A partir de 1º de maio de 2025, entrou em vigor uma mudança significativa na gestão documental das empresas brasileiras. O Ajuste SINIEF nº 2/2025, publicado no Diário Oficial da União em 16 de abril, estabelece que os arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos deverão ser armazenados por um prazo mínimo de 132 meses, o que equivale a 11 anos – um aumento expressivo em relação ao prazo anterior, que variava entre 5 e 10 anos, dependendo do estado e do tipo de documento.
Qual é o impacto do Ajuste SINIEF nº 2/2025 para as empresas?
A nova regra, aprovada pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) e pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil, padroniza o prazo de guarda em 132 meses, contados a partir da data de autorização da nota fiscal. Essa alteração visa padronizar as obrigações fiscais em todo o território nacional, reduzindo divergências entre os estados e facilitando a fiscalização.
Os documentos abrangidos incluem:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o
- Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e).
Todos esses arquivos, que antes podiam ser descartados após cinco anos em muitos casos, agora precisarão ser mantidos por mais de uma década.
Por que o prazo para guarda de documentos fiscais foi ampliado?
A decisão de estender o período de armazenamento está alinhada com o Código Tributário Nacional (CTN), que prevê um prazo prescricional de até 10 anos para a cobrança de tributos. Ao ampliar a guarda para 11 anos, o fisco garante que os documentos estarão disponíveis mesmo em processos de fiscalização mais longos, evitando a perda de dados essenciais para comprovar créditos ou regularidades fiscais.
Além disso, a medida reforça a segurança jurídica das empresas, já que muitos litígios tributários se estendem por anos. Sem os XMLs originais, as organizações podem perder o direito a compensações ou defesas em autuações.
Como deve ser feita a guarda dos arquivos fiscais?
O Ajuste SINIEF determina que a conservação dos XMLs seja feita exclusivamente em meio digital, com garantias de autenticidade, integridade e disponibilidade. Isso significa que:
- Não será mais aceito o armazenamento físico de documentos fiscais eletrônicos.
- Os arquivos devem ser protegidos contra alterações, exclusões acidentais ou corrupção de dados.
- A empresa precisa assegurar acesso rápido em caso de fiscalização.
Para cumprir essas exigências, muitas organizações estão migrando para soluções em nuvem com criptografia ou adotando sistemas de gestão fiscal (ERP) com capacidade de armazenamento em larga escala. O uso de um certificado digital também será essencial para validar a autenticidade dos documentos.
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Riscos do Descumprimento do prazo para guardar documentos fiscais
Empresas que não se adaptarem à nova regra poderão enfrentar multas, perda de créditos fiscais e dificuldades em processos administrativos ou judiciais. Cada estado tem autonomia para definir penalidades, mas a tendência é que as sanções se tornem mais rígidas, especialmente em auditorias de longo prazo.
Como se preparar para a mudança?
- Avalie a capacidade de armazenamento atual – Verifique se seus sistemas suportam a retenção de documentos por 11 anos.
- Atualize softwares de emissão fiscal – Certifique-se de que seu ERP ou sistema de notas esteja em conformidade.
- Implemente políticas de backup e segurança – Utilize criptografia e armazenamento em nuvem confiável.
- Treine a equipe – Garanta que os responsáveis pela gestão documental conheçam e tenham a capacidade de implementar as novas regras.
Para mais informações, consulte o Ajuste SINIEF nº 2/2025 ou procure um especialista em contabilidade tributária.
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A ampliação do prazo de guarda de XMLs para 11 anos representa um desafio operacional e tecnológico para as empresas, mas também uma oportunidade para modernizar a gestão fiscal. Quem se antecipar e investir em soluções robustas de armazenamento evitará riscos e garantirá conformidade com as exigências do fisco.
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