OKR: Use a metodologia do Google e do Walmart na sua empresa.

Traçar objetivos é essencial para uma empresa ter metas claras, funcionários focados e tarefas organizadas por prioridade. Aprenda a fazer isso no seu negócio com OKRs.

Vamos imaginar a seguinte situação: três empresários estão sendo entrevistados por um investidor. As empresas deles atuam no mesmo mercado e estão concorrendo a uma rodada de investimento. O valor é bom e ajudaria no capital de qualquer um dos negócios.

Então uma pergunta decisiva é feita pelo investidor:

O que você deseja que aconteça no próximo ano na sua empresa?

• O primeiro empresário demora um pouco para pensar e acaba dizendo algo como “continuar tocando o negócio da família”.
• O segundo tem uma resposta mais rápida na ponta da língua e diz que pretende dobrar o lucro da empresa.
• Por fim, o terceiro coincidentemente tem como desejo que a empresa lucre o dobro.

Curioso com o segundo e o terceiro empresário, o investidor questiona:

Como vocês pretendem dobrar a empresa de vocês?

• O segundo empresário diz que tem várias ideias em mente, como construir uma sede mais moderna, criar um departamento de TI e fazer um evento de fim de ano que incentive os funcionários.
• Já o terceiro candidato comenta que pretende alcançar a meta de 4 mil clientes, melhorar o ticket médio para R$ 500, reduzir gastos em 10% e implantar a nova metodologia de vendas.

Após essas perguntas, o investidor dispensa os dois primeiros candidatos e investe na empresa do terceiro. Você sabe por quê?

Mesmo que seja apenas um exemplo, esses três casos representam diferentes tipos de empresas que encontramos no mercado. Vamos identificar cada uma delas, entender o porquê da terceira ter sido escolhida pelo investidor do exemplo e ver o que tudo isso tem em relação com o OKR.

O primeiro tipo de empresa

Nesse primeiro caso, a empresa não tem um objetivo. A frase “continuar tocando o negócio da família” é muito genérica. Essa falta de um propósito bem definido prejudica o próprio negócio, o desenvolvimento dos departamentos e o trabalho dos colaboradores. Isso porque não esclarece para ninguém qual o objetivo é o que deve ser feito para atingi-lo. Assim, funcionários, investidores, donos e sócios irão remar para várias direções – algumas até opostas.

Muitas empresas podem ser representadas no primeiro empresário. Esse tipo de negócio é formado por pessoas que entendem o valor do trabalho pesado. Também são pessoas que construíram tudo com muita garra. Porém, a parte técnica e operacional ultrapassa a estratégica – em outras palavras, sabem como fazer, mas nunca planejam onde querem chegar.

Apesar de todo o esforço admirável, esse modelo só se sustenta até certo ponto. Normalmente, só até quando as decisões são centralizadas no gestor e os poucos funcionários dialogam bem entre si. Depois disso, conforme a complexidade aumenta, a empresa contrata mais funcionários, a hierarquia de cargos aparece e os rumos da empresa ficam dispersos (cada indivíduo entende algo diferente).

Como consequência, ou a empresa deve aprender a planejar efetivamente ou vai entrar para o grupo de negócios que fecham por conta de problemas com gestão.

O segundo tipo de empresa

No segundo cenário, podemos até pensar que o empresário está preparado. Contudo, se olharmos atentamente, vamos ver que não. Isso porque as estratégias dele para dobrar o lucro da empresa não tem relação alguma com o objetivo traçado.

Por mais importante que seja construir uma sede mais moderna, criar um departamento de TI ou incentivar os funcionários com um evento, elas não impactam no objetivo comentado pelo gestor.

Nesse caso, o negócio está em um momento de transição: até entende a importância de ter um objetivo, mas ainda não entendeu como executá-lo. Desse modo,  não há como saber se está próximo ou distante de dobrar o lucro, já que as estratégias não estão alinhadas e não ajudam a medir o cumprimento da meta.

