Em um mundo empresarial cada vez mais competitivo, a eficiência operacional é a chave para o sucesso. Em razão disso, controlar com precisão o setor financeiro da empresa, independente do tamanho, não é apenas uma necessidade, mas uma estratégia vital para a sustentabilidade e crescimento do negócio.
Neste contexto, a conciliação bancária emerge como um componente crítico da gestão financeira, sendo fundamental para manter a integridade das informações contábeis e a saúde financeira da empresa.
Para esclarecer um tema que tem tamanha importância na vida dos empresários, este texto irá ajudá-lo a compreender como otimizar o processo de conciliação, garantindo que sua empresa possa se beneficiar ao máximo dessa prática.
O que é Conciliação Bancária?
De maneira bem simples, conciliação bancária é o processo de verificar a consistência entre os registros financeiros da empresa e os extratos bancários.
É uma prática contábil que assegura que todas as transações estejam corretamente registradas nos registros internos da empresa, permitindo identificar discrepâncias, como erros de lançamento, fraudes ou desvios financeiros.
Ao realizar a conciliação bancária de forma eficiente, é possível ter uma visão clara do fluxo de caixa, o que ajuda na tomada de decisões financeiras mais informadas. Também mantém um controle rigoroso sobre as movimentações financeiras, o que é essencial para a saúde e o planejamento estratégico do negócio.
Imagine, por exemplo, que você é o proprietário de uma distribuidora de bebidas. Em um dia, vendeu R$ 700,00, em outro R$ 450,00 e no seguinte R$ 1.000,00.
É importante manter um controle interno dessas movimentações para que não haja problemas mais tarde. Geralmente, isso é feito por meio de planilhas, mas, dependendo do volume de vendas de sua empresa, isso pode ser quase impraticável.
Uma alternativa mais eficiente é utilizar um software de gestão com frente de caixa (também conhecido como Ponto de Vendas). Assim, todas as transações ficam automaticamente registradas no sistema, o que poupa um tempo valioso.
No momento de fazer a conciliação, será necessário verificar se todos os valores acima que foram vendidos pela distribuidora de bebidas entraram de fato na conta corrente. Uma das maneiras de fazer isso é emitir seu extrato bancário para o período em análise e comparar as informações registradas no sistema com as informações da sua conta.
Ao fazer o que foi descrito acima, você está realizando a conciliação bancária da empresa! Porém, isso deve ser feito para todas as transações, englobando tanto as entradas e saídas dos diversos meios de pagamento com os quais você trabalha (dinheiro, cartão de débito e crédito, boletos etc.)
Mas por que isso é tão importante?
Vamos voltar ao exemplo da distribuidora de bebidas. Durante a conciliação, você percebeu que há uma venda registrada no seu sistema de gestão que não aparece no extrato bancário. Investigando mais a fundo, descobre que foi um erro de lançamento: a venda foi registrada duas vezes por engano. Sem a conciliação bancária, esse erro poderia inflar artificialmente sua receita, afetando a análise de desempenho e a tomada de decisão. Com esse processo, você não só corrige o erro, mas também reforça a precisão dos seus registros financeiros, garantindo que as decisões futuras sejam baseadas em informações confiáveis.
De maneira geral, além de garantir um controle mais efetivo das movimentações financeiras, a conciliação bancária também ajuda a identificar fraudes internas, além de melhorar o planejamento orçamentário e a previsão do fluxo de caixa do seu negócio.
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Evitando erros e aumentando a eficiência da conciliação bancária
Para evitar erros comuns na conciliação bancária, é essencial adotar um conjunto de práticas rigorosas e atenção aos detalhes. Primeiramente, é recomendável realizar a conciliação bancária regularmente, preferencialmente de forma diária ou semanal, para que as discrepâncias sejam detectadas e corrigidas o mais rápido possível.
