A gestão de uma empresa, como todo empresário sabe, não é uma tarefa simples. São inúmeras as rotinas que precisam de atenção para que os fluxos de trabalho ocorram da melhor maneira possível. Isso sem contar a burocracia das demandas legais, as quais acabam, muitas vezes, consumindo um tempo valioso que poderia ser utilizado de forma estratégica.
Com esse cenário, surge uma dúvida bastante comum: qual a melhor forma de realizar a gestão empresarial?
Uma das maneiras mais utilizadas para fazer isso são, de um lado, as planilhas. Por outro, muitas empresas optam por um sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP.
A escolha de um método ou outro leva em consideração, muitas vezes, uma análise mais imediata de custo-benefício. As planilhas são facilmente encontradas de maneira gratuita. Já os melhores ERPs do mercado são pagos, sendo necessário um investimento por parte da empresa para utilizá-los..
Mas será que as planilhas são de fato a melhor maneira de organizar os dados e as informações do seu negócio? Isso você vai descobrir na sequência.
Boa leitura!
Planilhas para gestão da empresa
As planilhas são uma excelente forma de organizar dados e informações. Porém, elas têm suas limitações quando são usadas no contexto empresarial.
Por exemplo, uma quantidade muito grande de informações deixa a planilha sobrecarregada, tornando complexo e demorado fazer análises mais detalhadas e encontrar padrões relevantes nos dados.
Além disso, para explorar os recursos mais avançados oferecidos por arquivos desse tipo (popularmente chamados de “Excel”), é necessário conhecimento e estudo prévio, o que se torna impraticável para muitos empreendedores que precisam lidar com uma variedade de demandas ao mesmo tempo.
Outro ponto crucial é a possibilidade de utilização simultânea entre colaboradores. O Excel ou Google Planilhas, que são dois dos programas mais conhecidos para criação de planilhas, só podem ser utilizados por um usuário de cada vez caso o arquivo esteja salvo localmente no desktop (a menos que você tenha conhecimento do recurso de coautoria ou edite diretamente na nuvem).
O que é um ERP?
ERP é a sigla em inglês para “Enterprise Resources Planning”, termo comumente traduzido como “Sistema de Gestão Empresarial”. Os ERPs são softwares (programas de computador) utilizados por empresas para gerenciar e organizar as principais atividade do dia a dia relacionadas à administração de um negócio, tais como:
- Emissão de documentos fiscais;
- Controle de estoque;
- Gestão de vendas;
- Gestão administrativa;
- Gestão financeira;
- Gestão de produção;
- E muito mais.
E quais são os principais benefícios de um ERP?
- Um ERP permite integrar os principais processos necessários para administrar uma empresa;
- O sistema é capaz de fornecer relatórios atualizados em tempo real;
- Sistemas de ERP permitem um maior contato das áreas da empresa, o que facilita a padronização de informações;
- Os ERPs são essenciais para eliminar a redundância (repetição) de dados dentro do empreendimento, o que ajuda a ganhar tempo e eficiência;
- No geral, todos esses benefícios têm como consequência um ganho na produtividade, gerando economia de horas de trabalho.
Com esse breve panorama, podemos passar à pergunta mais importante.
Para um guia completo sobre o que é um ERP, clique e confira: Sistema de Gestão ERP — tudo o que você precisa saber
Planilhas vs. ERP: qual apresenta mais vantagens?
Vamos comparar alguns pontos-chave tanto dos ERPs quanto das planilhas para poder descobrir qual deles possui as melhores vantagens.
Template planilhas vs. campos pré-configurados do ERP
Na internet é possível encontrar uma grande variedade de templates (formatos) prontos para diversos tipos de planilhas para empresas. Por exemplo: planilha para gestão de estoque, planilha para organização das finanças, planilhas para gestão de clientes e fornecedores etc.
Porém, esses modelos são bastante genéricos e, na maioria das vezes, precisam de alterações para que possam se adaptar à realidade de determinado negócio.
Por isso, muitas empresas optam por criar templates exclusivos que atendam as demandas internas. Isso tem como empecilho o grande tempo gasto para a formatação dos arquivos. Já pensou em criar 15 planilhas do zero para organizar os processos da empresa?
Já o ERP apresenta uma grande vantagem nesse sentido. Tudo o que você precisa preencher já está presente nos campos de cadastro. E, além disso, basta preencher uma vez para que a maior parte das informações fiquem salvas e possam ser replicadas instantaneamente em outros locais.
