Nota Fiscal de Devolução: tudo o que você precisa saber

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Na indústria ou no varejo, as trocas e devoluções são muito comuns e acontecem pelas mais diversas razões, desde defeitos ou avarias na matéria-prima, problemas com transporte ou insatisfação por parte do consumidor.

O processo de devolução é assegurado por lei, mas precisa seguir os trâmites corretos para anular a ação anterior de compra e venda, sendo necessária a emissão de uma nota fiscal de devolução.

Neste artigo, você confere tudo que precisa saber para entender e dominar a emissão de uma nota fiscal de devolução, por onde começar e como fazer. Acompanhe conosco!

O que é uma nota de devolução?

A Nota Fiscal de Devolução é uma exigência necessária para assegurar a anulação do processo de compra e venda quando o produto não é entregue, possui alguma avaria ou é recusado pelo comprador.

Esse processo precisa ser feito quando uma nota fiscal eletrônica não pode ser cancelada e, ainda sim, precisa discriminar os impostos retidos, garantindo que a mercadoria em questão retornará ao estoque da empresa. Normalmente, não existe um prazo máximo para emissão da nota de devolução, mas é preciso se atentar para não ultrapassar o tempo de garantia dos produtos.

Quando é usada uma nota fiscal de devolução?

Uma empresa tem a obrigação de emitir uma nota fiscal de devolução em duas situações:

Quando o cliente final devolve um produto para o varejista, fazendo assim uma devolução de venda.
Quando um fornecedor envia alguma matéria-prima a uma pessoa jurídica, que chega danificada e requer uma devolução de compra.

Vale ressaltar que independente do motivo ou tipo de devolução, ao fazer a emissão do documento fiscal, o conteúdo da nota deve ser igual a nota fiscal de venda, porém, com o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações das entradas e saídas de mercadorias) diferente.

Confira também: Natureza da Operação: o que é, para que serve e como fazer?

Quais informações são necessárias para emitir uma nota de devolução?

Agora que você já entendeu o que é nota fiscal de devolução, vamos aprofundar quais dados são necessários para realizar o processo.

Primeiramente, você precisará ter em mãos algumas informações como:

Os dados da empresa;
A nota fiscal eletrônica ou cupom fiscal eletrônico de compra ou venda;
O cadastro do cliente ou fornecedor em questão;
A definição de qual CFOP de devolução será utilizado.

Tendo estes dados em mão, você agora precisará do apoio de um sistema de gestão empresarial com emissor de NF-e.

Por onde eu começo a emissão de uma nota de devolução?

Identificada a necessidade de devolução de uma mercadoria, ao receber o produto de retorno, e tendo as informações do checklist do tópico anterior, o primeiro passo é emitir uma nota de entrada, para sinalizar que determinado produto voltou para o estoque, cruzando com o documento de saída. Esse processo é feito pelo emitente da nota fiscal eletrônica (NF-e).

O documento comprobatório a ser arquivado junto com a nota de entrada é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) da NF-e original, o qual deve ser assinado pelo destinatário no ato de recusa da mercadoria. Finalizada esta etapa, agora você deve emitir a nota de devolução de fato.

Como fazer uma nota fiscal de devolução?

Seguindo nosso passo a passo, agora chegou o momento prático de emitir sua NF-e de devolução.

Para emitir o documento fiscal, você deve acessar seu sistema emissor de NF-e e realizar os seguintes passos:

Identificar qual o tipo de documento a ser emitido (nota de devolução de compra ou venda);
Selecionar a finalidade de devolução;
Opte pela opção de nota de saída ou de entrada (se for a devolução de algo que você comprou, é uma nota de saída; caso seja uma devolução de algo que alguém comprou de você, é uma nota de entrada)
Informar os dados do fornecedor ou do cliente e de quem recebeu a mercadoria;
Identificar o documento informando o número da chave de acesso da nota fiscal;
Detalhar as informações de produto;
Preencher os dados referente a transporte, se for o caso;
Preencher os campos relacionados à tributação. Importante lembrar que nos casos de devolução parcial, é necessário calcular os impostos proporcionais em relação às quantidades;
Observe e selecione qual o CFOP compatível com o detalhamento da NF-e de origem;
Se necessário detalhar mais alguma informação, use o campo de informações adicionais;
Salve o documento;
Transmita sua nota de devolução pelo sistema e só conclua o trâmite após a validação positiva.

Para manter o equilíbrio de estoque e também garantir que a empresa cumpra todas as exigências legais e fiscais, é altamente recomendado que a empresa conte com o apoio de um bom sistema emissor de NF-e e de controle de estoque.

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