A conformidade fiscal é fundamental para a saúde financeira de qualquer empresa, mas com a Reforma Tributária ela se torna ainda mais importante.
Isso porque, a partir de outubro de 2025, a Lei Complementar nº 214/2025 traz mudanças na emissão de notas fiscais, especialmente na transição para os novos tributos: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição Social sobre Bens e Serviços (CBS).
Para muitos gestores, essa mudança representa um desafio, exigindo uma adaptação rápida e precisa para evitar problemas fiscais.
Porém, é importante destacar que há um período de adaptação para que o governo, sistemas empresariais e empresários se adaptem ao novo leiaute. Esse período vai de outubro a dezembro de 2025, tornando-se obrigatório a partir de janeiro de 2026.
Para te ajudar a entender esse tema muitas vezes complexo, este artigo detalha as principais mudanças ocasionadas pela Reforma Tributária que têm impacto direto na emissão de notas fiscais.
O que muda na emissão de notas fiscais e para que serve o novo leiaute?
A partir de outubro de 2025, os documentos fiscais passam a ter um novo leiaute com a finalidade de incluir campos específicos para o IBS e a CBS. O objetivo é cruzar essas informações para garantir que cada operação esteja em conformidade com a nova legislação.
Tanto a CBS como o IBS devem simplificar o arcabouço tributário brasileiro, incorporando e extinguindo outros tributos para formar o Imposto sobre Valor Adicionado (IVA) Dual.
Na imagem, nova estrutura dos impostos que formarão o IVA Dual.
De outubro até dezembro de 2025, estará em curso o ambiente de produção, o que significa que a nota fiscal precisa, obrigatoriamente, apresentar os novos campos em seu leiaute. Contudo, nesse momento ainda não é obrigatório seu uso, e as validações do IBS, CBS e Imposto Seletivo (IS) ocorrerão apenas caso esses campos estejam preenchidos.
De acordo com o art. 4º da Lei Complementar Nº 214, de 16 de janeiro de 2025, “o IBS e a CBS incidem sobre operações onerosas com bens ou com serviços”. Isso inclui compra e venda, troca ou permuta, dação em pagamento e demais espécies de alienação; locação; licenciamento, concessão, cessão; arrendamento, inclusive mercantil; prestação de serviços, entre inúmeros outros casos previstos na legislação.
Em relação às alíquotas-padrão da CBS e do IBS, a Lei Complementar, em seu art. 14, coloca a competência para a definição da CBS para a União, sendo que cada Estado e Município poderá fixar sua alíquota do IBS. Já o Distrito Federal exercerá as competências estadual e municipal na fixação das alíquotas.
No parágrafo 1º do artigo citado anteriormente, fica estabelecido que, ao definir sua alíquota, cada ente federativo (União, Estados, Municípios e Distrito Federal) pode optar por duas abordagens:
- A primeira é vincular a sua taxa à alíquota de referência de sua esfera, ajustando-a com um acréscimo ou decréscimo em pontos percentuais.
- A segunda opção é definir a alíquota de forma independente, sem qualquer vinculação à taxa de referência estabelecida para a sua esfera federativa.
Atualmente, a alíquota de referência para a CBS deve ser de 9,3%, enquanto a taxa do IBS foi fixada em 18,7%, o que totaliza uma carga tributária de 28% de Imposto sobre Valor Agregado (IVA). Esses valores de alíquotas foram apresentados pelo Secretário Extraordinário da Reforma Tributária, Bernard Appy.
Por que é importante a conformidade para emissão das Notas Fiscais?
Adequar seu negócio a essa nova realidade é fundamental para assegurar que os dados fiscais da sua empresa estejam precisos e refletindo fielmente a nova realidade tributária.
Empresas que negligenciam essa prática enfrentam riscos como:
- Rejeição de notas fiscais: documentos emitidos com o leiaute antigo serão rejeitados, travando operações de venda e serviço.
