERP, por exemplo, avalia seus centros de custos e mostra a saúde da sua empresa por meio de tabelas, gráficos e até emojis. Já o nosso módulo Indicadores vai te dar dados que vão enriquecer a sua análise sobre vendas, custos e produtos.
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