Sistema de Gestão ERP: o que é e o que faz?

Início Blog Sistema de Gestão ERP: o que é e o que faz?

Em um mundo cada vez mais tecnológico, a gestão das empresas também precisa se adaptar para colher as vantagens da automatização e centralização das tarefas. Isso é possível por meio de um sistema de gestão, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning, na sigla em inglês, ou ‘gestão dos recursos empresariais’ em tradução livre).

Por meio de um ERP, o empresário consegue acompanhar o andamento de tudo o que acontece no interior da empresa, bastando um dispositivo conectado à internet (como tablets, computadores ou celulares).

Isso ocorre porque os principais sistemas de gestão armazenam os dados de maneira segura na nuvem, ou seja, em servidores remotos com várias camadas de proteção. Assim, as informações da empresa não ficam presas a um único dispositivo em um único local, conferindo mais flexibilidade para o controle empresarial.

Mas as funcionalidades de um sistema de gestão vão muito além de simplesmente acompanhar em tempo real como está o andamento do negócio (receitas, volume de estoque, taxa de inadimplência, status de ordens de compra e muito mais).

Para que você compreenda melhor todo o potencial que um ERP tem de alavancar seu negócio, tornando-o mais competitivo e eficiente, elaboramos este guia com tudo o que você precisa saber sobre o tema. Boa leitura!

O que é um sistema de gestão?

Um sistema de gestão ERP é um software (programa de computador) que unifica e automatiza os processos operacionais e administrativos de uma empresa. Seu diferencial está na capacidade de integrar, em um único local, diferentes departamentos, como finanças, compras, vendas, estoque, produção e emissão de documentos fiscais, eliminando a necessidade de sistemas isolados e trabalho de controle manual com planilhas intermináveis.

A eficiência de um ERP se baseia em três pontos principais:

Integração de dados: Todas as áreas da empresa operam com as mesmas informações atualizadas em tempo real, evitando inconsistências e retrabalho.
Automatização de processos: Tarefas repetitivas, como emissão de notas fiscais, controle de estoque e conciliação bancária, podem ser executadas automaticamente, reduzindo erros e aumentando a produtividade.
Gestão estratégica: Relatórios precisos e dashboards (painéis de dados) personalizados oferecem insights para decisões mais ágeis e embasadas.

Nos próximos tópicos, vamos analisar em detalhes como cada funcionalidade pode ser aplicada para otimizar sua operação e quais critérios considerar na escolha do sistema ideal.

Confira também: Armazenamento em Nuvem, a solução para evitar problemas!

Principais Recursos de um Sistema de Gestão Empresarial

Antes de analisarmos os recursos de um ERP, cabe destacar que cada solução que você encontra no mercado possui diferenças e especificidades. Alguns são destinados para segmentos específicos (como um Sistema de gestão para empresas da Construção Civil ou ERP para controle de todo o processo industrial). Outros, apresentam soluções mais vantajosas para empresas do varejo e do atacado.

Mas não se preocupe, pois no último tópico deste artigo você encontrará dicas práticas para não errar no momento de escolher o melhor sistema de gestão para o seu negócio.

1 – ERP para emissão de documentos fiscais

Um dos principais recursos em um sistema de gestão é a capacidade de gerir toda a documentação fiscal de forma automatizada e em conformidade com a legislação.

Em vez de depender de processos manuais ou softwares isolados, o ERP integra todas as etapas fiscais ao fluxo operacional da empresa, garantindo precisão e evitando multas por erros. Isso envolve:

Emissão automatizada de notas fiscais (NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e MDF-e) com validação de dados e envio direto à SEFAZ.
Cadastro fácil de produtos, impostos, natureza de operação e CFOP.
Armazenamento seguro dos documentos em nuvem e possibilidade de emissão de relatórios por período.
Integração com sistemas contábeis, eliminando retrabalho na conciliação de dados

Tudo isso, é claro, apresenta vantagens significativas na gestão, tais como:

Redução de erros manuais e risco de autuações fiscais.
Economia de tempo com processos que antes gastavam muitas horas de trabalho manual.
Maior controle sobre prazos e obrigações tributárias.
Transparência total nas operações, com histórico de todas as movimentações.

1.1 – Ponto de Vendas (PDV) e NFC-e

Ainda dentro do tópico de documentos fiscais, cabe mencionar a funcionalidade do ponto de vendas. Ao contrário do ERP, o PDV, para ser melhor aproveitado, precisa ser instalado em um computador.

Isso ocorre porque, caso haja perda de conexão com a internet ou o site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) esteja fora do ar, o sistema ainda continua funcionando normalmente, permitindo a emissão em contingência das Notas Fiscais ao Consumidor (NFC-e). Tudo para não perder nenhuma venda!

