O Sistema de Gestão Financeira é uma das soluções para atender uma necessidade básica do departamento financeiro: a organização. Isso porque, independente do segmento, do tamanho, do estado ou de qualquer outro detalhe do negócio, toda a empresa precisa manter as contas e receitas sob controle. Por isso, vamos entender então como um Sistema de Gestão Financeira se propõe a resolver isso.
As outras formas de fazer Gestão Financeira
A rotina de um departamento financeiro é cheia de tarefas como realizar pagamentos, cobrar clientes, fazer conferências bancárias e outras atividades que exigem contas e procedimentos. Quem trabalha com essa rotina sabe que essas responsabilidades não permitem erros, já que qualquer número a mais ou a menos pode afetar o caixa da empresa.
Na tentativa de manter as atividades e contas bem organizadas, muitos funcionários e empresários costumam anotar tudo em um caderno ou em um livro caixa. Apesar desta prática antiga ainda persistir nos dias de hoje, usar o papel para calcular dados tão importantes não é boa ideia, já que abre espaço para erros, esquecimentos e outros riscos na Gestão Financeira de uma empresa.
Mais moderno do que o papel são as planilhas de computador. Elas automatizam muitas coisas, como fórmulas, filtros e preenchimento automático de algumas informações. Porém, ainda assim as planilhas exigem muito trabalho. Usar a fórmula certa, criar gráficos do zero ou formatar tudo do começo são ações que levam tempo e concentração.
É aqui que o Sistema de Gestão Financeira entra em ação.
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O que é um Sistema de Gestão Financeira
Um Sistema de Gestão Financeira é um software que faz o registro, controle e automatização dos processos de um departamento financeiro. Diferente da planilha, os campos do sistema não podem ser alterados e as fórmulas já estão inseridas em código. Isso facilita o trabalho de quem usa, já que a função é apenas preencher as informações corretas nos campos corretos e não mais digitar fórmulas e organizar tudo.
Ao colocar as informações nos campos predefinidos, você consegue separar e padronizar os dados de forma mais simples e rápida. Com essas informações separadas e padronizadas, o sistema de gestão pode criar gráficos, tabelas e relatórios de uma forma automática.
Além disso, se o seu Sistema de Gestão Financeira for integrado a sistemas de outras áreas da sua empresa (como sistemas de vendas ou de emissão de documentos fiscais), ele pode trocar dados e automatizar ações. Por exemplo, se um vendedor fizer uma venda parcelada em 3 vezes, os valores serão lançados no faturamento dos próximos três meses de forma automatizada.
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Como Escolher um Sistema de Gestão Financeira
Existem diversos Sistemas de Gestão Financeira no mercado. Mas, para fazer uso do que há de melhor na questão tecnológica ou de controle para a sua empresa, alguns tópicos precisam ser analisados antes de contratar um. São eles:
1 Pesquisa, teste e pergunte
Olhe sites como Reclame Aqui, avaliações no Google e em redes sociais, fale com clientes, teste as diversas ocasiões e tire suas dúvidas com o vendedor. Tudo isso para garantir que o serviço que você vai contratar é o ideal para resolver as necessidades da sua empresa.
2 Registrar apenas
Isso mesmo. Registrar apenas Contas a Pagar e Receber ou não fornecer gráficos faz do seu sistema uma planilha metida a besta.
A palavra sistema tem relação com um conjunto de coisas que funcionam de forma organizada. Por isso, um sistema de gestão financeira não pode apenas fornecer o básico, mas sim te ajudar a ter todo o controle – desde contas a pagar, passando pelo fluxo de caixa e até chegar no DRE Gerencial.
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Não ser instalado, mas sim online
Um Sistema de Gestão Financeira pode ser instalado ou online (em nuvem). Porém, sistemas instalados em computadores não permitem que você acesse as informações em outros lugares.
Por exemplo: caso você instale o sistema no computador principal da empresa, mas queira ver as movimentações financeiras no notebook da sua sala, você não conseguirá. O melhor é optar por um sistema em nuvem, já que, por ser online, as informações podem ser acessadas de qualquer local com uma conexão à internet.
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Ser intuitivo
O Sistema de Gestão Financeira já é mais fácil do que o caderno ou a planilha. Isso porque qualquer pessoa (com conhecimento de cálculos financeiros e fórmulas ou não) pode preencher os dados necessários para o sistema calcular ou criar gráficos.
Porém, se o sistema dificultar ou demorar, ele não ajuda a sua empresa. Ao contrário, apenas atrapalha.
Por isso, o sistema de gestão que você escolher para a sua empresa deve ter uma navegação fácil e intuitiva. Assim, você não precisa perder tempo tentando decifrar o funcionamento de funcionalidades ou ficando perdido em passos pouco claros.
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Vale a pena utilizar um sistema de gestão ?
Atualmente, no mercado, é essencial maximizar o seu rendimento e minimizar o tempo gasto para atingir metas. Assim, automatizar o máximo possível de processos é a chave para agregar mais valor ao seu tempo de trabalho.
Portanto, optar pelo uso de um sistema de gestão financeira pode ser a melhor opção para aumentar a qualidade do desempenho de sua empresa, tanto no setor financeiro, como nos demais setores.
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