Administrar um negócio não é tarefa fácil. Organizar estoque, atender clientes, lidar com burocracias… É tanta coisa acontecendo que às vezes não damos a devida atenção àquilo que é importante. Isso ocorre principalmente se você trabalhar sozinho ou com pouca ajuda e está sempre sobrecarregado de trabalho.
Muitas questões podem ser resolvidas com tempo (como descobrir a melhor forma de arrumar seus produtos ou atender a clientela). Outras, precisam de ajuda especializada ( seu contador no caso de burocracia, por exemplo).
Mas, quando se trata do dinheiro da empresa, muitos gestores acabam fazendo a administração do jeito que melhor conseguem, sem conhecer as práticas mais eficientes de gestão e muitas vezes sem saber onde buscar ajuda.
Se este for o seu caso, pode ficar tranquilo. Separamos algumas dicas simples que vão fazer a diferença na hora de fazer a gestão financeira da sua empresa. Vamos ver agora 4 orientações que vão economizar tempo e evitar erros na hora de administrar as finanças do seu negócio.
1 – Anote cada gasto
Do computador novo para a empresa até o almoço que você pagou com o dinheiro do seu caixa, todo e qualquer gasto deve ser registrado – inclusive com Nota Fiscal Eletrônica para enviar para o seu contador depois.
Anotar os gastos vai além do que uma simples questão de organização. É o começo do histórico de contas. Com um histórico em mãos, você pode dividir seus gastos em centros de custos e saber de onde vem as suas maiores despesas (se é com fornecedores, estoques, salários, etc).
Sabendo com o que você gasta mais, sua empresa consegue melhorar a gestão financeira dela.
Leia também: Descubra como ter um controle inteligente do Fluxo de Caixa
2 – Seu estoque também influencia suas finanças
Ter apego ao estoque ou ter vontade de comprar muitos produtos não são boas características para quem quer cuidar da gestão financeira da empresa. A princípio pode parecer uma boa ideia, mas é necessário alguns cuidados adicionais.
Isto porque um dos principais erros dos gestores é a ideia de que ter muitos produtos é sinônimo de muitas vendas. Pior ainda é pensar que comprar em grande quantidade é sempre a melhor opção, pois assim a empresa vai demorar para repor o estoque.
Por estes motivos muitos investem em mercadorias que ficam empacadas. Esses produtos parados trazem riscos e prejuízos silenciosos para empresa, como:
- Ocupar o espaço de produtos que vendem mais;
- Dívidas com fornecedores;
- Tornarem-se obsoletos (caso sejam equipamentos tecnológicos);
- Tornarem-se ultrapassados (como no caso de roupas e sapatos da estação que deixam de ter procura)
- e não trazer o valor investido de volta.
Por isso, faça promoções com os que estão sobrando para poder ter seu capital e comece a investir apenas nos produtos com mais vendas. Desta forma, além de um estoque otimizado, a gestão financeira da sua empresa também agradece.
Mas como fazer isso de maneira eficiente? Existem diversas metodologias de controle de estoque que possibilitam uma visão clara dos produtos mais importantes de serem armazenados na empresa. Abaixo, deixamos três referências de conteúdos produzidos por nós que vão te ajudar a entender melhor como manter controle do estoque. Confira:
>> Controle de estoque eficaz: tudo sobre Fifo, Fefo e Lifo
>> Curva ABC: descubra o que é e como criar?
>> Sistema de Estoque – O que ele faz?
3 – Separe contas pessoais e da empresa
O dinheiro de um CNPJ não é de um CPF.
Por mais que você seja o dono da empresa, trabalhe com uma equipe enxuta e acredite que mereça uma bonificação pelo seu esforço ou esteja precisando pagar uma conta, misturar contas pessoais e da empresa coloca o seu negócio em risco.
Através do pró-labore, o valor que um gestor deve retirar da empresa precisa ser registrado e seguir práticas contábeis.
Nesse caso, é importante a habilidade de conseguir um controle não apenas das contas da empresa, mas também dos gastos pessoais. Por isso, ter uma reserva de emergência para usar em momentos de maior necessidade é essencial para não enxugar o caixa da empresa e sofrer as consequências que isso pode trazer.
4 – Use a tecnologia a seu favor
Fazer a gestão financeira da sua empresa de cabeça, no caderno e até mesmo usando planilhas é um perigo. Isto porque estes meios abrem margem para erros de contas, perda de informações, dentre outras coisas.
Por isso, usar programas de computadores e aplicativos de celular podem facilitar muito a vida de quem quer ter um melhor controle das finanças do negócio.
O TotalERP, por exemplo, ajuda você a fazer gestão financeira da sua empresa de um jeito simples. Com a gente você organiza seu fluxo de caixa, tem relatórios fáceis e economiza seu tempo.