- Vulnerabilidade a autuações: lançamentos desatualizados, incorretos e que não estão em conformidade com a lei podem gerar multas e penalidades para a empresa, inclusive suspensão de transferências voluntárias.
- Ineficiência operacional: sua equipe pode acabar gastando horas em tarefas repetitivas e manuais para garantir que os documentos estejam em conformidade ou mediar erros ocasionados pela falta de compliance fiscal.
Além disso, a conformidade é uma exigência fiscal. Auditorias e órgãos reguladores demandam registros precisos e comprovantes organizados. Por isso, empresas que automatizam esse processo ganham não apenas em conformidade, mas em produtividade e visibilidade fiscal.
E a recomendação é não deixar para a última hora no momento de fazer essa transição, justamente para evitar esses problemas.
Cronograma de Transição da Reforma Tributária – Marcos Importantes para o Empresário
De acordo com a Receita Federal, todo esse processo que descrevemos deverá culminar em 2033, ano em que se deve atingir a transição integral para o novo modelo, com a extinção do ISS e ICSM.
2026
- Ano teste da CBS e do IBS;
- O montante arrecadado da CBS (0,9%) e do IBS (0,1%) será compensado com o valor devido de PIS e COFINS, no mesmo período de liquidação;
- Ficará isenta a arrecadação da taxa de prova da CBS e do IBS, em 2026, para os contribuintes que cumprirem com as obrigações acessórias, conforme a legislação.
2027 e 2028
- Cobrança da CBS, que será reduzida em 0,1 (um décimo) ponto percentual – CBS: 99,9%
- Extinção do PIS e da COFINS;
- Redução a zero das alíquotas do IPI sobre todos os produtos, exceto aqueles que também sejam industrializados na Zona Franca de Manaus (ZFM);
- Instituição do Imposto Seletivo (IS): Criado para desestimular o consumo de bens e serviços prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente. Incide sobre: produção, extração, comercialização ou importação de itens definidos por lei.
2029 a 2033
- Transição do ICMS e do ISS para o IBS via aumento gradual da alíquota o IBS e redução gradual das alíquotas do ICMS e do ISS;
- 2029: 10% IBS e 90% ICMS e ISS;
- 2030: 20% IBS e 80% ICMS e ISS;
- 2031: 30% IBS e 70% ICMS e ISS;
- 2032: 40% IBS e 60% ICMS e ISS.
2033
- Vigência integral do novo modelo;
- Extinção do ICMS e do ISS.
Apesar de levar um bom tempo, ainda em 2025 os empresários precisam começar a agilizar a transição na emissão de suas notas fiscais para que, em janeiro de 2026, data em que o uso do novo leiaute da nota fiscal se torna obrigatório, já esteja tudo alinhado e funcionando sem problemas.
A padronização da NFSe e Reforma Tributária: como a integração vai transformar sua rotina
De acordo com a Receita Federal, a implementação da Reforma Tributária representa uma oportunidade histórica para o Brasil modernizar sua gestão fiscal ao adotar os princípios da Administração Tributária 3.0.
O cerne da mudança é a digitalização total, que integrará os entes federativos em um sistema único de dados em tempo real. Isso viabilizará um compliance colaborativo, reduzirá custos com automação e substituirá a fiscalização reativa por uma prevenção preditiva de riscos.
Diante dessas transformações, a complexidade da transição para o novo leiaute de notas fiscais e das regras do IBS e CBS exige soluções práticas para o gestor.
Com isso, a adoção de um sistema de gestão ERP robusto , como o TotalERP, é crucial. Essa tecnologia simplifica a adequação às novas obrigações, automatiza a interpretação das regras, minimiza erros que resultam em autuações e elimina tarefas manuais de conciliação.
Ao garantir precisão e eficiência, o sistema transforma a conformidade fiscal de um custo operacional complexo em uma vantagem competitiva, permitindo que sua empresa não apenas cumpra a legislação, mas também otimize seus recursos de forma estratégica.
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