O terceiro tipo de empresa

Você já deve ter entendido o porquê do terceiro candidato sair vitorioso. Seja para ganhar investimento, para pedir crédito para o banco ou até mesmo para os funcionários, ter um objetivo claro é um benefício para todos. E, com metas alinhadas ao objetivo maior, o terceiro empresário conseguiu provar que planejava bem o rumo da empresa e que o investimento retornaria.

Obviamente isso tem relação com o planejamento estratégico de cada empresa. Apesar do planejamento ser algo complexo e depender de outros fatores e informações, uma metodologia pode ajudar a sua empresa a não ser mais o primeiro ou o segundo empresário, mas sim o terceiro. Conheça agora o OKR, que irá ajudar seu negócio com todas essas questões.

O que é OKR?

OKR (Objectives and Key Results) é um termo que significa, em tradução livre “objetivos e resultados-chave”. Trata-se de uma metodologia famosa que já foi aplicada em empresas como Intel, Google, LinkedIn, Facebook, Netflix, WalMart, Spotify e outras tantas. Esse método surgiu da soma e aprimoração de outros processos, como o M.B.O., o Balanced Scorecard e o S.M.A.R.T.. Todos esses também tinham o mesmo foco do OKR: a definição de metas.

A principal característica dos OKRs  é a formulação de:

a) objetivos relacionados à missão, valores e estratégia corporativa;
b) metas (resultados-chave) que ajudem a cumprir os objetivos estipulados.

O que é um Objetivo (O de OKR)?

Um objetivo de OKR é um sonho que a empresa, o departamento ou os colaboradores desejam. Eles são qualitativos, aspiracionais e possuem prazos e responsáveis bem delimitados. Em resumo, é a meta principal a ser alcançada.

O que é um Resultados-chave (KR de OKR)?

Não basta ter um objetivo. É preciso ter resultados-chave também.

Os resultados-chave são critérios que a empresa ou o departamento devem fazer para completar o objetivo. Eles funcionam como indicadores e mensuram o quanto de esforço falta para a conclusão da meta definida.

Recomenda-se que cada objetivo organizacional pode ter até 3 resultados-chave, dependendo do tamanho da sua empresa. Já o objetivo departamental pode ter até 5. Mais do que isso, são muitos fatores para um departamento controlar.

Existem alguns tipos de Resultados-chave. São eles:

• Valor: alcançar determinado número, como “alcançar a meta de 4 mil clientes”;
• Qualidade: melhorar algum processo, como “melhorar o ticket médio para R$500”;
• Eficiência: menos tempo ou recursos, como “reduzir gastos em 10%”;
• Milestone: cumprimento de entrega de projetos, como “implantar a nova metodologia de vendas”.

Para uma melhor definição de resultados-chave, usar a metodologia S.M.A.R.T. é uma ótima dica, já que ela auxilia a pensar metas mais específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais.

> Leia também: Metas S.M.A.R.T.: aprenda o método com ajuda do livro “Alice no País das Maravilhas”

Para criar um OKR, podemos usar uma frase que ajuda a resumir a intenção desta metodologia:

Eu quero (Objetivo), que pode ser mensurado por (Resultados-Chave).

Então, supondo que uma empresa queira alcançar relevância no mercado latino-americano, o OKR dela poderia ser:

Eu quero Dominar a América Latina, que pode ser mensurado por:

• crescer 20% em número de clientes;
• ter vendas internacionais de pelo menos R$ 2 milhões;
• e abrir uma filial em 2 novos países.

Ou seja, o crescimento no número de clientes, as vendas internacionais, e a abertura de filiais são formas de saber se ela conseguiu ou não a meta de dominar a América Latina.

Esse exemplo é para um objetivo organizacional, que deve acontecer em um ou dois anos segundo a metodologia de OKR. Já para os departamentos da empresa, podem acontecer 3 ciclos de 4 meses ou 4 ciclos de 3 meses ao longo de um ano. A escolha depende da necessidade da na hora da implantação da metodologia.

E quais as vantagens da metodologia OKR?