Utilizar softwares de gestão financeira integrados diretamente com as contas bancárias da empresa permite automatizar partes do processo e minimizar erros de entrada manual de dados. Alguns sistemas podem sincronizar automaticamente com as contas bancárias, importando transações e categorizando-as corretamente, o que ajuda a poupar o seu tempo e de seus colaboradores.
Além disso, a utilização de relatórios e dashboards para monitorar o processo de conciliação em tempo real pode ajudar a identificar rapidamente discrepâncias e tendências, permitindo intervenções imediatas quando necessário.
Outro ponto que merece atenção é o treinamento adequado da equipe responsável pela conciliação bancária. Isso ajuda a assegurar que todos os envolvidos compreendam a importância do processo e estejam atentos a possíveis inconsistências.
Por fim, revisões periódicas por uma parte independente, como um contador, podem oferecer uma camada adicional de verificação, ajudando a identificar e corrigir erros que possam ter passado despercebidos.
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Automação da conciliação bancária
A automação da conciliação bancária oferece uma série de vantagens que podem transformar a gestão financeira de uma empresa. Uma das principais é a economia de tempo: ao invés de horas gastas em processos manuais, cotejando informações internas com os extratos bancários, a automação permite que as transações sejam conciliadas em minutos. Isso libera os funcionários para se concentrarem em tarefas mais estratégicas e analíticas. Além disso, a precisão é significativamente melhorada, pois a automação reduz o risco de erros humanos, garantindo que os dados financeiros sejam confiáveis e precisos.
Outro benefício é a melhoria na consistência dos processos. Com a automação, cada transação é tratada da mesma maneira, seguindo regras pré-definidas, o que resulta em um processo de conciliação uniforme e padronizado. Isso é especialmente útil para empresas com um grande volume de transações ou aquelas que operam em múltiplas localidades, onde a consistência entre diferentes áreas é crucial.
A automação também aumenta a visibilidade e o controle sobre as finanças da empresa. Os sistemas automatizados geralmente vêm relatórios que fornecem insights em tempo real sobre o status financeiro, permitindo uma resposta rápida a qualquer problema que possa surgir. Isso pode melhorar a tomada de decisão e ajudar na identificação de tendências ou problemas recorrentes.
Além disso, a automação pode melhorar a segurança dos dados financeiros. Os sistemas automatizados podem incluir controles de acesso, o que ajuda a prevenir fraudes e garante que apenas pessoal autorizado possa acessar informações sensíveis. Isso é fundamental para a conformidade regulatória e segurança da empresa.
Por fim, a automação da conciliação bancária pode facilitar a escalabilidade dos negócios. À medida que a empresa cresce, o volume de transações aumenta, e sistemas manuais podem se tornar insustentáveis. Um sistema automatizado pode se adaptar facilmente a um volume maior de transações sem a necessidade de aumentar proporcionalmente a equipe de finanças, permitindo que a empresa cresça sem ser impedida por limitações de processamento financeiro.
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TotalERP CASH: conta digital integrada a sistema de gestão com conciliação bancária automatizada
O TotalERP tem à sua disposição uma solução que possibilita a abertura de conta digital para pessoas jurídicas com integração ao sistema, o que possibilita a conciliação automática, no módulo financeiro do sistema, dos recebimentos em Pix e boleto.
Trata-se de TotalERP CASH, uma das primeiras soluções desse tipo que você encontra no mercado.
O TotalERP CASH é um sistema de ERP Banking que opera com base no princípio de open banking e oferece inúmeras vantagens ao empresário, como o aprimoramento da gestão financeira e maior agilidade na tomada de decisões no dia a dia.
Além disso, a conciliação automática proporcionada pela integração ajuda a evitar redução de erros manuais e imprecisões nos registros.
Outra vantagem é que a centralização dos dados permite que os dados bancários sejam centralizados em uma única plataforma, você organiza de maneira melhor o fluxo de contas a pagar e receber da sua empresa, tornando-o mais gerenciável.
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