Prepare a imaginação e venha com a gente neste texto entender como a sua empresa funciona.
Pense na seguinte situação: um belo dia você acorda, se arruma, toma café e segue em direção ao trabalho. Você acredita que vai ser apenas um dia normal na sua empresa. Porém, ao chegar no local em que seu negócio ficava, você vê o que parecia impossível de acontecer: sua empresa virou uma pessoa.
Sim, exatamente isso.
Sua empresa (prédio, móveis, computadores, etc…)
se transformou em um adulto de carne e osso.
Olhando aquele novo ser humano, como você o descreveria? Ele está saudável ou anêmico? Parece ser uma pessoa inteligente ou nem tanto? Respira bem ou tem dificuldades? A personalidade é marcante ou é muito parecida com a de diversas outras pessoas que você conhece?
Pode até parecer maluco, mas com um pouco de reflexão conseguimos entender o objetivo deste exercício de imaginação: avaliar a saúde da sua empresa. Usando a criatividade desse jeito, conseguimos analisar o que está indo bem e o que precisa de “cuidados médicos especializados”.
Assim como os órgãos do corpo humano desempenham funções específicas e vitais, existem diversas estruturas que são indispensáveis para o andamento de um negócio. Essas estruturas são os departamentos e, caso um deles esteja enfraquecido, toda a empresa sentirá o impacto.
Sendo assim, ao fazermos uma analogia com o ser humano, podemos chegar a conclusão que alguns órgãos têm semelhanças com alguns departamentos. São eles:
Cérebro = Departamento Administrativo
O cérebro é quem controla os movimentos (voluntários ou involuntários) do corpo humano e um grande processador de informações externas ou internas, como dores, sonhos e pensamentos. Ele é que vai tomar decisões que vão impactar diretamente nossas rotinas.
No mundo empresarial, é no setor administrativo que os resultados negativos (ou seja, as dores) são captados e avaliados, os objetivos são criados (assim como os sonhos nos seres humanos) e as decisões cotidianas são tomadas (os nossos comportamentos).
Além disso, também é no departamento administrativo que o planejamento estratégico da empresa é feito. Nele, os pontos fracos e fortes da empresa são avaliados e ela define onde quer estar nos próximos 2 ou 5 anos. Dessa forma, o planejamento feito pela administração é que vai decidir qual movimento a empresa vai fazer.
Por isso, um negócio inteligente e perspicaz é aquele que consegue avaliar bem os dados, analisar o mercado e os concorrentes, planejar ações, tomar decisões, criar metas, criar formas de alcançar os objetivos traçados e, em caso de resultados ruins, tem a capacidade de aprender com os erros e voltar ao caminho do acerto.
Tenha os Dados mais Importantes da sua Empresa em um só Lugar.
Coração = Departamento Financeiro
Em um ser humano, o coração tem a função vital de bombear o sangue para todo o corpo. Este sangue contém nutrientes, hormônios, hemoglobinas com oxigênio, plaquetas e glóbulos brancos (que agem contra organismos estranhos que entram em nosso corpo, como vírus e bactérias).
Semelhante ao coração, o financeiro de uma empresa também “bombeia” recursos para os outros departamentos, permitindo que cresçam com investimentos, se recuperem de “lesões” ou apenas mantenham o funcionamento normal.
Por isso, assim como é importante cuidar do seu sistema circulatório, sua empresa também precisa cuidar da circulação de capital. E cuidar da circulação de dinheiro envolve controlar tanto o que está entrando (as receitas) como o que está saindo (as despesas).
Se no corpo humano esses cuidados são feitos com a prática de exercícios físicos e uma alimentação balanceada, em um negócio o cuidado com a circulação de dinheiro envolve controlar fluxo de caixa, registrar pagamentos e avaliar dados com uma Demonstração dos Resultados do Exercício (DRE).
Só quem mantém o negócio saudável consegue evitar a anemia e uma perigosa “transfusão de recursos”: os empréstimos bancários com juros altos.
>> Leia também: Sistema Financeiro para Empresas: Por que ter um em seu negócio?
Gerencie o Dinheiro que Entra e que Sai da sua Empresa
Pulmões = Departamento Comercial
Órgão muito interligado ao coração, os pulmões fazem a renovação do oxigênio no sangue. São nos pulmões que acontece a troca de gases (a renovação do O2 e a liberação do CO2) e onde acontece a absorção do novo oxigênio que irá para o coração. Se o indivíduo contrair doenças respiratórias como pneumonia, tuberculose e bronquite ou possuir o hábito de fumar, a capacidade dos pulmões diminui, fazendo com que menos oxigênio entre no corpo.
