Sistema de gestão para empresas de Alimentos e bebidas

Início Blog Sistema de gestão para empresas de Alimentos e bebidas: tudo o que você precisa saber

Empresas que trabalham com a comercialização de alimentos e bebidas, como atacados e distribuidoras, possuem alguns desafios que precisam enfrentar para conseguir uma gestão eficiente do negócio.

Dentre esses desafios estão, por exemplo, fazer um controle de estoque adequado; conseguir rastrear a data de vencimento de alimentos perecíveis para que não estraguem no depósito ou nas prateleiras; fazer o controle financeiro; planejar as compras e muitos outros.

Por sorte, os empresários podem contar com uma ferramenta que torna tudo isso e muitas outras tarefas mais fáceis e eficientes. Estamos falando de um sistema de gestão para empresas de alimentos e bebidas.

E, para te ajudar a entender como tudo isso funciona na prática, criamos este guia completo com as principais informações acerca do segmento da sua empresa.

O que é um sistema de gestão?

Antes de compreendermos quais são as vantagens de um sistema de gestão para empresas do setor alimentício e de bebidas, cabe esclarecer o que exatamente é e o que faz um sistema de gestão.

Um sistema de gestão é um conjunto de processos, ferramentas e práticas que ajudam uma organização a planejar, executar e monitorar suas atividades de maneira eficiente. Ele abrange diversas áreas, como controle de estoque, controle de produção, emissão de documentos fiscais (como NF-e e NFC-e), e muito mais.

Um sistema de gestão também pode ser chamado de ERP, sigla em inglês que, em tradução livre, significa “gestão dos recursos empresariais”

O objetivo principal de um ERP é garantir que todos os aspectos da operação estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa, promovendo a eficiência, a qualidade e a melhoria contínua. Além de, é claro, melhorar o atendimento e a experiência dos clientes, afinal de contas, manter a qualidade consistente dos produtos é essencial para a satisfação do consumidor e a reputação da marca.

Gestão de empresas de alimentos e bebidas

A gestão de empresas de alimentos e bebidas no varejo, voltadas para a venda final ao consumidor, apresenta uma série de potencialidades e dificuldades específicas ao segmento de atuação. Garantir a qualidade dos produtos, manter a conformidade com regulamentações rigorosas e gerenciar estoques de maneira eficiente são apenas algumas das questões críticas que os gestores enfrentam diariamente. Um sistema ERP pode ser uma ferramenta poderosa para ajudar a lidar com tudo isso.

Gerenciar estoques de maneira eficiente é vital para evitar desperdícios e garantir que os produtos estejam sempre disponíveis para os consumidores. Produtos perecíveis adicionam uma camada extra de complexidade a essa tarefa.

Otimizar processos para reduzir custos e aumentar a produtividade é uma tarefa que deve ser realizada de maneira constante. A eficiência operacional é fundamental para manter a competitividade no mercado.

Para ajudar nisso, um sistema de gestão ERP automatiza muitos processos manuais, reduzindo erros e aumentando a eficiência. Isso inclui desde a gestão de estoques até o controle de qualidade e a conformidade legal, como no caso da emissão de documentos fiscais como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal ao Consumidor (NFC-e).

Com um ERP, as principais informações da empresa são integradas em um único sistema. Isso facilita a tomada de decisões informadas, pois os gestores têm acesso a dados precisos e atualizados em tempo real.

Além disso, um ERP permite a rastreabilidade completa dos produtos, desde a entrada no estoque até a venda final. Isso é crucial para a conformidade regulatória e a segurança do consumidor. E o melhor? Os dados são atualizados em tempo real, assim você tem uma noção completa do que está acontecendo na empresa.

Em resumo, ao automatizar processos e integrar dados, um ERP aumenta a eficiência operacional. Isso resulta em uma operação mais ágil e econômica, permitindo que a empresa se concentre em inovar e crescer. Os desafios na gestão de empresas de alimentos e bebidas no varejo são muitos, mas com a ajuda de um sistema de gestão, é possível superá-los de maneira eficaz.

O que buscar em um Sistema de Gestão para empresas de Alimentos e bebidas?

No competitivo mercado de alimentos e bebidas, as empresas de varejo enfrentam desafios únicos que exigem soluções eficientes e inovadoras para que consigam se manter à frente da concorrência e conquistar novos clientes.

A implementação de um Sistema de Gestão adequado pode ser a chave para superar esses desafios e alcançar o sucesso. Mas o que exatamente deve ser buscado em um Sistema de Gestão para empresas de alimentos e bebidas?

