Documentos fiscais: quais são os tipos que você deve emitir?

Quando falamos dos principais documentos fiscais que uma empresa deve emitir muitos empreendedores e gestores viram os olhos. Não é por menos. A grande quantidade e particularidade de cada tipo assusta. Isso sem contar, é claro, a burocracia por trás deles.

Apesar disso, esse assunto não pode ser deixado de lado devido à importância que possui para manter a empresa em dia com as obrigações fiscais e evitar problemas com a Receita Federal.

Pensando nisso, o TotalERP elaborou um texto para sanar suas principais dúvidas e mostrar a importância que o conhecimento desse tema possui.

Boa leitura!

O que são documentos fiscais?

Posto de maneira simples, um documento fiscal é um arquivo que tem como objetivos comprovar as operações de um empreendimento. Eles ajudam na preparação dos livros fiscais da contabilidade e servem para a prestação de contas perante o Fisco.

Entre os tipos mais conhecidos estão as notas fiscais eletrônicas, ou NF-e. Mas, além dos diferentes modelos de notas, existem ainda outros documentos fiscais que você precisa estar atento.

Para te ajudar a entender mais sobre eles, separamos aqui os tipos mais comuns e suas especificações. São eles:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Para a logística, os principais documentos que precisam ser emitidos são os seguintes:

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
• Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)

Antes de explicar cada um deles, vale a pena mencionar um assunto importante. Afinal de contas, qual a importância de você ter conhecimento sobre as especificidades desses documentos fiscais?

A importância dos documentos fiscais

Para entender melhor a importância que os documentos fiscais possuem para uma empresa devemos saber o significado de compliance fiscal.

Apesar de parecer ser um termo difícil, o compliance fiscal nada mais é do que a adequação contábil e fiscal de uma empresa para que ela atenda às previsões legais estabelecidas. Isso não é, como você deve saber, algo simples de ser alcançado na prática.

É importante destacar que essas obrigações não são iguais para todas as empresas, já que variam de acordo com o segmento de atuação.

Assim, por exemplo, a emissão do Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT) é uma obrigação das empresas de logística. Para empresas do varejo isso não se aplica.

Nós sabemos que esse é um assunto complexo. Mas vale a pena destacar que a vivência no dia a dia do negócio tornará os principais documentos fiscais emitidos algo mais familiar para você.

Quais os principais tipos de documentos fiscais?

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Esse é um documento bastante familiar tanto para empresários como para consumidores.

A NF-e é utilizada para registrar operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. Mais do que apenas um documento fiscal obrigatório, ela é uma importante ferramenta para controle de caixa, de estoque e para a área contábil.

A Nota Fiscal Eletrônica é emitida na compra e venda de mercadorias e serviços, importação, exportação, devolução de mercadoria, entre outras ações que envolvem a negociação com o cliente.

Uma de suas principais vantagens é que sua emissão e armazenamento é feito de forma digital, o que facilita muito a vida dos contadores e empresários.

NFC-e: Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica

Esse também é um modelo de documento fiscal que nós estamos bastante familiarizados. Essa nota é emitida diretamente no Ponto de Vendas (PDV), ou seja, na frente de caixa.

A emissão da NFC-e ocorre toda vez que a empresa realiza uma venda ao consumidor presencialmente ou por meio da entrega ao domicílio.

Uma peculiaridade dela é que seu envio ao consumidor é mais flexível, podendo até mesmo ser enviada por e-mail.

NFS-e: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

Este é um documento fiscal que deve estar presente na emissão de um serviço (um reparo, um trabalho de tecnologia ou uma consultoria, por exemplo). 

Se a sua empresa presta serviços, deve emitir uma NF-e ao cliente. Se contratar serviços de terceiros, deve ter a comprovação do pagamento destes serviços através da NFe.

O formato legal da descrição dos serviços varia de acordo com as legislações municipais e contar com um sistema de gestão atualizado é a forma mais assertiva de garantir a emissão correta do documento.

A seguir, vamos abordar os documentos fiscais que estão diretamente relacionados com os serviços de logística. Eles também são muito importantes, por isso fique atento se eles se aplicam ao seu negócio!

Documentos fiscais relacionados à logística

Além dos exemplos acima, existem documentos fiscais que são obrigatórios no processo de distribuição dos produtos – seja via frota própria ou distribuidora. 

Em razão disso, além de organizar a emissão de documentos fiscais de compra e venda de serviços, esteja atento aos que devem ser emitidos depois do negócio fechado. Confira abaixo quais são.

CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico

Esse documento é obrigatório para empresas que adotaram o regime do Simples Nacional ou são operadoras no sistema multimodal de cargas.

O documento deve constar junto com produtos que estejam sendo transportados entre municípios ou estados brasileiros. 

É o CT-e que garante, por exemplo, a legalidade da carga e inibe contrabandos, já que uma carga pode ser apreendida caso esse documento não esteja presente.

É fundamental que sua emissão ocorra com segurança. Com o sistema para transportadoras TotalERP, por exemplo, o cliente conta com o cofre digital, que mantém cópias por 10 anos, além de pré-validações junto à Secretaria da Fazenda para agilizar a emissão e não comprometer o fluxo de transporte da sua empresa.

MDF-e: Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

Este também é um documento utilizado em operações logísticas. Sua emissão é obrigatória para todo tipo de operação de transporte interestadual e intermunicipal no modelo de lotação ou fracionado.

Esse documento contém um resumo de todas as informações do transporte como, por exemplo, local de origem, destino, documentos da mercadoria e até dados do motorista.

Em razão da importância que esse documento possui, é essencial ter agilidade na sua emissão. E um diferencial do TotalERP é que o módulo de MDF-e não precisa ser instalado e você pode emitir o documento de onde estiver, agilizando a rotina de trabalho.

CIOT: Código Identificador de Operação de Transporte

Esse é outro documento que faz parte da rotina de transportadoras e distribuidoras do varejo e da indústria.

O CIOT é uma versão eletrônica e legalizada da antiga carta frete. Ele deve ser inserido no contrato de frete e, em caso de subcontratação, no CT-e.

Sempre que houver a contratação de um Transportador Autônomo de Cargas (TAC) esse documento deve ser gerado.

Além destes documentos acima, cabe destacar outra informação relevante no caso dos transportes de mercadorias. 

Nesse caso, a averbação de cargas é um procedimento obrigatório, em que a empresa informa à seguradora, por meio eletrônico, os dados da mercadoria transportada. Não é, exatamente, um documento fiscal, mas um procedimento ligado a eles. Quando a sua empresa possui um processo automatizado, pode agilizar esse comunicado através da integração de informações que reduzem o retrabalho no preenchimento dos dados do CT-e na averbação, por exemplo.

Auditoria periódica de documentos fiscais: a chave do compliance fiscal

Outro procedimento que você deve manter em dia na sua rotina de emissão de documentos fiscais é a auditoria, evitando problemas futuros com o fisco ou a falta de controle das informações. 

Para facilitar este processo, o TotalERP conta com um módulo de controle automatizado, chamado de Auditor Fiscal,  que compara suas informações com todas as regras tributárias do país antes de enviar seus documentos ao fisco. Assim, você pode identificar e eliminar erros fiscais e prejuízos futuros.

Todos estes documentos fazem parte da sua rotina? Se você ainda sofre para emitir documentos e controlar a rotina fiscal da sua empresa, fale com nossos especialistas e saiba como a automação pode auxiliar o seu negócio.