Os principais sistemas também oferecem a possibilidade de integração com balanças, uma solução perfeita para empresas que trabalham com produtos a granel ou que precisam ser pesados na frente do consumidor.

Aqui também cabe mencionar a possibilidade de integração com a Transferência Eletrônica de Fundos, mais conhecida como TEF. Ela simplifica a comunicação entre o ponto de vendas (PDV) e as operadoras de cartão, permitindo a transmissão ágil e segura de informações necessárias para processar e concluir as transações financeiras do estabelecimento.

E todas as informações são alimentadas novamente no ERP para que você mantenha o controle e possa gerar indicadores confiáveis das vendas.

Confira também: TEF – Transferência Eletrônica de Fundos: descubra o que é e como usar no seu negócio

2 – Gestão Financeira

Uma gestão financeira eficiente é o pilar que sustenta o sucesso de qualquer empresa. Infelizmente, nem todos os empresários prestam a devida atenção a isso. E as consequências podem ser catastróficas.

Sem um controle adequado das finanças, é impossível tomar decisões estratégicas com segurança. Afinal, como saber se é o momento de investir, cortar custos ou buscar novos mercados sem dados precisos sobre o fluxo de caixa, lucratividade e despesas?

É aí que entra a importância de um sistema de gestão integrado. Com ele, você não apenas registra entradas e saídas, mas também:

Automatiza processos – Elimina a necessidade de planilhas manuais, reduzindo erros e economizando tempo.
Centraliza informações – Todas as movimentações financeiras ficam organizadas em um único lugar, facilitando a análise.
Controla contas a pagar e a receber – Alertas automáticos evitam atrasos e ajudam a manter a saúde financeira em dia.
Gera relatórios precisos – Com gráficos e indicadores em tempo real, você identifica tendências e toma decisões baseadas em dados.
Integra setores – O financeiro conversa com vendas, estoque e compras, evitando inconsistências e melhorando a eficiência.
Integração com banco digital para aumentar a eficiência do financeiro – Por meio de modernas soluções de ERP Banking, sua conta PJ pode ser integrada ao sistema de gestão, o que melhora o controle e a eficiência do setor, além de automatizar a conciliação, o que poupa um grande tempo para os empresários e seus colaboradores.

3 – Gestão de Compras

A gestão de compras e emissão de ordens de compras é um dos processos mais estratégicos em qualquer empresa, pois impacta diretamente nos custos, na qualidade dos produtos e na eficiência operacional. Quando mal administrada, pode levar a estoques desbalanceados, gastos excessivos ou até mesmo à ruptura de suprimentos essenciais.

Com um sistema de gestão, no entanto, é possível transformar o departamento de compras em uma área altamente eficiente e alinhada com as necessidades reais do negócio. Veja como:

Gerenciamento inteligente de fornecedores para análise dos preços de compra.
Padronização de cadastros, facilitando o preenchimento dos produtos na ordem de compra.
Gráficos e relatórios inteligentes para tomada de decisão.
Flexibilidade para gerar controles financeiros por projetos ou centro de custo.
Ajuda a identificar rapidamente produtos em estoque mínimo ou zerado.
Você pode criar listas de produtos que mais vendem ou de vendas sazonais para agilizar a ordem de compra para os fornecedores;
Controle de forma visual o status de cada ordem de compra e utilize filtros para melhor controle.
Gere rapidamente sua ordem de compra usando produtos que já estão cadastrados, produtos sem cadastro ou listas prontas.
Insira as regras de faturamento conforme sua necessidade ou negociação com seu fornecedor.

4 – Gestão de Estoque

Um estoque bem gerenciado é o coração de empresas que lidam com produtos físicos – seja no varejo, indústria ou distribuição. Quando desorganizado, pode causar uma série de problemas: excesso de capital imobilizado, falta de mercadorias no momento da demanda, perdas por validade ou obsolescência e até mesmo impactos negativos na experiência do cliente.

Um sistema de gestão ERP ajuda você a superar esses obstáculos. Com ele, você transforma o controle de estoque em um processo ágil, preciso e estratégico. Confira as principais vantagens:

Controle em Tempo Real

Monitoramento automático de entradas, saídas e saldos atualizados.
Registro de movimentações com rastreamento de lotes, séries e prazos de validade (FEFO, FIFO ou LIFO).
Alertas para estoque mínimo e máximo, evitando rupturas ou excessos.
Gestão de estoque compartilhado em tempo real para mais de uma empresa.