Por conta desses aspectos, o departamento comercial seria o pulmão da sua empresa. Ele é o responsável por gerar mais receita através das vendas. Essa receita, por sua vez, influencia diretamente no financeiro (o coração da empresa).
Além disso, só uma área comercial saudável vai conseguir prospectar os clientes que são o público-alvo da sua empresa (assim como acontece na inspiração) e eliminar os clientes que não o são (assim como acontece na expiração).
Outro ponto curioso é que os pulmões nos possibilitam falar – algo que combina muito com quem trabalha nesta área.
>> Leia também: Comissão: Como definir valores e metas para os vendedores?
Registre suas e tenha Dados sobre Produtos, Valores e Vendedores
Estômago = Estoque
Comer fornece energia para o resto do corpo. Ao ingerir algo, sua boca irá mastigar, engolir e enviar para o estômago. E é neste órgão que a comida será temporariamente armazenada até ser convertida em nutrientes.
Por conta da característica de armazenamento, o estômago de um ser humano combina muito com o estoque de uma empresa.
Sobre a característica de armazenamento, tanto o estoque quanto o estômago controlam a capacidade do que pode ser guardado. Se um ser humano ficar um longo período sem comer, seu corpo ficará fraco. Porém, se ingerir além do necessário, o resultado será um mal-estar.
Em uma empresa, se você não tiver os produtos mais vendidos estocados, sua consequência será uma queda nas vendas. Porém, se estocar produtos que raramente são vendidos, você estará ocupando um espaço com objetos desnecessários, sobrecarregando seu armazém.
>> Leia também: Descubra como organizar seu estoque de maneira eficiente em 5 passos
Veja quais Produtos são Sucesso de Vendas em Poucos Cliques
E os outros departamentos?
Marketing, Recursos Humanos, Jurídico ou Contabilidade dependem muito do tamanho e da necessidade de incorporar esses setores. Os departamentos que falamos acima são encontrados na maioria das empresas, já que são fundamentais (ou melhor dizendo, os vitais) para o bom funcionamento do negócio.
O que faz da sua empresa a sua empresa?
Cada tipo de negócio, mesmo que atue no mesmo segmento que o seu, é único. As rotinas são diferentes, a visão de mundo dos gestores e a forma como a empresa se comporta no mercado mudam. Algumas são mais contidas e não aceitam correr muitos riscos; outras, mais tradicionais do que inovadores.
Assim, podemos dizer que, como cada um de nós, toda empresa possui uma personalidade única. E esse é um ponto bastante relevante, já que ter um certo nível de autoconhecimento empresarial permite que tomemos decisões mais assertivas no dia a dia.
Mas não é só isso. Ter uma personalidade bem definida é o ponto de partida para se diferenciar de seus concorrentes e ter mais liberdade para agir dentro dos parâmetros estabelecidos, além de aumentar a chance de conquistar e fidelizar clientes.
Quer um Sistema que está sempre Atualizado com as Regras Fiscais?
Então conheça o Total E.R.P.
Conclusão
Se muitas vezes temos dificuldades para entender outro ser humano, conseguir compreender os sinais que uma empresa nos dá pode ser uma tarefa exaustiva. Para poder identificar esses sinais, várias medidas devem ser tomadas.
O primeiro passo é separar as funções de cada departamento e analisar os processos de cada um deles. Só assim você vai conseguir ver se existe alguma dificuldade e em qual departamento ela está. Afinal de contas, é preciso saber onde está o problema e dar uma solução específica para ela.
Para poder identificarmos os sintomas de cada departamento é necessário ter controle das diversas áreas da empresa. Só assim você vai ter dados para entender o que está acontecendo com o seu negócio. Um empresário, por exemplo, pode estranhar seu faturamento baixo e acreditar que a culpa é dos vendedores. Porém, se tiver controle do seu recebimento, pagamentos, fluxo de caixa, estoque e vendas, poderá descobrir que a empresa tem muitos gastos com produtos que ficam empacados nas prateleiras – ou seja, o problema está no estoque e não na área de vendas. Por ter dados e conseguir avaliar o que está acontecendo, ele pode evitar repor o que não está saindo e investir apenas no que vende mais.
Para fazer esse controle, muitos empresários e funcionários usam cadernos ou planilhas. Contudo, a solução mais eficaz e moderna é um Sistema de Gestão Online, como o do TotalERP. Com ele, você registra as informações no campo certo, compara informações e consegue fazer análises com os relatórios, tabelas e gráficos.
Ao fazer esse tipo de gestão (separar as responsabilidades de cada departamento, colocar as informações em um sistema e avaliar os dados e relatórios) você garante que sua empresa trabalhe em sincronia e permaneça saudável.
Peça uma demonstração agora mesmo e comece entender melhor o seu negócio. Basta clicar no ícone do WhatsApp que aparece na sua tela.