Probabilidade de erros nas informações nas planilhas e no sistema de gestão
A sobrecarga de dados nas planilhas torna bastante difícil encontrar erros de maneira rápida e eficaz. Além disso, os erros humanos podem ser bastante frequentes e passarem despercebidos por um bom tempo.
O contrário acontece com um ERP. Ele proporciona uma organização visual simplificada que permite a checagem dos dados de maneira mais simples e intuitiva.
Além disso, o próprio software contém validações que ajudam o usuário a não errar, avisando caso ele digite uma informação que não faça sentido, por exemplo.
Como vimos, o sistema de gestão ainda permite que você cadastre informações em um local e use novamente em outros locais. Sem ter que digitar a mesma coisa várias vezes, a chance de errar é muito menor.
Por exemplo: ao registrar uma venda no sistema, você pode usar as informações da venda para gerar uma nota fiscal, sem ter que digitar quase nada a mais.
Consumo de tempo para preencher planilhas vs. fazer cadastros no ERP
Com as informações dos dois tópicos anteriores, já deve ter ficado claro para você quem sai vencedor no quesito consumo de tempo.
Planilhas precisam ser criadas, formatadas, atualizadas manualmente etc…
No nosso exemplo anterior, ao emitir a nota fiscal a partir de uma venda, você ganha o tempo de não ter que digitar tudo de novo. O sistema ainda faz a baixa no estoque do item vendido automaticamente, então você também economiza o tempo de ter que abrir outra planilha, achar cada produto e atualizar o saldo do estoque. Já pensou no tempo gasto para fazer isso manualmente para 100 produtos vendidos todos os dias?
Já os ERPs otimizam a gestão de tempo tanto do empresário quanto dos colaboradores, permitindo focar em áreas e demandas mais estratégicas que ajudarão a fazer o negócio crescer.
Colaboração e conformidade da empresa com a LGPD
Como falamos anteriormente, as planilhas, muitas vezes, são “estáticas”, ou seja, não permitem a colaboração simultânea de mais de um usuário.
Já um sistema de gestão como o TotalERP permite a criação de mais de um usuário para acessar e editar as informações do sistema de maneira simultânea, além de fornecer mais segurança, já que determinado usuário só tem acesso às informações previamente autorizadas. Isso deixa seu negócio com a conformidade legal para atender às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Relatórios empresariais atualizados em tempo real e personalizados
As planilhas permitem a criação de gráficos e tabelas para análise de dados. Mais uma vez, é preciso ter conhecimento para aproveitar as vantagens dessa ferramenta.
Porém, esses gráficos e tabelas são atualizados apenas quando há a entrada manual de novas informações, o que significa que, muitas vezes, os dados estão desatualizados já no momento em que o documento é criado.
O ERP apresenta vantagens em relação a isso: os dados inseridos no sistema são automaticamente colocados nos relatórios, ou seja, eles estão sempre atualizados com as últimas informações. Já pensou na facilidade para o controle de estoque e para auxiliar na gestão de compras?
Isso permite uma grande vantagem para a empresa em data analytics (análise de dados) e insights, pois garante uma análise detalhada que permite a tomada de decisões assertivas.
Confira também: Relatórios Personalizados: descubra as vantagens e como ter em sua empresa!
Como fazer a transição de planilhas para um ERP?
Devemos ter em mente que um sistema de gestão empresarial não tem a pretensão de eliminar todas as planilhas de uma empresa. Como mencionamos, as planilhas tem uma grande vantagem na organização de informações. Um sistema de gestão ajuda a eliminar planilhas supérfluas, ineficientes, desatualizadas ou com uma grande quantidade de informações. Além disso, otimiza o tempo do empreendedor para que possa focar em operações estratégicas para fazer o negócio crescer.
Uma dúvida muito comum sobre a utilização de ERPs por parte de empreendedores que estão começando um negócio é a seguinte: É melhor usar as planilhas nessa etapa do negócio, já que não envolvem custos adicionais ou um sistema específico para gestão empresarial?
Aqui é preciso destacar que quanto mais cedo um sistema de gestão for implementado na empresa, melhor será o controle das informações e dados. Também é importante ter em mente que iniciar uma empresa com um sistema de gestão configurado oferece uma vantagem competitiva, além de proporcionar uma otimização de tempo na implantação do sistema.
Por isso, aproveite para entrar em contato com o TotalERP e descubra todas as opções de planos que temos disponíveis. Com certeza você vai encontrar um que seja perfeito para o momento da sua empresa! Basta clicar no ícone do WhatsApp que aparece na tela para conversar com um especialista.
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