Para empresas modernas, onde as operações frequentemente ocorrem em ritmo acelerado, os sistemas de gestão de estoque surgem como ferramentas vitais para manter o controle. Esses sistemas ajudam as empresas a monitorar, gerenciar e avaliar seus níveis de estoque em tempo real e tomar decisões mais assertivas. Um banco de dados eficaz de gestão de estoque garante que as organizações tenham os produtos certos nas quantidades adequadas para venda nos momentos apropriados.
Antes das soluções modernas de gestão de estoque, as empresas precisavam contar com métodos ultrapassados, como contar manualmente os itens em estoque e registar em planilhas, o que frequentemente levava a erros e ineficiência.
Os erros humanos, desde simples equívocos na contagem até erros de entrada de dados, também ocasionam níveis imprecisos de estoque. Esses erros podem ter efeitos em cascata – desde vender produtos que não estão em estoque até subutilizar recursos em produtos que não têm saída.
Um sistema de estoque automatiza esses processos, tornando mais rápido e eficiente o acompanhamento dos níveis de estoque, a solicitação de novos produtos ou a identificação de itens que não estão vendendo conforme o esperado. Além disso, reduzem substancialmente os erros ocasionados por preenchimentos manuais.
A gestão do estoque pode rapidamente se tornar um dreno significativo nos recursos da empresa ao longo do tempo sem um controle adequado. Com um sistema de gestão de estoque, as empresas podem exercer melhor controle sobre seus níveis de estoque, analisando tendências e usando análises preditivas. A precisão adicional proporcionada por essas ferramentas ajuda a evitar o excesso ou a falta de determinados itens, resultando em um melhor controle financeiro.
Além disso, a visibilidade do estoque é fundamental para rastrear, monitorar e gerenciar as quantidades e localizações dos produtos em tempo real ao longo da cadeia de suprimentos e até mesmo para controlar empresas que possuam estoque compartilhado.
Tudo isso visa garantir que os pedidos sejam atendidos corretamente, reduzindo as chances de erros custosos. Com uma visão clara dos níveis de estoque, as empresas podem reduzir drasticamente os tempos de entrega, garantindo que os clientes recebam seus produtos no prazo.
Quais vantagens em ter um Sistema de Estoque?
Organização
Cada tipo de produto exige uma forma de armazenamento específica. Alimentos normalmente seguem a data de validade, já outros bens podem ser armazenados conforme a sua rotatividade no mercado. Matérias-primas de um produto de indústria podem ser organizadas por ordem de chegada ou por ordem de utilização na linha de produção, por exemplo. Seja qual for a ocasião dos produtos da sua empresa, tantas variáveis assim só podem ser controladas por um sistema de estoque eficiente e confiável.
Status dos produtos em estoque
Só em um sistema de estoque completo você pode definir status para cada produto e saber se ele está zerado, mínimo, sem giro, entre outras possibilidades. Quando utilizados com inteligência, esses status permitem que sua empresa seja mais ágil, que reduza gastos e aproveite melhor a utilização de espaços. Eles são úteis, por exemplo, na hora de:
- Repor produtos que estão em falta e vendem bem, ou seja, aqueles que possuem uma importância estratégica para o faturamento da empresa;
- Não comprar produtos que estão parados há muito tempo, principalmente se eles possuírem uma data de validade;
- Descobrir o que pode ir para promoção para reunir capital ou liberar espaço físico;
- Em uma indústria, não produzir mais uma vez os produtos que já estão no estoque máximo.
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Rapidez
Os softwares de computadores são capazes de fazer tarefas que levariam horas sendo feitas manualmente E o melhor, tudo isso é realizado de maneira automatizada, em questão de segundos. Por isso, atividades como registro de entrada e saída, atualização de preços dos produtos, emissão de documentos, dentre outras, são feitas de um modo muito mais prático, rápido e efetivo.
Redução de erros
Outra finalidade de se utilizar um sistema automatizado para controlar o seu estoque é reduzir a chance de erros causados por falha humana, evitando, assim, furos de estoque, precificação e registro de impostos errados, entre outros.
Emissão de documentos
O registro e a documentação são partes fundamentais do gerenciamento do estoque de uma empresa. Sempre que um item entra ou sai de seu estoque, algum documento deverá ser emitido, seja uma nota fiscal ou algo semelhante. Até mesmo relatórios podem ser solicitados para controle interno.
Esses documentos também fazem parte de se fazer um controle de estoque efetivo em sua empresa. E é só com um sistema de estoque que você consegue gerenciais esses documentos de forma integrada.
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Em resumo, os sistemas de gestão de estoque são ferramentas transformadoras no mercado atual, onde a eficiência é fundamental. Eles gerenciam o estoque com eficácia e trazem benefícios que aumentam a eficiência operacional, economizam custos e aumentam a lucratividade.
Vale a pena utilizar um Sistema de Estoque?
Com o intuito de se destacarem no mercado, empresas do varejo, indústrias e atacados buscam maneiras mais eficientes de organizar o estoque. Nesses segmentos, a eficiência pode ser um melhor aproveitamento dos espaços físicos, uma redução nos custos de compra, armazenamento ou venda, agilidade na hora encontrar produtos e separá-los para entrega, redução de desperdícios, entre outros.
Tarefas como verificação de estoque, reposição de mercadorias, organização do espaço, atualização de preços, dentre outras, são muito trabalhosas para serem feitas unicamente de forma manual. Por isso, usar a tecnologia para seu próprio benefício já é um avanço em direção a um negócio mais competitivo no mercado.
Isso porque uma empresa que almeja o sucesso tem que pensar na sua produtividade. E o melhor jeito de aumentá-la é automatizando o máximo de tarefas possível, poupando assim o tempo útil de seus trabalhadores e aumentando o rendimento deles.
Por isso, sim. Ter um sistema de estoque é um grande benefício para qualquer empresa.
Caso queira saber mais, conheça o recurso de Controle de Estoque do TotalERP. Além de fazer a gestão dos seus produtos, ele também pode ser integrado com o Controle Financeiro, emissor de Nota Fiscal Eletrônica ou Controle de Inventário, por exemplo.