Redução de Perdas e Otimização de Espaço

Identificação de produtos parados ou com baixa rotatividade.
Cálculo automático de giro de estoque, ajudando na reposição inteligente.
Integração com compras e vendas, garantindo equilíbrio entre oferta e demanda.
Gestão de promoções rápidas com critérios para vender estoque parado.

Com um ERP, a gestão de estoque deixa de ser um desafio operacional e se torna uma ferramenta estratégica para reduzir custos, aumentar a eficiência e melhorar o atendimento ao cliente.

Confira também:

>> Giro de Estoque: o que é e qual a importância desse indicador?

>> Reposição de estoque: descubra o que é os principais tipos

>> Estoque Compartilhado: o que é e quais suas vantagens?

5 – Integração com e-commerces e marketplaces

A integração entre ERP e plataformas de e-commerce e marketplaces elimina o trabalho manual e os erros comuns na administração de múltiplos canais de venda, sincronizando automaticamente informações críticas como estoque, pedidos e cadastro de produtos.

Quando um item é vendido no marketplace, o ERP imediatamente atualiza o estoque em todos os canais conectados, evitando a frustração de vender produtos indisponíveis.

Mas o fluxo integrado vai além do controle de estoque. Cada pedido gerado nos marketplaces é automaticamente importado para o ERP, onde é possível emitir a nota fiscal do produto e planejar as etapas logísticas para a entrega.

Além disso, as informações financeiras também ficam centralizadas, o que possibilita uma conciliação precisa dos recebimentos.

Para o gestor, a vantagem está na visão unificada. Relatórios consolidados mostram o desempenho de vendas, os produtos mais rentáveis por canal e ajudam a identificar o custo real de operação em cada plataforma.

Essa inteligência permite tomar decisões estratégicas, como focar nos canais mais lucrativos ou ajustar preços de forma dinâmica. A integração transforma a complexidade do multicanal (omnichannel) em uma operação ágil e controlada, onde o ERP funciona como o centro de controle de todas as vendas digitais.

>> As vantagens de integrar e-commerce com sistema de gestão

6 – Indicadores Empresariais e Relatórios Personalizados

Os indicadores empresariais, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), são métricas fundamentais que mostram se o seu negócio está no caminho certo. Sem eles, você estaria administrando “no escuro”, tomando decisões com base em suposições ao invés de dados concretos.

Um sistema ERP moderno não apenas coleta essas informações, mas as transforma em relatórios inteligentes e dashboards em tempo real, permitindo que você:

Monitore a Saúde Financeira

Margem de lucro: Qual o percentual real de lucro após custos e taxas?
Fluxo de caixa: Sua empresa tem mais entradas ou saídas neste mês?
Sazonalidade: Quais períodos têm maior ou menor demanda?
Produtos mais rentáveis: Quais itens geram mais lucro (não apenas mais vendas)?
Ticket médio: Qual o valor médio das vendas por cliente?
Giro de estoque: Com que velocidade seus produtos saem do estoque?
Custos ocultos: Há despesas operacionais que podem ser reduzidas?

Com um ERP, esses indicadores deixam de ser números estáticos em planilhas e se tornam ferramentas de gestão ativa. Alertas automáticos avisam quando algo sai do previsto, gráficos comparativos mostram tendências e relatórios personalizados destacam exatamente onde você precisa agir.

Confira também: Relatórios Personalizados: descubra as vantagens e como ter em sua empresa!

7 – Controle de Inadimplência

A inadimplência é um pesadelo para todo empresário. E não é por menos, afinal, esperamos que o dinheiro entre em caixa em determinada data e, quando isso não acontece, muito do planejamento financeiro precisa ser revisado.

Por sorte, com um sistema de gestão você não precisa fazer esse controle no escuro. Isso porque os melhores ERPs do mercado também possuem uma funcionalidade que ajuda você a compreender como está a taxa de inadimplência no seu negócio, além de oferecer as ferramentas para recuperar o dinheiro que é devido.

Confira algumas funcionalidades:

Pesquise pelo período de inadimplência para descobrir quem te deve e por quanto tempo;
Utilize a Régua de Inadimplência para estabelecer como e quando acontecerá cada etapa da cobrança;
Defina ações de acordo com o período que a fatura se encontra em relação ao seu vencimento. Por exemplo: “Enviar cobrança amigável uma semana após o vencimento” ou “Enviar alerta de suspensão de serviço após um mês”. Essas ações podem ser customizadas para melhor atender a realidade da sua empresa;
Cadastre um e-mail padrão e envie em lotes para os clientes inadimplentes.
Acompanhe diariamente se suas ações de cobrança estão sendo efetivas e se sua inadimplência está diminuindo.

