Controle de Estoque: 5 etapas básicas para uma organização eficiente

Seja no varejo, no atacado ou na indústria, qualquer setor relacionado à venda de produtos, o controle de estoque é sempre um fator que traz preocupação. Afinal, sem um bom gerenciamento de insumos, um negócio pode deixar de produzir e o cliente fica sem o item que tanto deseja. No fim das contas, o prejuízo afeta todas as áreas, comprometendo não só a produção e a disponibilidade de produtos, como o próprio relacionamento com o mercado.

Para evitar contratempos neste sentido, é essencial contar com um controle de estoque eficiente e que seja realizado de forma eficaz. Na prática, porém, muitos empresários acabam se deparando com grandes dificuldades no momento de gerenciar o estoque da empresa.

Para que você não tenha mais esse problema, nós listamos neste post 5 etapas básicas para a sua empresa realizar uma organização eficiente e não perder dinheiro por conta da falta de controle de estoque. Confira!

1 – Realize inventários

A primeira etapa para se conquistar um controle de estoque efetivo é a realização de um levantamento dos itens. O chamado inventário precisa ser realizado com determinada frequência. Neste processo de levantamento, não se deve apenas registrar tipo e quantidade de itens, mas também separá-los e classificá-los.

A realização de um inventário auxilia ainda no controle de validade dos produtos e a organização do estoque garante a redução de perdas, com a disposição de itens com vencimento próximo à frente dos demais.

O inventário é, portanto, a primeira e fundamental ação para uma empresa que quer gerenciar um estoque com qualidade e eficiência.

Antigamente, o processo de inventariar as mercadorias era extremamente laborioso. Tudo tinha que ser feito de forma manual. Atualmente, porém, existem sistemas para inventário que facilitam todo o processo e ainda permitem conferir a movimentação dos produtos em tempo real.

2 – Esteja atento aos custos e receitas

Feito o levantamento do seu estoque, lembre-se que ter controle não é apenas saber o que há de produtos armazenados. É preciso ir além e entender também os custos e as receitas atrelada aos itens. Assim, sabendo quanto é preciso desembolsar para adquirir determinados produtos – incluindo variáveis de frete, por exemplo -, a precificação ao cliente tende a ser mais assertiva.

A receita também precisa ser considerada para que sua empresa possa utilizar determinadas vendas sazonais e garantir maior lucratividade sobre os itens.

3 – Alinhe o volume de vendas

Dependendo do produto ofertado, ele deverá ser estocado em maior quantidade em determinadas épocas do ano. Ter também um bom inventário ajuda a entender se é possível armazenar alguns itens em maiores quantidades do que as habituais, visando aproveitar a variação de preços do mercado. Por isso, esteja atento ao volume de vendas na sua empresa e utilize estas informações para gerenciar seu estoque com segurança.

Entender o volume de venda de determinados produtos também ajuda a reorganizar o estoque a partir de promoções específicas, visando evitar o vencimento dos itens, caso seu negócio trabalhe com produtos perecíveis. No caso da indústria, o volume de vendas é um dado essencial para garantir os insumos necessários para a produção no estoque. Sem estas informações, o gerenciamento é falho e sua empresa corre o risco de ter que interromper a produção por falta de materiais.

4 – Cuidado com o estoque em excesso

Um problema comum de muitas empresas é que, sem uma visibilidade eficiente do estoque, elas acabam armazenando mais do que o necessário. Estoque parado é dinheiro parado e, por isso, é muito importante garantir o giro das mercadorias. Ao realizar o inventário e identificar um alto volume de determinados itens, é importante tratar o problema – isso pode ser feito através de negociação de troca com o fornecedor ou mesmo promoções e liquidações, no caso do varejo.

5 – Centralize informações e use dados a seu favor

Realizar as etapas acima pode parecer simples, mas vai dispender tempo e energia da sua equipe se tudo ocorrer manualmente. Sem contar que a falta de controle e a possibilidade de erros é frequente quando não há uma centralização das informações.

Realizar este processo é muito mais simples e seguro com o uso de uma solução de gestão já estruturada para este fim. Sistemas ERP ajudam não só a realizar o inventário – dando baixa e controlando validades automaticamente a partir dos registros inseridos e de notas fiscais de novas compras e vendas –, mas também a avaliar estratégias a partir de informações de outras áreas.

A centralização dos dados permite, por exemplo, a extração de relatórios de vendas em períodos anteriores para que o controle de estoque atue com base em históricos confiáveis, e possa, a partir destas informações, preparar a empresa para novos períodos similares. É uma maneira eficaz de reduzir custos, aumentar a produtividade e eliminar desperdícios.

Se a sua empresa ainda não conta com esse sistema, essa é a hora de você conquistar maior assertividade na gestão do seu negócio. Aqui no TotalERP nós ajudamos empresários dos mais variados segmentos a organizar a empresa e ter maior controle do estoque e inventário por meio de um sistema integrado de gestão.

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