É necessário considerar ao escolher um sistema que não só atenda às suas necessidades operacionais, mas também promova a eficiência, a qualidade e a conformidade regulatória.

Vamos descobrir, a seguir, como um sistema de gestão pode transformar a maneira como as empresas de alimentos e bebidas operam, garantindo a satisfação do cliente e a sustentabilidade do negócio a longo prazo.

Gestão de Estoque e Redução de Desperdício

Um sistema de gestão eficaz deve incluir módulos avançados para o controle de estoque e gestão de prazos de validade, permitindo às empresas minimizar perdas e maximizar a eficiência. Algumas das funcionalidades que você deve buscar no recurso de gestão de estoque de um sistema de gestão são:

Controlar as informações do estoque de maneira rápida, precisa e segura desde a entrada do produto até a sua saída;
Atualização do sistema em tempo real;
Indicadores inteligentes dos níveis de estoque para ajudar nas compras;
Gerenciamento de fornecedores para análise dos preços de compra;
Por meio da grade de produtos, você pode cadastrar variações para um mesmo produto. Isso irá facilitar a organização do seu estoque e trará mais eficiência na geração de orçamentos, vendas e emissão de notas;
Padronização de cadastros para facilitar a formação de preço, o controle de validade e a localização dos produtos
Gráficos e relatórios inteligentes para tomada de decisão assertiva;
Cadastro completo de produtos com controle validade (FEFO, FIFO ou LIFO);
Gestão de promoções rápidas com critérios para vender estoque parado;
Integração com os principais e-commerces/marketplaces do mercado.

Leia também: Curva ABC: descubra o que é e como criar

Gestão de Compras Eficiente

Saber como comprar bem faz toda a diferença para o seu negócio.

Uma boa gestão de compras e uma gestão de estoque eficaz sempre andam de mãos dadas. Isso porque os dados do estoque apresentam os principais parâmetros para que você consiga comprar de maneira inteligente, ou seja, na quantidade certa e no momento mais oportuno.

Algumas das funcionalidade que você deve buscar no recurso de gestão de compras para um controle mais efetivo de sua loja de alimentos e/ou bebidas são:

O recurso do sistema permite identificar de maneira rápida os produtos em estoque mínimo ou zerado;
É possível montar listas de produtos que mais vendem ou de vendas sazonais para agilizar a ordem de compra para os fornecedores;
Controle de forma visual o status de cada ordem de compra e utilize filtros para melhor controle
Gere rapidamente sua ordem de compra usando produtos que já estão cadastrados, produtos sem cadastro ou listas prontas.
Insira as regras de faturamento conforme sua necessidade ou negociação com seu fornecedor;
Envio de e-mail para o fornecedor em PDF ou planilha com a solicitação de cotação e ordem da compra

Análise de Dados e Tomada de Decisão

A capacidade de analisar dados operacionais e de vendas é fundamental para a tomada de decisões estratégicas. Sistemas de gestão modernos oferecem insights valiosos que podem levar a melhorias significativas nos processos empresariais.

Algumas das funcionalidade que você deve buscar no recurso Indicadores de um sistema de gestão são:

Segmentação de clientes: Conheça quais os ramos de atividade da maioria dos seus clientes e descubra onde eles estão localizados.
Análise de giro de produtos: veja de forma clara todos os produtos que entraram, saíram e qual o saldo de cada produto no período em análise. Assim você agiliza a compra dos produtos que não podem faltar no seu estoque.
Indicadores de vendas: traz informações detalhadas sobre as vendas que ocorreram em determinado período. Analise quem são seus clientes que mais compram e desenhe estratégias para fidelizar cada vez mais o seu cliente.
Curva ABC: ordena os produtos que foram vendidos em ordem de importância. Isso permite que você descubra quais são os produtos vendidos e mais rentáveis para a sua empresa e tome decisões estratégicas de compras;
Análise de resultados por Vendedor, Cliente, Grupo ou Subgrupo;
Relatórios que podem ser impressos ou exportados em Excel.

Emissão de documentos fiscais

Emitir a nota fiscal para o consumidor é um requisito legal para o funcionamento do negócio. E também com isso um sistema de gestão pode ajudar. A emissão de notas fiscais pode ser feita facilmente com a ajuda de um ERP.

Além disso, você pode contar com um equipamento de frente de caixa (também chamado de ponto de vendas) integrado com o sistema, deixando todo o processo de vendas muito mais prático.

E não para por aí. Outra funcionalidade que pode ser agregada para melhorar a experiência de vendas oferecidas pela sua empresa está na Transferência Eletrônica de Fundos, mais comumente chamada de TEF.

