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Você sabe se sua empresa teve lucro ou prejuízo? E qual este valor?

 

Saber se sua empresa está tendo lucro ou prejuízo é uma informação de extrema importância para o empresário na gestão do seu negócio. Pois, como ele poderá avaliar a performance, as ações ou correções a implementar, se não conhece seus números? Certamente, desconhecer o resultado, é um voo às cegas. 

Desse modo, a contabilidade disponibiliza um relatório, mas como é ela quem classifica a documentação encaminhada pela empresa, ela o faz dentro daquilo que entende. E absolutamente não está errada nisso.

Pensemos: você encaminha a contabilidade diversas NFs de consumo de combustível, para a contabilidade é despesas com combustível. Se não foi informado a ela que é despesa administrativa, comercial, ou custo dos produtos vendidos ou produzidos, você não terá a informação correta para sua análise.

Recentemente um novo cliente me disse: minha empresa tem um bom faturamento, não tem dívidas com bancos, devemos aos fornecedores dentro de um limite de razoabilidade, impostos somente o que estão por vencer, mas, não nos sobra “dinheiro”.

 

A pergunta foi, onde estamos errando?

Naturalmente, eu não tinha a resposta de imediato, e precisava ter acesso aos números do negócio para dar um parecer. Para iniciar estas análises pedi relatórios de controle, que pudessem me possibilitar fazer um diagnóstico sobre os números do negócio.

A empresa até tinha internamente controles fundamentais, como contas a receber, contas a pagar, estoques, entre outros. Mas, para minha surpresa, quando questionei sobre o Demonstrativo de Resultado (DRE), a empresa não tinha. 

Como falei acima, que ações corretivas precisamos tomar, se não sabemos onde é o nosso problema? Conhecer estes números é fundamental, pois a partir deles, poderemos buscar estratégias para corrigir rotas e transformar os resultados.

Na verdade, existia um relatório interno, que os gestores pensavam que estavam as informações necessárias.

Esse relatório, era estruturado através de planilhas de excel, que além de dar um grande trabalho para sua elaboração, era passível de erros (encontrei duplicidade de informações) e principalmente, era disponibilizado pela pessoa responsável, quase no final do mês seguinte. 

Por isso, perceba que precisamos de velocidade nestas informações. Hoje, é difícil aceitar que estas informações sejam controladas através de planilhas, pois precisamos de informações rápidas e precisas.

Lá no passado tudo isso era mais complicado, hoje temos os softwares (ERP), que registram, controlam e demonstram todas as operações da empresa, seja qual for o segmento ou porte da empresa.

Sendo assim, para este cliente, fui avaliar diversos softwares, e encontrei na Total ERP, segurança, consistência e rapidez nas informações geradas.

Pela enorme facilidade de implementação, e principalmente com a qualidade do seu suporte, o meu cliente decidiu pela Total ERP.

Foi decisivo para ele escolher a Total ERP, pois o sistema, que é extremamente simples de utilizar, disponibiliza o que tem a receber, o que tem a pagar, administrar seu caixa através do fluxo de caixa, conciliação bancária, emissão de NFs. 

Voltando a realidade do meu cliente, com o sistema da Total ERP, utilizamos duas estruturas que demonstram o resultado da empresa de forma sintética e analítica.

 

E você sabe qual é a diferença entre análise sintética e analítica?

A análise sintética nos dá um panorama geral da realidade da empresa, apurando se houve lucro ou prejuízo. A partir daí, mesmo havendo lucro, sempre deveremos fazer uma análise de conta por conta.

Em ambos os casos, temos informações mês a mês, analisando grupos de contas ou contas em específico.

Na análise sintética, o Demonstrativo de Resultado, em empresas que utilizam o regime tributário do Simples, tem a seguinte estrutura:

 

      Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) JAN FEV MAR
+ Receitas (Comércio, Serviços e Indústria) R$ 20.000 R$ 14.000 R$ 22.000
– Deduções (Impostos e Devoluções)    R$ 1.200 R$  840 R$ 1.320
        = Receita Operacional Líquida R$ 18.800 R$ 13.160 R$ 20.680
– Custo (Vendas, Produção e Serviços) R$  4.000 R$ 6.000 R$ 7.200
= Lucro Bruto R$ 14.800 R$ 7.160 R$ 13.480
– Despesas R$ 10.000 R$ 8.000 R$ 9.200
Administrativas R$  2.500 R$ 3.000 R$ 3.850
Pessoas R$  4.500 R$ 3.200 R$ 2.700
Comerciais R$  1.250 R$ 600 R$ 1.250
Financeiras   R$  1.750 R$ 1.200 R$ 1.400
= Resultado do Período R$ 4.800 (R$ 840) R$ 4.280

 

Nesta estrutura, o demonstrativo nos informou os resultados de cada mês. E de forma simples, sabemos se houve lucro ou prejuízo e qual este valor.

Na análise sintética, abaixo, nosso foco é verificar as variações de cada conta, mês a mês, identificando a partir daí, os motivos de suas variações.

 

Despesas Comerciais JAN FEV MAR
Comissões 500 200 450
Combustíveis 100 120 180
Propaganda. e Publicidade 300 200 500
Despesas de viagem 10 80 120

 

Naturalmente que só ter as informações, de nada adianta.

É fundamental analisá-las mensalmente, verificando se as ações tomadas na empresa estão se refletindo nos resultados, ou se precisamos tomar outras para melhora destes “números”.

Por assim dizer, a pequena empresa, pela própria realidade das inúmeras atividades dos seus gestores, às vezes não dá importância a estas análises, ou dizem, que isso é coisa de empresa grande. Pensar assim é um grande erro.

Para tornar o trabalho mais fácil, rápido e preciso, sugiro que a empresa contrate um software de gestão, que atualmente são extremamente acessíveis, fáceis de implantar e são fundamentais para a administração do negócio.

Desse modo, no caso do meu cliente, além de todas estas vantagens e facilidades que mencionei acima, com este software, a pessoa que fazia este relatório internamente, hoje está disponível para outras atividades internas, e as informações são geradas automaticamente.

Pense nisso. Sucesso!!

Edmilson Couto Kijak

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