Por ser obrigatória, a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) muitas vezes é vista como algo burocrático ou desnecessário. Essa visão faz com que muitos empresários não deem a devida atenção a essa obrigatoriedade legal, o que pode trazer inúmeras consequências negativas para o negócio. Por isso, quando precisam emitir NF-e, acabam usando ferramentas simples, como um emissor de NF-e gratuito, por exemplo.
Mas conforme o negócio vai prosperando, fazer a gestão otimizada de Notas Fiscais passa a ser fundamental O problema é que usar soluções gratuitas pode trazer inúmeras desvantagens.
A seguir, vamos explorar alguns dos principais pontos negativos de usar um emissor de NF-e gratuito.
1 – Problemas com atualização
O governo federal atualiza as informações das notas fiscais com certa frequência. Essas mudanças são feitas para atender novas tecnologias, requerimentos de setores da sociedade ou diminuir o risco de erros e fraudes.
Se você faz uso de um emissor de NF-e pago, essas atualizações são feitas pela empresa responsável pelo sistema.
O TotalERP, por exemplo, conta com profissionais para fazer a manutenção e acompanhamento dessas atualizações legais. Desse modo, sua empresa não precisa se preocupar com alterações fiscais: nós garantimos a aplicação de correções e revisões legais o mais rápido possível.
Porém, quando você faz o download de um emissor de NF-e gratuito, ele precisa ser atualizado por você. Em alguns casos, dependendo da dificuldade de se adequar à nova versão do Governo Federal, o emissor anuncia a descontinuidade. Isso já aconteceu com o emissor de NF-e de São Paulo e também acontece com emissores gratuitos de outros documentos fiscais, como de CT-e do Mato Grosso do Sul e o de MDF-e de São Paulo.
2 – Falta de Mobilidade e compartilhamento de dados
Digamos que, mesmo após ler o motivo número 1, você não está convencido e decide fazer o download de um emissor de NF-e gratuito. Você baixa em um computador, termina a instalação e começa a emitir notas pela empresa. Então decide fazer o mesmo em um notebook, por exemplo.
Parece algo simples, não é mesmo? O problema é que aí mora um grande problema.
Por não estarem integrados, ao cadastrar o CNPJ da sua empresa em ambos os emissores, eles não vão compartilhar informações entre si. Isso causa, por exemplo, informações diferentes em cada um dos computadores. Ou seja, se você atualizar o imposto de um produto num computador, mas não fizer em outro, a possibilidade de dar erro é alta.
Outra questão é a numeração das notas, que deveriam ser emitidas em sequência. Porém, se você emitir uma NF-e em um computador e a seguinte em outro, elas podem se sobressair e causar um problema desnecessário para a sua empresa.
3 – Parece gratuito, mas existem gastos por fora
A razão que mais leva empresários a fazerem o download do emissor de NF-e gratuito e instalado é não precisar gastar com nada.
Porém, a verdade é que eles não saem totalmente de graça.
Os gastos com computadores que atendam as exigências do emissor ou com profissionais para a manutenção e suporte acabam não sendo contabilizados quando se opta por um emissor gratuito de notas fiscais.
E, mesmo que você não queira pagar um suporte especializado, todo o problema que acontecer com a emissão irá tomar seu tempo e sua energia.
É o famoso “barato que sai caro”.
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Por que emitir NF-e?
A emissão de notas fiscais é uma tarefa de extrema relevância tanto para você quanto para seu cliente.
Para a empresa, além de evitar multas e outras penalizações, a NF-e é necessária para manter controle das vendas, assim como para declarar corretamente seus impostos.
Para o consumidor, além de ajudar a se organizar em relação a suas compras, a nota fiscal também serve como comprovante de compra, e, em muitos casos, como garantia de qualidade ou de funcionamento do produto.
Conclusão – Devo ou não usar um Emissor de NF-e Gratuito?
Automatizar a emissão de documentos fiscais é essencial para a melhoria do desempenho de qualquer empresa, principalmente quando se trata de documentos fiscais. Por isso, analisando mais de perto as vantagens de um emissor gratuito de documentos fiscais, vimos que eles podem gerar mais problemas do que ser uma solução efetiva para gerar NF-es.
Por isso, ao invés de fazer o download de um emissor de NF-e gratuito, contrate um sistema de gestão empresarial. Muito mais do que um simples gasto, ele é um investimento para a sua empresa.
O sistema do TotalERP, por exemplo, é integrado com um sistema de controle de estoque e com o sistema de controle financeiro – o que facilita muito a sua vida.
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