Confira também: Inadimplência: conheça estratégias para reduzi-la e controlá-la

A característica modular dos sistemas de gestão

Um dos grandes diferenciais de um ERP moderno é sua estrutura modular, que permite começar com o essencial e expandir conforme a necessidade do negócio. Isso significa que você não precisa adquirir um sistema com mais funcionalidades do que o necessário logo no início, mas pode adaptá-lo ao crescimento da empresa.

Vantagens da Modularidade de um ERP:

Custo controlado – Paga-se apenas pelo que é usado no momento.
Escalabilidade – Conforme o negócio cresce, novos recursos podem ser incorporados sem trocar de sistema.
Personalização – a característica modular dos principais sistemas de gestão do mercado permite que esses produtos apresentem mais flexibilidade, podendo ser personalizado para a realidade da sua empresa, inclusive com o salvamento de dados que podem ser utilizados em outras circunstâncias, o que já ajuda a poupar um bom tempo com cadastros.

Tudo isso permite que pequenas e médias empresas tenham acesso a uma gestão profissional sem investir em soluções caras e complexas antes da hora.

Confira também: Como escolher o melhor plano de ERP para minha empresa?

Como não errar no momento de escolher um ERP para sua empresa?

Escolher um sistema de gestão é uma decisão estratégica – e um erro pode custar tempo, dinheiro e eficiência. Para evitar problemas, considere os seguintes critérios:

Identifique as Necessidades Reais da Sua Empresa

Quais são os principais gargalos operacionais? (Ex.: controle de estoque falho, dificuldade em emitir relatórios). Ter essa pergunta bem respondida é essencial para saber qual plano e quais funcionalidades você precisa buscar.
Quem vai usar o sistema? (Equipe financeira, vendas, produção?). Isso é importante para saber a quantidade de acessos necessários. Como todas as ações dos usuários ficam registradas, é importante que cada colaborador possua um acesso e senha únicos. Assim, você poderá acompanhar o histórico de alterações de cada usuário dentro do sistema de maneira separada.

Avalie a Escalabilidade

O sistema permite adicionar módulos depois de contratado?
Suporta o crescimento em número de usuários e volume de dados?

Verifique a Integração com Outros Sistemas

Conecta-se facilmente com e-commerce, marketplaces e bancos?
Permite importação/exportação de dados para planilhas ou outros softwares, como no caso de uma integração com a contabilidade?

Priorize a Usabilidade

A interface é intuitiva e amigável ou exigirá treinamentos longos?
Oferece suporte e materiais de aprendizagem em diferentes canais?

Custo x Benefício

Além do preço da licença para usar o software na sua empresa, informe-se se há outros custos envolvidos, tais como custos com implantação, treinamento e suporte técnico.
É importante destacar que sistemas muito baratos podem ter funcionalidades limitadas e pegadinhas que barateiam o custo. Por exemplo, alguns ERPs possuem um pequeno espaço de armazenamento para os documentos fiscais gerados, o que implica em mais custos.

Busque Referências e Teste Antes

Peça demonstrações e versões de teste. Geralmente essas demonstrações não têm custos e você pode conferir na prática o funcionamento e a usabilidade do sistema.Também é um bom momento para tirar dúvidas com um especialista.
Consulte avaliações de outras empresas do mesmo segmento. Em uma pesquisa rápida no Google você consegue conferir depoimentos de clientes sobre a empresa e o sistema.

Pode parecer trabalhoso seguir todos esses passos, mas um ERP bem escolhido simplifica processos, reduz custos e aumenta a competitividade – por isso, vale a pena investir tempo na seleção.

Confira também: Implantação de um ERP: tudo o que você precisa saber

TotalERP, o sistema certo para levar a gestão da sua empresa mais longe!

Você se interessou por todas as funcionalidades de um ERP que apresentamos neste guia?

Sim? Que sorte, pois o sistema de gestão TotalERP apresenta todas essas funções e muitas outras!

OTotalERP é a solução certa para atender as necessidades da sua empresa. Ele não só automatiza processos, como também fornece informações valiosas para uma gestão mais inteligente dos recursos.

Com processos automatizados, informações centralizadas e relatórios precisos, sua empresa ganha mais eficiência e competitividade, garantindo uma gestão financeira sólida e preparada para os desafios do mercado.

Quer descobrir como tudo isso funciona na prática? Então basta clicar no ícone do WhatsApp que aparece em sua tela para entrar em contato com um consultor e realizar uma demonstração 100% gratuita. Aproveite essa oportunidade!

>> Tecnologia eficaz e acessível: os 3 pilares para escolher o sistema de gestão perfeito

>> Você acha que os Sistemas de Gestão Empresarial são caros?

>> Planilha ou Sistema ERP: o que é melhor para a gestão da empresa?