Ao buscar um sistema de gestão empresarial (ERP) para a sua empresa, é importante compreender os principais recursos que devem ser levados em consideração. Um ERP é uma ferramenta abrangente que integra e automatiza processos de negócios, proporcionando eficiência e controle. No entanto, cada organização tem suas necessidades específicas, por isso é essencial identificar os recursos essenciais para atender aos objetivos do seu negócio.
Um dos principais recursos a serem considerados é a capacidade de integração. Um sistema de ERP eficiente deve ser capaz de se integrar com outros sistemas e aplicativos existentes em sua empresa, como sistemas de contabilidade, gestão de estoque e, caso seja uma loja online, com a plataforma de e-commerce. A integração perfeita entre diferentes áreas e processos garante a troca de informações em tempo real, evitando retrabalho e melhorando a eficiência operacional.
Como veremos a seguir, são inúmeros os recursos que você deve prestar atenção no momento de escolher uma empresa de ERP. Para ajudar, selecionamos os recursos básicos e avançados que não podem faltar em empresas que desejam aproveitar as potencialidades de um sistema de gestão para crescer mais e se manter competitivas.
Emissão de documentos fiscais: agilidade e conformidade legal são essenciais
A emissão de documentos fiscais é uma atividade essencial para qualquer empresa. É por meio desses documentos que as transações comerciais são formalizadas perante a legislação tributária e as obrigações fiscais são cumpridas. Além disso, a correta emissão e gestão desses documentos são fundamentais para evitar problemas legais, manter a conformidade e garantir a agilidade nos processos internos.
Um sistema de gestão empresarial (ERP) eficiente deve oferecer recursos robustos para a emissão de documentos fiscais. Isso inclui a capacidade de gerar automaticamente notas fiscais eletrônicas (NF-e), cupons fiscais, notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e) e outros documentos exigidos pelas autoridades fiscais a partir de uma venda ou prestação de serviço. A automatização desse processo reduz erros e retrabalhos, economizando tempo e recursos da empresa.
Além da emissão propriamente dita, é importante que o ERP seja capaz de gerenciar de forma integrada os documentos fiscais emitidos. Isso inclui a emissão de DANFEs (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), o armazenamento seguro dos documentos, a consulta rápida e a geração de relatórios fiscais. Com esses recursos, é possível manter um controle efetivo das transações realizadas, facilitar a auditoria fiscal e agilizar os processos de fechamento contábil.
Outro ponto relevante é a adequação do sistema às constantes mudanças na legislação tributária. As obrigações fiscais e os padrões de emissão de documentos estão em constante evolução, e o ERP precisa ser atualizado de acordo com essas mudanças. Portanto, ao escolher um sistema de gestão, certifique-se de que ele esteja em conformidade com as normas fiscais vigentes e seja capaz de acompanhar as atualizações sem causar impactos negativos na operação da sua empresa.
Portanto, avalie cuidadosamente os recursos oferecidos pelo sistema e escolha aquele que melhor atenda às necessidades da sua empresa, proporcionando agilidade, segurança e tranquilidade no cumprimento das obrigações fiscais.
Estoque: mais controle e menos dor de cabeça
Equilibrar a oferta de produtos para atender à demanda dos clientes, evitando excessos e custos desnecessários, nem sempre é tarefa fácil. Mas acredite, um sistema de gestão empresarial (ERP) pode ser um verdadeiro aliado na resolução dessas dores e otimização de seus processos.
Uma das suas principais preocupações provavelmente é o excesso de estoque. Afinal, manter um volume excessivo de produtos pode gerar obsolescência, desperdício de capital de giro e de espaço físico. No entanto, com um sistema de gestão adequado, você pode ter uma visão clara do seu estoque, acompanhando o histórico de vendas e prevendo a demanda futura com base em dados precisos.
Outro problema comum na gestão de estoque é a falta de produtos nos momentos cruciais. Perder vendas devido à falta de itens em estoque pode prejudicar sua reputação e gerar insatisfação nos clientes. Mas não se preocupe, um ERP eficiente permitirá um controle preciso do seu estoque, incluindo o monitoramento dos níveis mínimos e a definição de alertas de reposição. Com isso, você poderá antecipar a necessidade de reabastecimento e garantir que seus produtos estejam sempre disponíveis quando seus clientes precisarem.
Além disso, sabemos que a gestão de estoque envolve aspectos importantes, como controle de lotes e validades. Nesse sentido, um sistema de ERP adequado oferece recursos para registrar informações cruciais, como datas de validade, números de lote e origem dos produtos. Com um sistema integrado, você terá um controle preciso dessas informações, facilitando auditorias e garantindo a conformidade com regulamentações e normas de segurança, especialmente em setores como alimentos, medicamentos e produtos químicos.
Controle financeiro de verdade
A gestão financeira é um dos pilares fundamentais para o sucesso do seu negócio. Ter controle total sobre as finanças é essencial para tomar decisões estratégicas, evitar problemas de fluxo de caixa e garantir a sustentabilidade do empreendimento. E é aí que um sistema de gestão empresarial (ERP) entra em cena, oferecendo as ferramentas necessárias para uma gestão financeira eficiente.