Além de resolver os problemas relacionados a objetivos, dando direcionamento para a empresa, os OKRs também ajudam a resolver dificuldades mais invisíveis. Algumas delas são:

• Alinhamento, transparência e melhor comunicação entre a empresa, diretoria e as equipes: como dito anteriormente, todos vão tomar rumos diferentes se não tiverem objetivos bem definidos. Por isso, o OKR cria um único alvo a ser atingido, fazendo com que todos os departamentos e funcionários trabalhem em prol do bem comum. Com tudo esclarecido, o entendimento melhora e os ruídos na comunicação são reduzidos drasticamente;

• Foco dos colaboradores com suas atividades: se ninguém sabe para onde vai, fica mais fácil desviar a atenção. Isso faz com que os funcionários não façam tarefas importantes ou priorizem outras, por exemplo;

• Dificuldade do colaborador notar como suas contribuições impactam na empresa: sem um foco delimitado, todos os esforços dos funcionários parecerão inúteis. Mas, após criar objetivos e resultados-chave, os funcionários conseguem ver um “horizonte” e como a sua função ajuda a empresa a alcançá-lo;
• Estímulo à produtividade a partir de metas desafiadoras: com um problema a ser resolvido, os funcionários vão precisar pensar fora da caixa e vir com soluções diferentes e criativas. Portanto, um estímulo à inovação e melhoria contínua da sua empresa;

Como implantar o OKR na minha empresa?

Antes de começar na metodologia em si, é necessário que o seu negócio passe por etapas anteriores de planejamento. Análise SWOT, matriz BCG, análise de concorrentes e do mercado são algumas sugestões do que pode ser feito e que são fundamentais para se ter uma visão estratégica da empresa. Após a realização desses estudos, sua empresa terá um preparo maior para definir OKRs.

Veja o passo a passo para implantar o método no seu negócio:

1 – Equipe para o OKR organizacional.

Comece definindo responsáveis a nível gerencial. Eles irão auxiliar na definição dos OKRs organizacionais.

2 – Equipe para os OKRs departamentais

Crie também equipes departamentais. Dependendo do tamanho da sua empresa, uma equipe pode ser formada por alguns responsáveis ou por todo o departamento. Essa equipe irá formular OKRs para os próprios departamentos.

3 – Reunião para o OKR organizacional

Faça uma reunião com o nível gerencial para discutir sobre os desejos da empresa para os próximos um ou dois anos. Após o objetivo, destrinche os resultados-chave.

4 – Apresente para as equipes departamentais

Depois de pronto, apresente o que foi feito para as equipes departamentais. Conforme for a cultura da sua empresa, as equipes podem fazer perguntas e contribuições (seguindo um modelo mais bottom-up) ou apenas ficar conhecendo mais do planejamento do negócio, sem contribuir (decisões top-down). Seja como for, é importante que as equipes departamentais saibam as expectativas organizacionais, uma vez que o OKR organizacional irá influenciar os OKRs departamentais.

5 – Reunião para criar os OKRs departamentais

Em sequência, as equipes departamentais (só entre os responsáveis ou com mais funcionários) irão criar os OKRs departamentais. Cada departamento também deverá criar seus objetivos e resultados-chave, mas pensando em períodos de 3 ou 4 meses.

6 – Apresente os OKRs para toda a empresa

Depois de criados, todos os OKRs (organizacionais e departamentais) deverão ser apresentados para toda a empresa, causando transparência e sinergia.

7 – Atividades rotineiras para atingir os resultados-chave departamentais

Após isso, cada departamento deverá formular atividades para que os resultados-chave sejam cumpridos ao longo do ciclo de 3 ou 4 meses do OKR.

8 – Acompanhe e faça revisões

Por fim, não se esqueça de acompanhar o desenvolvimento dos departamentos. Por isso, faça revisões mensais e verifique possíveis dificuldades.

Relato de sucesso

Não precisa ir muito longe para saber se os OKRs de fato funcionam: o TotalERP implantou essa metodologia já há bastante tempo. Desde então, nossa equipe teve mais foco e identificou ou melhorou processos internos – graças ao trabalho estratégico aliado ao operacional.

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