Vale a pena usar o Emissor de NF-e Gratuito?
Por ser obrigatória, a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) muitas vezes é vista como algo burocrático e desnecessário. Essa visão faz com que muitos empresários não deem a devida atenção a essa obrigatoriedade. Por isso, quando precisam emitir NF-e, acabam usando ferramentas simples, como um emissor de NF-e gratuito, por exemplo.
Mas conforme o negócio vai prosperando, fazer a gestão de Notas Fiscais passa a ser fundamental e usar soluções gratuitas pode trazer desvantagens para a sua empresa.
Conheça abaixo alguns pontos negativos do Emissor de NF-e gratuito.
1 – Problemas com atualização
O governo federal atualiza as informações das notas fiscais com certa frequência. Essas mudanças são feitas para atender novas tecnologias, requerimentos de setores da sociedade ou diminuir o risco de erros e fraudes.
No caso de sistemas pagos com emissores, essa atualização é dever da empresa. O Total E.R.P., por exemplo, conta com profissionais para fazer a manutenção e acompanhamento dessas para desenvolverem melhorias o mais rápido possível e criarem atualizações automáticas.
Porém, quando você faz o download de um emissor de NF-e gratuito, ele precisa ser atualizado por você. Em alguns casos, dependendo da dificuldade de se adequar à nova versão do governo federal, o emissor anuncia a descontinuidade. Isso já aconteceu com o emissor de NF-e de São Paulo e também acontece com emissores gratuitos de outros documentos fiscais, como de CT-e do Mato Grosso do Sul e o de MDF-e de São Paulo.
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2 – Falta de Mobilidade e compartilhamento de dados
Digamos que, mesmo após ler o motivo número 1, você não está convencido e decide fazer o download de um emissor de NF-e gratuito. Você faz o download em um computador, termina a instalação e começa emitir notas pela empresa. Então decide fazer o mesmo em um notebook, por exemplo.
Acha que é algo simples, mas é ai que mora um grande problema.
Por não ser em rede, ao cadastrar o CNPJ da sua empresa em ambos os emissores, eles não vão compartilhar informações. Isso causa, por exemplo, informações diferentes em cada um dos computadores. Ou seja, se você atualizar o imposto de um produto num computador, mas não fizer em outro, a possibilidade de dar erro é alta.
Outra questão é a numeração das notas, que deveriam ser emitidas em sequência. Porém, se você emitir uma NF-e em um computador e a seguinte em outro, elas podem se sobressair e causar um problemão desnecessário para a sua empresa.
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3 – Parece gratuito, mas existem gastos por fora
O que te atrai a fazer o download do emissor de NF-e gratuito e instalado é que você não vai precisar gastar com nada. Então, mesmo após os motivos 1 e 2, você ainda tem certeza que ele é uma grande economia para você e para sua empresa.
Porém, a verdade é que eles não saem totalmente de graça.
Os gastos com computadores que atendam as exigências do emissor ou com profissionais para a manutenção e suporte acabam não estão sendo contabilizados por você.
E, mesmo que você não queira pagar um suporte especializado, todo o problema que acontecer com a emissão irá tomar um tempo seu para ser resolvido.
É o famoso “barato que saí caro”.
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Por que emitir NF-e?
Gerar notas fiscais é importantíssimo tanto para você quanto para seu cliente. Para a empresa, além de evitar multas e outras penalizações, a NF-e é necessária para manter controle das vendas, assim como para declarar corretamente seus impostos sobre vendas.
Para o consumidor, além de ajudar a se organizar em relação a suas compras, a nota fiscal também serve como comprovante de compra, e, em muitos casos, como garantia de qualidade ou de funcionamento do produto.
Conclusão – Devo ou não usar um Emissor de NF-e Gratuito?
Não. Automatizar a emissão de documentos é essencial para a melhoria do desempenho de qualquer empresa, principalmente quando se trata de documentos fiscais.
Por isso, ao invés de fazer o download de um emissor de NF-e gratuito, contrate um sistema de gestão. Ele não é um gasto, mas sim um investimento para a sua empresa.
O do Total E.R.P., por exemplo, é integrado com um sistema de controle de estoque e com o sistema de controle financeiro – o que facilita muito a sua vida.
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