Uma das principais dores que enfrentamos no mundo dos negócios é a falta de visibilidade sobre as finanças da empresa. É comum se deparar com pilhas de documentos, planilhas desatualizadas e dificuldade em obter informações financeiras claras e precisas. Com um ERP adequado, você terá um painel de controle financeiro que fornecerá uma visão completa das suas receitas, despesas, fluxo de caixa e indicadores-chave de desempenho. Dessa forma, você terá acesso instantâneo a informações atualizadas e poderá tomar decisões embasadas em dados concretos.
Outra dor frequente na gestão financeira é a falta de integração entre os processos. Muitas vezes, a área financeira opera de forma isolada, o que gera dificuldades na conciliação bancária, no fechamento de contas e no controle de pagamentos e recebimentos. Com um sistema ERP, todos os departamentos da empresa são integrados, permitindo que as informações financeiras sejam compartilhadas de forma automática e precisa. Isso simplifica os processos, reduz erros e retrabalho, e proporciona uma visão completa em tempo real das finanças do seu negócio.
Gestão administrativa
Pense na gestão administrativa como o alicerce do seu negócio. Ela envolve uma série de atividades que garantem o funcionamento eficiente da empresa, desde o gerenciamento de documentos até o controle de tarefas e a comunicação interna. Para facilitar essa jornada, um sistema de gestão empresarial (ERP) pode ser o parceiro ideal para simplificar processos e otimizar sua rotina administrativa.
Uma das dores mais comuns na gestão administrativa é a sobrecarga de trabalho manual. Afinal, lidar com pilhas de papéis, documentos desorganizados e planilhas complexas consome tempo e pode gerar erros. Com um ERP adequado, você poderá digitalizar e centralizar todas as informações importantes, como contratos, registros de funcionários e histórico de compras. Isso significa que você terá acesso rápido e fácil a dados atualizados, eliminando a papelada desnecessária e agilizando suas operações administrativas.
Outra função administrativa muito importante é o controle dos acessos ao sistema para permitir que apenas os colaboradores autorizados possam acessar e editar informações, o que é importante para adequar sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Com tudo isso, é possível garantir mais segurança jurídica e diminuir o risco trabalhista.
Indicadores e relatórios
Tomar decisões embasadas em dados é essencial para impulsionar o sucesso do seu negócio. Acompanhar indicadores-chave de desempenho e ter acesso a relatórios precisos é fundamental para avaliar o progresso, identificar oportunidades e tomar ações estratégicas. E é aí que um sistema de gestão empresarial (ERP) se torna seu aliado, transformando dados em insights valiosos.
Uma das dores mais comuns no mundo dos negócios é a falta de visibilidade sobre os resultados e o desempenho da empresa. Muitas vezes, as informações estão dispersas em diferentes sistemas ou em planilhas, dificultando a análise e a tomada de decisões. Com um ERP adequado, você terá acesso a indicadores e relatórios consolidados, que apresentam de forma clara e objetiva os principais dados sobre vendas, estoque, financeiro, entre outros. Isso permitirá avaliar o desempenho do negócio de forma precisa e rápida, identificando tendências, pontos de melhoria e oportunidades de crescimento.
>> Leia também: A Importância dos Indicadores para o Sucesso do seu Negócio
Gestão de vendas
A capacidade de gerenciar eficientemente o processo de vendas, acompanhar as oportunidades e converter leads em clientes é essencial para impulsionar seus resultados. Nesse sentido, contar com um sistema de gestão empresarial pode ser a chave para otimizar sua gestão de vendas e alcançar o crescimento desejado.
Um problema muito comum dentro das empresas é a dificuldade de gerenciar os processos de vendas de forma eficiente. É comum encontrar empresários sobrecarregados com tarefas manuais, como atualização de planilhas, envio de propostas e acompanhamento de follow-ups. Um sistema ERP moderno oferece recursos que automatizam essas atividades, permitindo que você tenha mais tempo para se concentrar no relacionamento com os clientes e na estratégia de vendas. Através do sistema, você pode automatizar tarefas repetitivas, criar fluxos de trabalho personalizados e receber alertas sobre atividades importantes, tornando todo o processo mais ágil e eficiente.
Ao procurar um ERP com gestão de vendas eficiente, atente-se para a presença (ou não) das seguintes funcionalidades:
- Possibilidade de controlar as vendas de toda a empresa em tempo real;
- Incentivar os vendedores com comissões desafiadoras;
- Aumentar suas chances de vender usando tabelas de descontos;
- Ganhar tempo com a venda simplificada;
- Integrar com os módulos Financeiro, Estoque e Emissão de Documentos Fiscais para uma gestão completa
Com um sistema de gestão de vendas eficiente, você poderá otimizar seus processos, aumentar a produtividade da equipe e impulsionar seus resultados comerciais.
Ser na nuvem
Quando se trata de escolher um sistema de gestão empresarial (ERP), uma das decisões mais importantes a serem tomadas é optar por um ERP na nuvem ou um instalado localmente. Ambas as opções têm características distintas, mas hoje vamos explorar as vantagens de um ERP baseado em nuvem.