Em essência, a TEF simplifica a comunicação entre o ponto de vendas (PDV) e as operadoras de cartão, permitindo a transmissão ágil e segura de informações necessárias para processar e concluir as transações financeiras do estabelecimento.

Confira também:

>> TEF – Transferência Eletrônica de Fundos: descubra o que é e como usar no seu negócio

>> Como escolher um sistema de Ponto de Vendas (PDV) para minha empresa?

Controle Financeiro completo

A importância de um controle financeiro completo em empresas de alimentos e bebidas não pode ser subestimada. No setor de varejo, onde as margens de lucro podem ser estreitas e a concorrência é acirrada, a gestão financeira eficaz é crucial para a sustentabilidade e o crescimento do negócio.

Um controle financeiro robusto permite monitorar de perto as receitas e as despesas, identificar áreas de desperdício, planejar investimentos e garantir a saúde financeira a longo prazo. Além disso, ele ajuda a evitar problemas de fluxo de caixa, que podem ser particularmente desafiadores em um setor onde os produtos são perecíveis e a rotatividade de estoque é alta.

Um sistema de gestão, ou ERP, desempenha um papel fundamental na facilitação de um controle financeiro completo.

Com um ERP, as empresas podem automatizar processos financeiros, como faturamento, pagamentos e conciliação bancária, reduzindo erros e aumentando a eficiência. Além disso, bons sistemas oferecem relatórios financeiros detalhados e em tempo real, permitindo que os gestores tomem decisões informadas e estratégicas.

A capacidade de prever tendências financeiras e ajustar as operações conforme necessário é outro benefício significativo de um ERP, ajudando as empresas de alimentos e bebidas a manterem-se competitivas e lucrativas no mercado.

Algumas das funcionalidade que você deve buscar em um sistema de gestão com controle financeiro são:

Gerenciamento inteligente de contas a pagar e a receber;
Emissão de boletos registrados de forma automática com os bancos;
Flexibilidade para gerar controles financeiros por projeto ou centro de custo;
Gráficos e relatórios inteligentes para uma tomada de decisão mais assertiva;
Indicadores financeiros visuais e intuitivos;
Projeções de contas futuras;
Integração com outras áreas da empresa (comercial, estoque, compras, nota fiscal etc);
Gerenciamento numérico para visão do presente e futuro da empresa;
Envio de faturas e boletos para seu cliente;
Relatórios por centro de custos;
Controle de Fluxo de Caixa
Conciliação Bancária: controle da entrada e saída de dinheiro e do saldo disponível nas contas/caixa;
DRE – Demonstrativo de Resultados Gerenciais: conheça o resultado obtido pela empresa naquele período e quais podem ter sido suas prováveis causas;

Confira também:
>> Conheça o TotalERP CASH e revolucione o financeiro da sua empresa!,

>> ERP Banking: o que é, como implementar e quais as vantagens?

TotalERP: Tudo o que sua empresa precisa está no nosso sistema

Você já se perguntou se existe um sistema de gestão empresarial que reúne todos os recursos essenciais para impulsionar o sucesso do seu negócio de alimentos e bebidas? A resposta é sim! Apresentamos o TotalERP, o software de gestão completo que coloca sua empresa no caminho do crescimento e eficiência. Com uma ampla gama de recursos e uma abordagem centrada no cliente, somos a solução definitiva para atender às necessidades do seu negócio.

Com o TotalERP, você terá acesso a um conjunto abrangente de ferramentas que cobrem desde a gestão financeira e administrativa até a gestão de vendas e estoque. Esqueça a complicação de lidar com vários sistemas separados para diferentes áreas do seu negócio. Com o TotalERP, tudo o que sua empresa precisa está em um só lugar, proporcionando maior integração, agilidade e simplicidade no gerenciamento das operações.

Não perca mais tempo com sistemas fragmentados e soluções que não atendem às necessidades do seu negócio. O TotalERP está aqui para simplificar sua vida empresarial, oferecendo um conjunto completo de recursos, suporte de qualidade e a garantia de que tudo o que sua empresa precisa estará disponível em um único sistema.

Aproveite a oportunidade de impulsionar o crescimento, a eficiência e a lucratividade do seu negócio. Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como podemos ajudar sua empresa a alcançar todo o seu potencial. Clique no link do WhatsApp que aparece na tela para conversar com um especialista.

Você também poderá se interessar por…

>> Software para gestão de pequenas e médias empresas: 8 vantagens

>> Planilha ou Sistema ERP: o que é melhor para a gestão da empresa?

>> Inovação aliada à tecnologia: como um ERP pode transformar seu negócio