Imagine não ter que se preocupar com a instalação e manutenção de servidores locais, com atualizações de software ou com o armazenamento físico de dados. Essa é a liberdade que um ERP na nuvem proporciona. Com um ERP na nuvem, todas as suas informações e dados são armazenados de forma segura em servidores remotos, acessíveis a qualquer momento e de qualquer lugar com conexão à internet. Isso significa que você pode acessar suas informações comerciais, acompanhar seu negócio e tomar decisões estratégicas mesmo quando estiver fora, seja em uma reunião com clientes ou em uma viagem de negócios.
Além da flexibilidade de acesso, um um sistema de gestão na nuvem oferece escalabilidade para acompanhar o crescimento do seu negócio. Você não precisa se preocupar em adquirir novos servidores ou investir em infraestrutura de TI sempre que sua empresa crescer. Por meio da nuvem, você pode aumentar ou diminuir sua capacidade de acordo com as necessidades do seu negócio, sem interrupções ou gastos excessivos. Essa escalabilidade permite que você se adapte facilmente às mudanças do mercado e aproveite oportunidades de crescimento sem se preocupar com limitações tecnológicas.
Outra vantagem significativa de um ERP na nuvem é a segurança dos dados. Os provedores de ERP na nuvem investem pesadamente em medidas de segurança avançadas para proteger seus dados comerciais. Isso inclui criptografia de dados, backup regular, monitoramento de segurança e controle de acesso. Em comparação com um ERP instalado localmente, onde a responsabilidade de garantir a segurança dos dados recai em você, um ERP na nuvem oferece uma camada adicional de proteção e tranquilidade.
Adicionalmente, um ERP na nuvem elimina a necessidade de atualizações de software. As atualizações são realizadas automaticamente pelos provedores de ERP na nuvem, garantindo que você tenha sempre acesso às últimas funcionalidades e melhorias do sistema. Isso permite que você se concentre nas operações do seu negócio, sem se preocupar com a manutenção do software.
Suporte de qualidade
Quando você opta por implementar um sistema de gestão empresarial na sua empresa, é fundamental garantir que você terá um suporte de qualidade ao longo de todo o processo. O suporte adequado é essencial para que você possa aproveitar ao máximo os recursos do sistema, solucionar eventuais problemas e garantir seu pleno funcionamento.
Um suporte de qualidade significa ter uma equipe especializada pronta para atender às suas demandas. Ao escolher um ERP, certifique-se de que a empresa oferece um suporte técnico competente, com profissionais treinados e prontos para ajudar. Esses especialistas serão seus parceiros durante todo o processo de implantação e utilização do ERP, esclarecendo dúvidas, fornecendo orientações e solucionando problemas técnicos. Um suporte de qualidade significa ter alguém com experiência disponível para responder às suas perguntas e resolver suas dificuldades de forma rápida e eficiente.
Outro aspecto importante de um suporte de qualidade é a disponibilidade. Problemas e dúvidas podem surgir a qualquer momento e é fundamental que você tenha um suporte acessível quando precisar. Verifique se o provedor de ERP oferece um suporte durante o horário comercial e oferece uma Central de Ajuda para que você mesmo consiga descobrir a solução para problemas .
Além disso, um suporte de qualidade também inclui treinamento adequado. Quando você adota um novo sistema ERP, é essencial que sua equipe esteja preparada para utilizá-lo de forma eficiente. Um bom provedor de ERP fornecerá treinamento abrangente para capacitar seus colaboradores no uso do sistema, permitindo que eles aproveitem todos os recursos disponíveis. Isso garantirá uma transição suave e evitará dificuldades desnecessárias no dia a dia.
TotalERP: Tudo o que sua empresa precisa está no nosso sistema
Você já se perguntou se existe um sistema de gestão empresarial que reúne todos os recursos essenciais para impulsionar o sucesso do seu negócio? A resposta é sim! Apresentamos o TotalERP, o software de gestão completo que coloca sua empresa no caminho do crescimento e eficiência. Com uma ampla gama de recursos e uma abordagem centrada no cliente, somos a solução definitiva para atender às necessidades do seu negócio.
Com o TotalERP, você terá acesso a um conjunto abrangente de ferramentas que cobrem desde a gestão financeira e administrativa até a gestão de vendas e estoque. Esqueça a complicação de lidar com vários sistemas separados para diferentes áreas do seu negócio. Com o TotalERP, tudo o que sua empresa precisa está em um só lugar, proporcionando maior integração, agilidade e simplicidade no gerenciamento das operações.
Não perca mais tempo com sistemas fragmentados e soluções que não atendem às necessidades do seu negócio. O TotalERP está aqui para simplificar sua vida empresarial, oferecendo um conjunto completo de recursos, suporte de qualidade e a garantia de que tudo o que sua empresa precisa estará disponível em um único sistema. Aproveite a oportunidade de impulsionar o crescimento, a eficiência e a lucratividade do seu negócio. Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como podemos ajudar sua empresa a alcançar todo o seu potencial.
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